Functiebeschrijving: Technisch administratief ondersteuner (m/v) Hoofdmedewerker administratie - C2 Beleidsdomein: Mobiliteit en Openbare Werken Entiteit: Departement Mobiliteit en Openbare Werken Afdeling: Geotechniek Graad: Hoofdmedewerker Leidinggevend Expert Aantal vacante betrekkingen: Standplaats: 1 Vacaturenummer: 24402 Gent (Zwijnaarde) 1/10 1. Afdelingscontext De Technische Ondersteunende Diensten (TOD) van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken (MOW) vormen binnen het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken " de technisch ondersteunende kracht" bij de realisatie van infrastructuurprojecten. De afdeling Geotechniek (GEO), één van de afdelingen van TOD telt een zestigtal personeelsleden. Zij levert kwaliteitsvolle geotechnische ondersteuning – volgens geaccrediteerde kwaliteitssystemen (ISO17025 en ISO9001) – aan interne en externe klanten. Deze geotechnische ondersteuning omvat het uitvoeren van onderzoek, het geven van advies betreffende de kwaliteit en het draagvermogen van de grond en funderingstechnische problemen. GEO is tevens één van de partners van het project Databank Ondergrond Vlaanderen (DOV) De sectie administratieve taken (SAT) vormt het technisch-administratieve platform binnen de afdeling. Ze werkt ondersteunend voor zowel technische interne als externe klanten. De sectie ondersteunt de uitvoerende secties in het kader van informatiedoorstroming. Hierbij wordt gebruik gemaakt van up-to-date communicatieplatformen en verticale dossierbehandeling. De sectie staat ook in voor het beheren van het algemene secretariaat (postregistratie), telefonie, personeelsbeheer, documentenbeheer van het kwaliteitssysteem, beheer van de geotechnische bibliotheek, beheer bureelbenodigdheden, intranetbeheer, ... 2. Functiedoel Verlenen van kwaliteitsvolle technisch-administratieve ondersteuning aan technische interne klanten in het kader van de verticale dossierbehandeling en monsterbeheer. Beheren en behandelen van dossiers en facturatie-, prikklok- en operationele personeelsgegevens, teneinde ervoor te zorgen dat deze gegevens gemakkelijk en terug te vinden zijn en teneinde de personeelsverantwoordelijke en financieel beheerder te ondersteunen. Verlenen van administratieve en logistieke ondersteuning aan één of meer personen binnen de afdeling teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de afdeling. Als gegevensbeheerder de kwaliteitsdocumenten mee beheren, teneinde ervoor te zorgen dat de kwaliteitsverantwoordelijke en de personeelsleden de juiste documenten ter beschikking hebben. 3 Interne organisatie Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Personeelsverantwoordelijke, financieel beheerder, ingenieurs, sectiechefs, afdelingshoofd Aan hoeveel personen geeft de functiehouder leiding? Nihil Op welke budgetten heeft de functiehouder een impact? Impact op werkings- en investeringskredieten sectie administratieve taken Nihil Nihil 2/10 4. Resultaatgebieden Resultaatgebied 1. Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie te beschikking te hebben. Activiteiten Verzamelen en administratief verwerken van fiches bevoegdheidsverklaringen, competenties, opleidingen, leveranciersbeoordeling Gegevens verwerken en bijhouden van externe klachten in opdracht van interne klant Importeren verslagen in dossierdatabank met correcte klassementencode Opmaken en controleren van lay-out van typedocumenten voor kwaliteitsbeheer Voorbereiden en controleren aanpassingen van kwaliteitsdocumenten (competentiefiches bij planning, organogrammen, takenpakket bij werving personeelsleden, …) Verzamelen, invoeren en verwerken gegevens in prikklok in samenwerking met titularis Resultaatgebied 2. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Activiteiten Verzamelen, invoeren en verwerken kwaliteitsdocumenten in DMS en nagaan of gegevens correct en volledig zijn; interne klanten op de hoogte stellen van nieuwe versies kwaliteitsdocumenten Interne controlepunten inbouwen bij ingaven gegevens in de verschillende databases oa DMS, Orafin, Vlimpers en dossierdatabank Overzichten opmaken van info klantentevredenheidsformulieren en ter beschikking stellen voor stafvergaderingen en directiebeoordelingen Overzichten maken van ontvangen en afgewerkte opdrachten en die beschikbaar stellen voor interne klant Bij wijzigingen telefoonnummers interne en externe klanten, aanpassen van telefoonlijsten In samenwerking met de sectiechef administratieve taken en de verantwoordelijke van de Databank Ondergrond Vlaanderen uitzoeken hoe de ingaven in dossierbeheersysteem en de daaraan gekoppelde archiefbeheer het meest efficiënt gebeuren, zodat dossiers snel kunnen terug gevonden worden Digitaal archiveren van proevendossiers Informeren collega’s over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn Fungeren als aanspreekpunt ivm aanpassingen documenten in DMS kwaliteit 3/10 Resultaatgebied 3. