selectiereglement_stafmedewerker communicatie-1

Het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming zoekt in
statutair dienstverband
STAFMEDEWERKER COMMUNICATIE (M/V)
Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming
Entiteit
Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming
Afdeling/team
Stafdienst
Niveau
A
Graad
Adjunct van de directeur
Standplaats
Hendrik Consciencegebouw
Koning Albert II- laan 15 1210 Brussel
Vacaturenummer
19132
CONTEXT VAN DE FUNCTIE
Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming bestaat uit:
- het Departement Onderwijs en Vorming
- het Agentschap voor Onderwijsdiensten
- het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen
- het Agentschap voor Onderwijscommunicatie
- het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming
Meer informatie kan je terugvinden op http://www.ond.vlaanderen.be/wegwijs/.
Het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming (http://www.akov.be) is een intern
verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid. Het heeft als missie het bevorderen van
het kwaliteitszorgsysteem voor de onderwijs-, beroepsopleidings- en vormingstrajecten en voor de
EVC-trajecten die leiden naar bewijzen van erkende kwalificaties.
Het agentschap groepeert dan ook alle diensten die zorgen voor de kwaliteit van ons onderwijs, met
name:
- het opstellen van einddoelen van leer- en EVC-trajecten;
- het garanderen van eenduidige en heldere certificeringsprocessen;
- het bewaken van de kwaliteit van de betrokken onderwijsinstellingen, CLB’s en
vormingsinstellingen, en dit in nauwe samenwerking met de onderwijsinspectie.
AKOV bestaat op dit ogenblik uit een stafdienst en drie afdelingen:
- de afdeling Dienstverlening EVC
- de afdeling Projecten: EVC - Curriculum - Kwalificaties
- de afdeling Organisatie Inspectie
Je komt terecht bij de Stafdienst van het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming,
die instaat voor:
organisatorische/administratieve ondersteuning van en adviesverlening aan de
administrateur-generaal en de managementorganen van het agentschap;
het onthaal en centraal secretariaat van het agentschap;
Algemene organisatiefuncties:
 Communicatie, web- en evenementenbeheer
 HRM, personeelsbeheer en- planning
 het financieel en budgettair beheer
 het facilitair beheer en ICT
 het opstellen, uitvoeren en monitoren van beheersovereenkomst, ondernemingsplan en alle
uitvoerende programma’s, jaarplannen en projecten die hieruit voortvloeien
 het proces- en risicomanagement
 het belanghebbendenmanagement,
 het monitoring van deze activiteiten
alle noodzakelijke organisatorische, administratieve en praktische activiteiten teneinde de
afdelingen van het agentschap te ondersteunen in de uitvoering van de kerntaken van het
agentschap.
De stafdienst wordt aangestuurd door de coördinator. Je komt terecht in een klein en divers team
van 7 personen dat nauw samenwerkt onderling en met andere collega’s van het agentschap.
JE TAKENPAKKET EN DE BELANGRIJKSTE RESULTAATGEBIEDEN
1. Doel van de functie
Interne klanten bijstaan via ontwikkeling & uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband
houdt met communicatie teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie & haar medewerkers zo
optimaal & efficiënt mogelijk kunnen functioneren & de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt
worden.
Communicatie- & belanghebbendenbeleid:
- Opmaak van een communicatiestrategie (5 jaarlijks) & communicatieplan (jaarlijks) in samenspraak
met het lijnmanagement
- Uitvoering van het jaarlijks communicatieplan & het belanghebbendenbeleid
- Meewerken aan interne & externe communicatieactiviteiten van alle teams & afdelingen van het
agentschap (o.a. jaarverslagen)
- Organiseren van interne werkgroep Communicatie AKOV met personeelsleden uit alle teams &
afdelingen van het agentschap
- Deelnemen aan Communicatieraad van het beleidsdomein
- Deelname aan de werkgroep interne communicatie MC
- Klachtenmanagement
- Stages(-begeleiding), gelijke kansen en diversiteit
- Deontologie, integriteit en organisatiestructuur
Algemene ondersteuning:
- Secretaris AMC+
- ad-hoc vragen & advies
- projecten voor interne (re)organisatie
2. Resultaatsgebieden
DIENSTVERLENING UITBOUWEN
Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de
dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de
best mogelijke manier te ondersteunen - in samenwerking met het lijnmanagement
Voorbeelden van activiteiten:
- Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening met betrekking tot communicatie
- De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren
- Actieplan opstellen, werkmethode definiëren
- Definiëren van langere termijnplanning
- Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort
- Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen,
toepassingen, etc.
- Projecten plannen, coördineren en leiden
ADVIESVERLENING
Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde
deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen
Voorbeelden van activiteiten:
- Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied
- Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen
- Management adviseren over thema's die te maken hebben met het functionele domein
- Inspelen op specifieke vragen van het management
- Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen
- Proactief knelpunten signaleren
- Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten
KWALITEITSBORGING
Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en
dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken,
richtlijnen en regelgeving
Voorbeelden van activiteiten:
- Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd
- Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van
indicatoren
- Input leveren voor management rapportering
- Evalueren van klanttevredenheid
- Voorstellen doen voor verbetering
- Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie
COMMUNICATIE EN CONTACTEN
Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te
stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken
Voorbeelden van activiteiten:
- De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de interne klant
- Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies
- Fungeren als aanspreekpunt
- Creëren van communicatie inhouden voor verschillende media en doelgroepen
KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van
de dienstverlening te optimaliseren
Voorbeelden van activiteiten:
- Opbouwen en onderhouden van netwerken
- Bijhouden van vakliteratuur
- Volgen van nieuwe ontwikkelingen
- Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken
- Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied
- Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te
houden
JE PROFIEL
1. Formele deelnemingsvoorwaarden
Je werkt als ambtenaar in de rang A1 of in een hogere rang binnen AKOV.
Of je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie binnen AKOV en hebt een
vrijstelling voor het generieke gedeelte van selecties voor de graad van adjunct van de directeur
omdat je behoorde tot een wervingsreserve opgesteld door Selor (of door Jobpunt Vlaanderen onder
bevoegdheidsdelegatie van Selor) voor de diensten van de Vlaamse overheid voor de graad van
adjunct van de directeur waarvan de geldigheidsduur op 1 januari 2006 nog niet was verstreken, of
die dateert van na 1 januari 2006. Verricht je echter (een) vervangingsopdracht(en) en ben je
gedurende minder dan twee jaar ononderbroken in dienst, dan kun je niet deelnemen
Je diploma
Je beschikt over een master diploma.
Je ervaring
Je hebt minimaal 2 jaar relevante werkervaring. Hieronder verstaan we dat je met minstens 3 van
onderstaande elementen ervaring hebt:
 Ervaring met het opmaken van een communicatieplan
 Ervaring met interne en externe communicatie


