Functiebeschrijving Kwaliteitsverantwoordelijke 24164

Het Agentschap Wegen en Verkeer werft aan in contractueel dienstverband:
Kwaliteitsverantwoordelijke (m/v)
Afdeling:
Beleidsdomein:
Niveau:
Graad:
Standplaats:
Wegen en Verkeer Oost-Vlaanderen
Mobiliteit en Openbare Werken
A1
Adjunct van de directeur
VAC Virginie Lovelinggebouw, Koningin Maria Hendrikaplein 70 bus 81,
9000 Gent
Vacaturenummer: 24164
FUNCTIECONTEXT
De Vlaamse overheid wil het verkeer veilig, vlot, leefbaar en betaalbaar houden.
Het Agentschap Wegen en Verkeer staat in voor het aanleggen, onderhouden en beheren van de
Vlaamse gewest- en autosnelwegen. Het Agentschap is ook bevoegd voor de veiligheid en het
comfort van de weggebruikers. Zij zorgt tevens voor de grootst mogelijke mobiliteit, rekening houdend
met ruimtelijke ordening, economische en ecologische aspecten.
De afdeling Wegen en Verkeer Oost-Vlaanderen is één van de vijf territoriale afdelingen binnen het
Agentschap Wegen en Verkeer. De afdeling is verantwoordelijk voor het aanleggen, onderhouden en
beheren van de gewestwegen en autosnelwegen in de provincie Oost-Vlaanderen.
Binnen de afdeling zijn er vijf territoriale districten, het autosnelwegendistrict en daarnaast ook een
aantal functionele, gespecialiseerde secties die een ondersteunende taak hebben ten overstaan van
de districten.
De vacature van kwaliteitsverantwoordelijke situeert zich bij de Sectie Management Ondersteunende
Diensten.
JE TAKENPAKKET
Doel van de functie
Ondersteunen en adviseren van interne klanten ten behoeve van het kwaliteitsmanagementsysteem
en het ontwikkelen, beheren en onderhouden ervan teneinde het borgen van de kwaliteit, behouden
van de kwaliteitscertificaten en het mee realiseren van de agentschapsdoelstellingen.
Context: rekening houdend met het beleid van het functioneel domein (beleid geformuleerd door de
Vlaamse overheid en de entiteit) en in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement.
Selectiereglement / Functieomschrijving - Pagina 1 van 7
Resultaatgebieden
1. BEHOEFTEANALYSE
Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te
krijgen van de opportuniteiten en de noden op gebied van beleidsondersteuning en geïntegreerde
kwaliteit (m.a.w. kwaliteit in de ruimste betekenis).
Voorbeelden van activiteiten:







Behoeften en opportuniteiten bespreken met het management, medewerkers, collega’s.
Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de afdeling en het agentschap.
Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen.
Uitvoeren van (kwaliteit)analyses.
Analyseren van ad hoc vragen en problemen.
Evalueren van de huidige dienstverlening.
Reguliere krantenbevragingen, al dan niet met zelfgemaakte elektronische vragenlijsten (met
betrekking tot opgeleverd project of specifieke processen van de afdeling bv. over de
programma-opmaak.
2. DIENSTVERLENING UITBOUWEN
Op basis van het beleid en de behoefteanalyse, dienstverlening op gebied van de geïntegreerde
kwaliteit definiëren, implementeren en bijsturen teneinde de interne klant en het agentschap op de
best mogelijke manier te ondersteunen.
Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement.
Voorbeelden van activiteiten:







Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening rond geïntegreerde kwaliteit.
Akkoord bereiken binnen het agentschap over de inhoud van het
kwaliteitsmanagementsysteem.
De continue werking van het agentschap mee helpen verzekeren.
Actieplan opstellen, werkmethode definiëren, toepassen en evalueren.
Input geven voor het definiëren van langere termijnplanning.
Administratie uitvoeren die bij geïntegreerde kwaliteitszorg hoort.
Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten,
systemen, toepassingen, … (bijvoorbeeld gebruik en invulling DQS).
3. WERKINSTRUMENTEN
Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met
de interne klant teneinde de gedefinieerde dienstverlening op gebied van geïntegreerde kwaliteit te
kunnen uitvoeren door algemeen toepasbare en/of maatgerichte producten en diensten.
Voorbeelden van activiteiten:




Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken.
Uitwerken en onderhouden van procedures en richtlijnen.
Ontwikkelen van databanken voor geïntegreerde kwaliteitszorg.
Innovatieve ideeën ontwikkelen: meewerken aan de voortdurende verbetering via actiepunten,
corrigerende/preventieve maatregelen.
4. ADVIESVERLENING
Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit kwaliteit teneinde deskundige
oplossingen of oplossingsrichtingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen.
Selectiereglement / Functieomschrijving - Pagina 2 van 7
Voorbeelden van activiteiten:








Antwoorden op vragen van interne klanten.
Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied.
Adviseren over toepassing en gebruik van systemen en databanken.
Gebruikers en management adviseren over interpretatie en toepassing van
kwaliteitssystemen, zoals de ISO-norm en procedures, CAF, …
Management adviseren over thema’s die te maken hebben met het ISO kwaliteitsmanagementsysteem.
Inspelen op specifieke vragen van het management.
Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen.
Proactief knelpunten signaleren, preventieve maatregelen opstarten.
5. KWALITEITSBORGING
Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en
dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken,
richtlijnen en de kwaliteitsnormen.
Voorbeelden van activiteiten:









Bewaken van correcte toepassingen van het kwaliteitsmanagementsysteem en ISO-norm,
procedures, andere normen, …
Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren
van indicatoren (bijvoorbeeld balanced scorecard).
Input leveren voor management rapportering (bijvoorbeeld directiebeoordeling).
Toezien op naleving van kwaliteitsnormen.
Evalueren van klanttevredenheid en acties ondernemen om verder te verbeteren.
Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen.
Voorstellen doen voor verbetering zoals correctieve maatregelen.
Processen afstemmen met andere processen binnen de organisatie.
Opvolging van de behandeling van klachten en meldingen.
6. COMMUNICATIE EN CONTACTEN
Communiceren over de kwaliteit teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren het
kwaliteitssysteem te gebruiken.
Voorbeelden van activiteiten:






De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de (interne) klant.
Actief deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies.
Fungeren als aanspreekpunt met betrekking tot het (ISO) kwaliteitsmanagementsysteem.
Feedback vragen aan klanten.
Beoordelen van leveranciers.
Raadplegen van deskundigen.
7. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. kwaliteit teneinde de kwaliteitszorg te
optimaliseren.
Voorbeelden van activiteiten:





Opbouwen en onderhouden van netwerken.
Bijhouden van vakliteratuur.
Volgen van nieuwe ontwikkelingen.
Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken.
Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het gebied van kwaliteit.
Selectiereglement / Functieomschrijving - Pagina 3 van 7
JE PROFIEL
DEELNEMINGSVOORWAARDEN
JE DIPLOMA

Je beschikt over een masterdiploma, bij voorkeur in de communicatiewetenschappen,
handelsingenieur, bestuurskunde, politiek en sociale wetenschappen, industrieel ingenieur
bouwkunde en elektromechanica.
Houders van een buitenlands diploma dienen een bewijs van gelijkwaardigheid bij te voegen.
JE TECHNISCHE COMPETENTIES