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Activiteiten In het kader van de verticale dossierbehandeling: Zelfstandig opstarten en afronden van proevendossiers door ao o Uitvoeren van aantal administratieve taken o Voorbereidend studie- en opzoekwerk in digitaal archief Databank Ondergrond Vlaanderen (DOV) en met GIS-applicatie beschikbare proeven in kaart brengen voor dossierbehandelaar o Voorbereiding en opmaak van situatie- en liggingsplannen met situering terreinproeven o Nazicht rubriek 55 in DOV en waar nodig milieuvergunningen aanvragen voor booractiviteiten GEO aan gemeente- en stadsbesturen in het kader van VLAREM o Voorbereiding en afwerking van boorstaten o Afwerken bijlagen van resultaten geotechnische proeven o Inhoudelijke afwerking proevendossiers volledig voorbereiden voor dossierbehandelaar: opmaken plannen, afwerken bijlagen o Samenstellen, kopiëren en archiveren van afgewerkte proevendossiers o Opvolgen uitbestede proeven Voorbereiden en uitvoeren van financiële verrichtingen in Orafin oa reiskosten, maaltijdvergoedingen, inkomsten GEO voor uitvoeren proeven voor derden en als vervanging titularis financieel beheer en verloven in Vlimpers Resultaatgebied 4. Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties …) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Activiteiten Ontwerp proefverslagen opmaken ten behoeve van dossierbeheerder Overzichtsdocumenten opmaken van procedures, instructies en formulieren ten behoeve kwaliteit audits Overzichten opmaken van status van kwaliteitsdocumenten ifv nodige revisies en directiebeoordeling Opmaken van powerpoints voor de afdeling Opmaken van artikels in gepaste lay-out voor binnenlandse en internationale congressen, tijdschriften … Opmaken administratieve documenten voor loopbaanonderbreking en andere personeelsaangelegenheden Opmaken documenten voor buitenlandse zendingsreizen 4/10 Resultaatgebied 5. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Activiteiten Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail) ivm operationeel personeelsbeheer Opzoekwerk in DMS, in de dossierdatabank, Orafin en Vlimpers Opzoekwerk in bibliotheeksysteem op vraag van interne en externe klanten Rapporteren aan de sectiechef administratie over de status operationele personeelstaken, verloop van vergaderingen DMS, telefonie ea Rapporteren aan financieel beheerder over status ingaven Orafin Rapporteren aan betrokkenen algemeen secretariaat en bibliotheek over de status dossiers, Vlimpersingaven ect na verloven collegae Behandelen, opvolgen en controleren aanvragen buitenlandse zendingsreizen, vormingen, medische schifting, arbeidsongevallen … Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. voor aanvragen nieuwe, verloren of beschadigde badges Signaleren van positieve realisaties en / of knelpunten binnen het team aan de sectiechef Signaleren van creatieve ideeën op sectievergaderingen of ad hoc aan de chef Opladen frankeermachine Meehelpen operationeel houden intranetsite Opvolgen kasboek refter Nagaan of gegevens correct en volledig zijn bij invoer in DMS kwaliteit en postregistratie, Orafin, Vlimpers en dossierdatabank Doorvoeren aanpassingen en digitaal verwerken teksten kwaliteitshandboek Verzamelen en rapporteren van aantal geotechnische opdrachten per maand als vervanging van titularis Rapporteren aan de sectiechef administratie over de status operationele personeelstaken, verloop van vergaderingen DMS, telefonie ea Rapporteren aan financieel beheerder over status ingaven Orafin Rapporteren aan betrokkenen algemeen secretariaat en bibliotheek over de status dossiers, Vlimpersingaven ect na verloven collegae Typen van administratieve documenten zoals verslagen, brieven, faxen, handleidingen, instructies, … Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. voor aanvragen nieuwe, verloren of beschadigde badges Signaleren van positieve realisaties en / of knelpunten binnen het team aan de sectiechef Signaleren van creatieve ideeën op sectievergaderingen of ad hoc aan de chef Resultaatgebied 6. Post Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Activiteiten Als vervanger van titularis digitaliseren van in- en uitgaande post en ingeven in DMS postregistratiesysteem Opzoeken van poststukken in digitaal postregistratiesysteem op vraag interne klant 5/10 Resultaatgebied 7. Onthaal en telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Activiteiten Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen Bij afwezigheid titularis algemeen secretariaat ontvangen bezoekers en bij de gepaste medewerker begeleiden Bij melding defecten aan telefooncentrale of defecten aan gebouw zelf nodige acties nemen en/of gebouwverantwoordelijken ondersteuning bieden / vragen dat zij nodige maatregelen nemen Doorsturen/beantwoorden mails algemeen emailadres GEO Resultaatgebied 8. Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Activiteiten Vergaderingen provisioneel inplannen in agenda’s van medewerkers, indien afwezig Accepteren vergaderingen in outlook (vergaderzalen) en zorgen voor de logistieke ondersteuning (koffie, LCD-projector, ect;) Controleren aanvragen poolwagens in outlook mbt externe vergaderingen Resultaatgebied 9. MONSTERBEHEER Meehelpen verzorgen en verder ontsluiten van het monsterbeheer teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde grondmonsters en informatie terug te vinden. Activiteiten Bestaande monsterbeheer verder organiseren zodat de binnengebrachte grondmonsters volledig geïdentificeerd zijn en het verdere traject van boorbeschrijving en laboratoriumonderzoek kunnen doorlopen Inbrengen monster identificatiegegevens in bestand, opmaak monsterkaarten Bij afgifte van grondmonsters (door eigen boorploegen of externen of…) waar mogelijk assisteren om een vlotte ontvangst te bevorderen (bvb karretje voorzien, aanpakken,…) Meehelpen en, zo nodig, instaan voor