Participeren in werkgroepen omtrent communicatiebeleid
Ervaring met belanghebbendenbeleid
2. Je technische competenties
-
-
Je bent vertrouwd met de organisatie en belangrijkste stakeholders van het Vlaamse
onderwijslandschap.
Je kan uitstekend overweg met courante informaticatoepassingen (Word, Excel, Visio,
Sharepoint en Outlook).
Je bent een vlotte communicator met een vlotte pen.
Je bent vertrouwd met de belangrijkste begrippenkaders, theorieën en praktische
oplossingen uit de communicatiewetenschap en/of toont positieve bereidheid tot
kennisverwerving op dit vlak waar dit vereist is.
Je volgt actuele tendensen op het vlak van Communicatie, zowel in brede zin als binnen de
Vlaamse Overheid in het bijzonder.
3. Je persoonsgebonden competenties
PROBLEEMANALYSE
Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende,
relevante informatie.
II. Legt verbanden en ziet oorzaken:
- Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten
- Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen
- Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie
- Detecteert onderliggende problemen
- Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie
ORGANISATIESENSITIVITEIT
Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere
onderdelen van de organisatie.
I. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit:
- Maakt gebruik van expertise binnen de eigen entiteit
- Neemt geen beslissing zonder het effect op andere delen van de eigen entiteit te hebben ingeschat
- Is op de hoogte van gebeurtenissen in de verschillende delen van de eigen entiteit en houdt daar op
voorhand rekening mee
- Betrekt andere diensten binnen de eigen entiteit bij overleg en besluitvorming
- Onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen op andere entiteiten binnen de eigen
entiteit
SCHRIFTELIJKE UITDRUKKINGSVAARDIGHEID
Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep.
II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het
publiek:
- Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn
- Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm
zijn op elkaar afgestemd)
- Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, etc.)
- Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten,
etc.)
- Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingenvan de verschillende
doelgroepen
INITIATIEF
Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen.
II. Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen
(reactief en structureel):
- Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze
onder de aandacht
- Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren
- Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken
- Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd
- Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden
VOORTDUREND VERBETEREN
Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de
bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen.
III. Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren
van de werking van de entiteit:
- Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen
- Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te
optimaliseren
- Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de
eigen werking
- Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit
- Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen
KLANTGERICHTHEID
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende
soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren.
II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en
problemen die minder voor de hand liggen:
- Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de
klant verder te helpen
- Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze
- Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de
klant
- Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening
- Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp
- Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant
SAMENWERKEN
Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het
niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is.
II. Helpt anderen en pleegt overleg:
- Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te
komen
- Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep
- Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen
- Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht
- Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen
BETROUWBAARHEID
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling,
correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit,
milieuzorg, etc.) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen.
II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk:
- Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe)
- Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau
- Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen
- Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een
soortgelijke houding aan.
- Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid
- Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken
ONS AANBOD
•
•
•
•
•
een boeiendefunctie in een maatschappelijke relevante context
een voltijdse, statutaire betrekking bij het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en
Vorming
gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
een hospitalisatieverzekering
per gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque
Statutaire aanwerving in de graad van Adjunct van de directeur met de bijhorende salarisschaal.
Salarissimulaties kunnen worden gemaakt op:
http://www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator
JE VOELT JE AANGESPROKEN?
Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature solliciteer dan uiterlijk op 14 september 2014.
Surf naar www.jobpunt.be en solliciteer via het online standaard-cv.
Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als:
- Je je kandidatuur uiterlijk op 14 september 2014 naar ons stuurt
- Je via het standaard-cv solliciteert
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen.
Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht
geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor
dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties.
SELECTIEPROCEDURE
1.1
CV-screening
Aan de hand van het door jou ingevulde standaard – cv gaan we na of je al dan niet aan de formele
deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit omvat:


