Functiebeschrijving: A2 Adviseur overheidsopdrachten Beleidsdomein: Leefmilieu, Natuur en Energie Entiteit: Departement Leefmilieu, Natuur en Energie Afdeling: Afdeling Financiën en Overheidsopdrachten Graad: A2 Aantal vacante 1 betrekkingen: Functie momenteel te Brussel begeven in: Vacaturenummer: OPW/2014/005 1. Functiedoel Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met overheidsopdrachten en financiële processen teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 2. Resultaatgebieden 1. BEHOEFTEANALYSE Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Voorbeelden van activiteiten:  Samen met andere entiteiten nagaan hoe het thema kan aangewend in hun activiteiten  Detecteren en afwegen van belangen  Proactief verzamelen, genereren en verwerken van informatie m.b.t. het thema 2. DIENSTVERLENING UITBOUWEN Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Voorbeelden van activiteiten:  Maximale input geven bij het vormgeven en uitbouwen van het aanbod van de organisatie rond het thema  Oplossen van systematisch terugkerende knelpunten  Nieuwe ideeën, concepten, werkinstrumenten en hulpmiddelen op gebied van het thema voorstellen, mede ontwikkelen, mede uitwerken en implementeren, verbeteren en/of toegankelijk maken in lijn met het beleid, de behoeften en cultuur van de entiteit  Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen en toepassingen (opleidingen voorzien, handleidingen voorzien) 3. WERKINSTRUMENTEN Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Voorbeelden van activiteiten:  Procedures schrijven  Infrastructuur uitbouwen: relevante documentatie verzamelen  Indicaties inzake inhoudelijke ontwikkelingen op het veld signaleren en de toepasbaarheid evalueren: deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen  Instrumenten, modellen, reglementeringen aangaande het beleidsthema aanreiken, toepassen en bijsturen waar nodig 4. ADVIESVERLENING Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Voorbeelden van activiteiten:  Antwoorden formuleren op concrete vragen rond thema: input leveren voor adviesverlening  Vanuit de eigen specialisatie gegevens, analyses, studies en adviezen verstrekken die door anderen in hun werkzaamheden gebruikt worden  Veranderingstrajecten mee begeleiden binnen het departement vanuit het thema  Ad hoc vragen beantwoorden van het management/ individuele personeelsleden/ onderdelen van de entiteit 5. KWALITEITSBORGING Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Voorbeelden van activiteiten:  De kwaliteit meten van de geïmplementeerde nieuwe kennis en inzichten en deze bijsturen  Opvolgen van de indicatoren in het kader van de rapporteringen binnen het departement teneinde te verzekeren dat deze worden nageleefd zoals rapporteringen aan het Directiecomité  De beschikbare ken- en stuurgetallen rond het thema verzamelen en beheren 6. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Voorbeelden van activiteiten:  Draagvlak creëren bij de entiteiten  Betrokkenen overtuigen van de meerwaarde van de vernieuwing en verbetering en een draagvlak creëren via lopende projecten zoals e-procurement en duurzaam aanbesteden  Inhoudelijke bijdrage leveren aan communicatie-initiatieven rond het thema zoals publiceren van informatie op de afdelingswebsite  Inspelen op de informatiebehoeften van de verschillende entiteiten  Uitbouwen van een netwerk van contactpersonen en organisaties  Vertegenwoordigen en verdedigen van de standpunten van de entiteit op interne en externe vergaderingen, werkgroepen … 7. PROJECTDEELNAME Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Voorbeelden van activiteiten:  Actoren mobiliseren om de voortgang van de projecten te faciliteren  Pilootprojecten ondersteunen zoals de begeleiding van de e-tendering projecten, duurzaam aanbesteden en e-invoicing  Gegevens en informatie verzamelen, bestuderen, interpreteren en evalueren 8. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Voorbeelden van activiteiten:  Relevante gegevens, analyses, studies en adviezen vanuit andere thema’s gebruiken bij de eigen werkzaamheden  Zich verdiepen in de inhoud van het beleidsthema en inhoudelijke studies (laten) uitvoeren en opvolgen  Kennis verwerven en ontwikkelingen rond het thema binnen de maatschappelijke context bijhouden  Deelnemen aan opleiding- en studiedagen  Rechtsbronnen raadplegen en bestuderen  Naslagwerken kennen en raadplegen  De wetgeving, rechtspraak en de rechtsleer bestuderen  Andere experts consulteren en/of om advies vragen 9. BELEIDSVOORBEREIDING Vanuit het vakgebied meewerken aan het (deel)beleid voor het eigen functioneel domein teneinde er voor te zorgen dat het beleid aansluit op de noden van de organisatie. Voorbeelden van activiteiten:  Vanuit ervaring de entiteiten adviseren over het te voeren beleid aangaande het thema, mogelijke knelpunten en opportuniteiten en eventueel scenario’s aanreiken  Aftoetsen met het werkveld  Betrokkenheid en draagvlak creëren  Beleidsontwikkelaars feedback geven over de uitvoerbaarheid van het beleid  Input leveren voor het SOP van het departement, SOP van de afdeling  Input leveren naar overlegorganen VO niveau, Managementcomités LNE, CAG en SGforum, IAVA zelfevaluaties  Vanuit eigen specialisme deelnemen aan vergaderingen, stuurgroepen of werkgroepen, zowel op niveau van VO, het beleidsdomein als het departementale niveau 10. OPTIMALISATIE VAN DE DIENSTVERLENING Organiseert overleg over de dienstverlening / werkprocessen teneinde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is. Voorbeelden van activiteiten:  Op verzoek en/of eigen initiatief deelnemen aan of afstemmingsvergaderingen met interne en externe betrokkenen  Meewerken aan organisatiebeheersing  Meewerken en trekken van verbeter trajecten binnen de afdeling organiseren van 11. COÖRDINEREN Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Voorbeelden van activiteiten:  Opmaken van de jaarlijkse doelstellingen voor de individuele medewerkers  Teamleden aansturen en motiveren  Teamleden inhoudelijk coachen en evalueren (volgens PLOEG)  Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking van het team  Behandelen en oplossen van gevoelige dossiers en allerhande organisatorische problemen  Organiseren van overleg in het team  Optimaliseren van de werkprocessen in het team  Bepalen van prioriteiten, taakverdeling en tijdslimieten 12. MILIEUBEWUST HANDELEN Consequent milieubewust handelen op de werkplek ten einde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van het Departement LNE op het gebied van milieuzorg. Voorbeelden van activiteiten :  Naleven van milieu- en veiligheidsregels: lekken en defecten (sanitair, toestellen, verlichting, verwarming, airco ...) melden; melden als onderaannemers die werken uitvoeren hun afval niet verwijderen; gangen vrijhouden (geen kasten …) voor eventuele evacuatie  Energie, water en grondstoffen spaarzaam gebruiken: deuren sluiten, lichten doven, apparaten uitzetten bij verlaten ruimte …; radiatoren/ventilo's niet bedekken; geen persoonlijke bijzetradiatoren, waterkokers … gebruiken; waar mogelijk trap i.p.v. lift gebruiken; (warm)watergebruik in keukentjes/sanitair beperken; papiergebruik beperken (digitale dragers gebruiken, dubbelzijdig afdrukken, omslagen voor interne verzendingen vermijden); kantoormaterialen (mappen …) hergebruiken vooraleer nieuwe te vragen  Milieuvriendelijk verplaatsen (STOP-principe): eerst stappen (te voet), dan trappen (fietsen), openbaar vervoer en tenslotte kiezen voor (personen)wagen; waar mogelijk carpoolen met collega’s bij gebruik (dienst)wagens  Afval correct sorteren: vergaderzalen netjes achterlaten, afval correct sorteren op werkplek, in keukentjes …  Milieuverantwoord aankopen: waar mogelijke via MOD / ACD / Communicatiedienst bestellen; duurzame keuzes maken, ook bij bestelling via bv.MOD; duurzaamheidscriteria integreren in eigen aankopen (bestelbon, bestek) 3. Gedragscompetenties         Voortdurend verbeteren niveau 3 Klantgerichtheid niveau 3 Samenwerken niveau 3 Betrouwbaarheid ‘consequent en correct handelen’ niveau 3 Oordeelsvorming niveau 3 Organisatiesensitiviteit niveau 2 Overtuigen niveau 2 Richting geven niveau 2 4. Vaktechnische competenties  Financiële procedures, processen en reglementeringen bij de Vlaamse overheid zoals o.a. het Rekendecreet  Wetgeving op overheidsopdrachten  Principes van overheidssubsidiëring en DAEB  Principes van publiek-private samenwerking (PPS) Relevante ervaring:   Je hebt minimum 6 jaar beroepservaring met wetgeving op overheidsopdrachten en financiële processen al dan niet binnen de overheid (overheidsboekhouding, begroting, budgettering …); Je hebt minimum 2 jaar ervaring met het aansturen van een (beperkt) team en/of met de coördinatie van financiële processen of projecten.