ontvangst monsters, met oa o inschrijven monsters in de stockbeheer module o het organiseren van het openen en het openen zelf van liners o aanmaken van de monster kaarten en bijhorend overzichtsdocument van de geroerde monsters o uitzetten grondmonsters voor geologische beschrijvingen Assisteren van klanten (interne, bvb dossierbeheerder of externe, bvb geologen) bij hun activiteiten mbt onderzoek op zicht en beschrijvingen grondmonsters Waar mogelijk geologen assisteren vóór, tijdens en na beschrijvingen Mee helpen uitvoeren van jaarlijkse opkuis grondmonster (potten, liners, … en bussen uit conditioneerlokaal) Inspringen bij collega’s voor uitvoering van laboratorium proeven , in het bijzonder onderkenningsproeven Resultaatgebied 10. FINANCIEEL BEHEER Het beheren van vastgestelde rechten en ontvangsten; het uitvoeren van correcties uit op basis van controle van de boekhoudkundig ordonnateur, IVA 6/10 Centrale Accounting, … teneinde de betreffende dossiers op financieel vlak tijdig en correct af te handelen Activiteiten Verwerken van vastgestelde en contante rechten en het financieel systeem Debiteurenbeheer Boeken van vorderingen, ontvangsten, creditnota’s Ontvangsten toewijzen aan openstaande vorderingen Opvolgen van de status van vorderingen / creditnota’s Doorvoeren van correcties op vorderingen, … Vaststellen intern foutieve boekingen Facturen crediteren Telefonisch of schriftelijk verstrekken van informatie aan klanten over terugvorderingen, … 5. Competenties Competentie 1. Voortdurend verbeteren Definitie Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Indicatoren - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant haar voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden …) Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen …) Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen Competentie 2. Samenwerken Definitie Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau II. Helpt anderen en pleegt overleg Indicatoren - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen 7/10 Competentie 3. Klantgerichtheid Definitie Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen Niveau Indicatoren - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Competentie 4. Betrouwbaarheid Definitie Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg …), zoals gedefinieerd in de gedragscode van de afdeling Geotechniek. Afspraken nakomen en haar verantwoordelijkheid opnemen. I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van haar omgeving en van de bestaande regels en afspraken. Niveau Indicatoren - Respecteert formele regels en afspraken Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega’s, klanten, medewerkers …) Geeft volledige en juiste informatie door Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na Erkent eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Competentie 5. Initiatief Definitie Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc). Indicatoren - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen 8/10 Competentie 6. Nauwgezetheid Definitie Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen en meettoestellen. Niveau II. Levert met oog voor detail correct werk af Indicatoren - Competentie Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in Blijft aandachtig bij routineuze taken Controleert het eigen werk Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties 7. Organiseren Definitie Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen Niveau I. Plant eigen werk effectief Indicatoren - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, todolijstjes, elektronische agenda …) Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Competentie 8. Probleemanalyse (analytisch denken) Definitie Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie Niveau I. Ziet de essentie van het probleem. Indicatoren - Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem Omschrijft duidelijk de kern van het probleem Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem 6. Vaktechnische competenties Diplomavereisten Diploma hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig door ervaring Minimum 6 jaar relevante beroepservaring Vereiste ervaring en functiespecifieke kennis - Praktische kennis van DMS, Orafin, Vlimpers, ArcGis, Apextoepassingen van de afdeling Kennis van standard softwarepakketten (Word, Excel, Access, PowerPoint) Goed vertrouwd met standaardpakket voor ingave in prikklok Kennis werking telefooncentrale Kennis van de werking van apparaten (oa, fax, fotokopieer- en scanapparaat, …) 9/10 - Goed vertrouwd met Outlook Technische en administratief-organisatorische vaardigheden Praktische kennis van stockbeheermodule grondmonsters Algemene kennis kwaliteitssystemen ISO17025 en ISO9001 Basiskennis bibliotheeksysteem BIBIS Bijkomende verwachtingen De kandidaat moet de nodige flexibiliteit aan de dag leggen voor het uitvoeren van de eigen taken en groot aandeel aan ad hoc taken ter ondersteuning van de sectie administratie en alle andere secties. Om de continuïteit van de dienstverlening te helpen verzekeren stelt de kandidaat zich ook flexibel op qua werktijden. Strekt tot aanbeveling Kennis van verticaal dossierbeheer, documenten- en grondmonsterbeheer 7. Bijkomende informatie Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je terecht bij: Isabelle Verbauwen 09/240 75 54 [email protected] 10/10
© Copyright 2024 ExpyDoc