Het vereiste diploma
De vereiste ervaring
Enkel de kandidaten die aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan
het vervolg van de selectieprocedure.
De CV-screening zal worden afgerond in de week van 15 september 2014 (onder voorbehoud).
1.2
psychotechnisch onderdeel
Het psychotechnisch onderdeel bestaat uit een competentiegericht interview, een
persoonlijkheidsvragenlijst en enkele computergestuurde oefeningen. In dit gedeelte worden
volgende competenties afgetoetst.








probleemanalyse
organisatiesensitiviteit
schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
initiatief
voortdurend verbeteren
klantgerichtheid
samenwerken
betrouwbaarheid
Dit gedeelte is adviserend en resulteert in een gunstig of ongunstig advies.
Deze selectiefase vindt plaats in de week van 29 september (onder voorbehoud). Dit onderdeel zal
doorgaan in Brussel.
1.3
Jurygesprek met case
Het gesprek wordt gevoerd met een of meerdere vertegenwoordigers van de entiteit waar de
vacature zich situeert en de selectieverantwoordelijke.
Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:




Motivatie, ervaring, verwachtingen van de kandidaat
Vaktechnische vaardigheden
Inzetbaarheid in de functie en organisatie
Inpasbaarheid binnen het team
Ter voorbereiding van het jurygesprek zal de kandidaat een case oplossen.
Deze fase is eliminerend. Je kan geschikt of niet geschikt bevonden worden voor de functie.
Deze selectiefase zal plaatsvinden op 16 oktober 2014 en zal doorgaan in Brussel (datum onder
voorbehoud).
1.4
Eindbeslissing
De selectieprocedure resulteert in een werfreserve zonder rangschikking. Op basis van de resultaten
uit elke fase in de selectieprocedure wordt er door de jury een pool van geschikten aangelegd. Het is
de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De eindbeslissing zal
begin november genomen worden .
MEER WETEN?
Voor bijkomende informatie kan je contact opnemen
over de inhoud van de functie met
Ward Dejaegher
Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming
Koning Albert II -laan 15,
1210 Brussel
02 553 89 55
[email protected]
Over de procedure met:
Shari Meskens – projectassistent Jobpunt Vlaanderen
[email protected]

Download Report