Kennis van het ISO kwaliteitsmanagementsysteem, geldende ISO-normen.
Kennis van PC en courante softwarepakketten (Word, Excel, …).
Basiskennis van de reglementering en de procedures in het kader van de werkzaamheden
van de organisatie.
Opleiding van lead-auditor succesvol hebben gevolgd, is een pluspunt.
JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
Voortdurend Verbeteren =
Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de
bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen.
III. Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren
van de werking van de entiteit.
-
Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen.
Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te
optimaliseren.
Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op
de eigen werking.
Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit.
Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket
overstijgen.
Klantgerichtheid =
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende
soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren.
III. Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan
klanten te optimaliseren.
-
Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd.
Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van
klanten (tevredenheidenquêtes, mondelinge enquêtes…).
Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren.
Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten.
Samenwerken =
Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het
niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is.
II. Helpt anderen en pleegt overleg.
Selectiereglement / Functieomschrijving - Pagina 4 van 7
-
Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te
komen.
Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep.
Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen.
Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht.
Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen.
Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen” =
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid
en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…).
Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen.
II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk.
-
Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe).
Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau.
Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen.
Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een
soortgelijke houding aan.
Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid.
Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken.
Probleemanalyse (analytisch denken) =
Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende,
relevante informatie.
II. Legt verbanden en ziet oorzaken.
-
Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten.
Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen.
Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie.
Detecteert onderliggende problemen.
Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie.
Oordeelsvorming (synthetisch denken) =
Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante
criteria.
I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens.
-
Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is.
Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese.
Betoont een gezonde kritische ingesteldheid.
Weegt alternatieven tegen elkaar af.
Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties.
Initiatief =
Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen.
II. Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen
(reactief en structureel).
-
Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt
ze onder de aandacht.
Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren.
Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken.
Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd.
Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden.
Selectiereglement / Functieomschrijving - Pagina 5 van 7
Organisatiesensitiviteit =
Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere
onderdelen van de organisatie.
I. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit
(agentschap).
-
Maakt gebruik van expertise binnen de eigen entiteit.
Neemt geen beslissing zonder het effect op andere delen van de eigen entiteit te hebben
ingeschat.
Is op de hoogte van gebeurtenissen in de verschillende delen van de eigen entiteit en houdt daar
op voorhand rekening mee.
Betrekt andere diensten binnen de eigen entiteit bij overleg en besluitvorming.
Onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen op andere entiteiten binnen de eigen
entiteit .
Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid =
Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt.
II.
-
Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen.
Richt zich tot zijn gesprekspartner.
Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is.
Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen.
Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet.
Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan.
Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid =
Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep.
II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het
publiek.
-
Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn.
Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm
zijn op elkaar afgestemd).
Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief …).
Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft leesbare teksten
…).
Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de
verschillende doelgroepen.
Visie (conceptueel denken) =
De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop
een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen.
I.
Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context.
-
Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in.
Kan discipline overschrijdend denken (bv. bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten,
gebruikt informatie uit andere domeinen).
Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden.
Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, neemt de tijd om vooruit te denken en geeft de
grote lijnen aan.
-
HOE SOLLICITEREN?
Solliciteren kan tot en met 14 september 2014.
.
Selectiereglement / Functieomschrijving - Pagina 6 van 7
Je CV en motivatiebrief stuur je, met vermelding van de referentie, bij voorkeur per mail naar
[email protected], of per post naar de afdeling Personeel en Organisatie, Team HRM –
Sollicitaties, ter attentie van Eefje Bijl, Koning Albert II-laan 20, bus 2, 1000 Brussel.
SELECTIEPROCEDURE




Screening van de formele deelnemingsvoorwaarden
Screening op basis van cv en motivatiebrief (motivatie, opleiding, ervaring, technische
competenties) - eliminerend
Verkennende gesprekken – eliminerend
Screening op basis van de persoonsgebonden en vaktechnische competenties, ervaring,
motivatie en inzetbaarheid in de functie en inhoudelijk eindgesprek (o.a. gestructureerd
interview en persoonlijkheidsvragenlijst) – eliminerend
Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld
in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS en het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een
statutaire bevorderingsfunctie.
ONS AANBOD








Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een
permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft.
Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo
optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar
en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren
(Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3
en 14 jaar.
Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed
door je werkgever.
Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag).
Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A111) met de bijbehorende
salarisschaal. Relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige kan verloond
worden, met een maximum tot 20 jaar. Op de website www.werkenvoorvlaanderen.be kan je je
nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
Je eerste twaalf maanden vormen een inwerkperiode met een individueel vormingsprogramma.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen.
Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst,
leeftijd of handicap.
MEER WETEN ?
-
Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met:
ir. Peter De Backer, afdelingshoofd, [email protected], VAC Gent,
Koningin Maria Hendrikaplein 70 bus 81, 9000 Gent, tel. 09-276 26 00.
-
Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden en de selectieprocedure kun je terecht op
de website www.werkenvoorvlaanderen.be of kun je contact opnemen met Patricia
Verslijcken, [email protected], personeelsverantwoordelijke, VAC
Gent, Koningin Maria Hendrikaplein 70 bus 81, 9000 Gent, tel. 09-276 26 36.
Selectiereglement / Functieomschrijving - Pagina 7 van 7

Download Report