Fube_administratief_medewerker niv C-AMMC

Functiebeschrijving Administratief medewerker milieuhandhaving
10/11/2014
FUNCTIEBESCHRIJVING
ADMINISTRATIEF MEDEWERKER
MILIEUHANDHAVING
Afdeling: Milieuhandhaving, Milieuschade en Crisisbeheer
Graad: Medewerker (C11)
Standplaats: Koning Albert II-laan 20, 1000 Brussel
FUNCTIECONTEXT
Het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie (DLNE) staat in voor een integraal en
geïntegreerd milieubeleid in Vlaanderen. Het is dan ook een brede entiteit die op vele
milieuterreinen actief is. Beleidsplanning en -coördinatie, vergunningsverlening, handhaving,
wetenschappelijk onderzoek, overleg, sensibilisering en educatie zijn enkele van de
kernwoorden die in de werking sterk naar voren komen. Het departement bestaat uit een
coördinerend secretariaat-generaal en twaalf afdelingen, waaronder de afdeling
Milieuhandhaving, Milieuschade en Crisisbeheer, die zich elk afzonderlijk inzetten voor een
specifiek aspect van de milieu- en natuurproblematiek.
De afdeling Milieuhandhaving, Milieuschade en Crisisbeheer staat in voor de uitvoering
van de taken die het Milieuhandhavingsdecreet en het Milieuschadedecreet heeft
omschreven enerzijds en voor de coördinatie en opvolging van het crisisbeheer bij ernstige
milieu-incidenten anderzijds. Daarnaast is de afdeling verantwoordelijk voor de
beleidsvoorbereiding, -uitvoering en -evaluatie inzake milieuhandhaving en milieuschade.
Dit doet zij onder andere via samenwerking met de andere handhavingsactoren binnen en
buiten het beleidsdomein Leefmilieu, Natuur en Energie.
DOEL VAN DE FUNCTIE
Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan meerdere personen binnen de
afdeling Milieuhandhaving, Milieuschade en Crisisbeheer teneinde bij te dragen tot een
vlotte, efficiënte administratieve werking van de afdeling.
RESULTAATSGEBIEDEN
1. INFORMATIEVERZAMELING EN – VERWERKING
Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een
duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente
informatie ter beschikking te hebben.
Voorbeelden van activiteiten:
 Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem
 Collega’s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn
 Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn
 Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden
1
Functiebeschrijving Administratief medewerker milieuhandhaving
10/11/2014
2. INFORMATIEBEHEER
Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen
snel de gevraagde informatie terug te vinden.
Voorbeelden van activiteiten:
 Archiefbeheer
 Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken
(bibliotheek)
 Klasseren van facturen, brieven, rapporten,…
 Verslagen van vergaderingen archiveren
 Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet
Favorieten, structuur harde schijf,…)
3. DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN
Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen
teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier.
Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving
Voorbeelden van activiteiten:
 Registratie inkomende en uitgaande briefwisseling in een postregistratiesysteem
 Kopiëren, scannen en opslaan van binnenkomende stukken
 Verspreiding van briefwisseling onder de afdeling
 Administratief opvolgen van dossiers: bv. tijdig versturen van documenten
 Opvolging algemeen e-mailadres AMMC
 Beantwoorden van vragen van de medewerkers met betrekking tot een bepaald dossier
4. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN
Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren,
lijsten, statistieken, presentaties …) teneinde de informatie vast te leggen voor verder
gebruik door anderen.
Voorbeelden van activiteiten:
 Opstellen van bestelbons bv. logistiek materiaal bestellen
 Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen
 Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten
5. ONDERSTEUNENDE TAKEN
Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een
vlotte werking van de dienst of afdeling.
Voorbeelden van activiteiten:
 Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten
 Fotokopies nemen en verspreiden
 Documenten inscannen en op de G-schijf zetten
 Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega’s, diensten, afdelingshoofd,…
 Inspringen bij afwezigheid van collega’s
 Instaan voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel
 Stockbeheer (logistieke voorraad inventariseren, aankopen van klein materiaal)
2
Functiebeschrijving Administratief medewerker milieuhandhaving
10/11/2014
 Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen : zorgen voor
drank en broodjes …
 Fungeren als aanspreekpunt voor welzijn, ICT, prikklok, afwezigheden,…
(in afspraak met de andere collega’s)
6. POST
Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste
plaats te krijgen.
Voorbeelden van activiteiten:
 Registreren van post van de eigen entiteit
 Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn
 Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren)
 Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen
 Opvolgen van correspondentie in postregistratiesysteem
 Circulatiemappen verspreiden
7. ONTHAAL EN TELEFOON
Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en
klantgericht imago van de dienst of afdeling.
Voorbeelden van activiteiten:
 Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie
 Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen
 Aanbieden van drankjes aan genodigden
8. MILIEUBEWUST HANDELEN
Consequent milieubewust handelen op de werkplek ten einde bij te dragen aan de
voorbeeldfunctie van het Dept. LNE op het gebied van milieuzorg.
Voorbeelden van activiteiten:
 naleven van milieu- en veiligheidsregels: lekken en defecten (sanitair, toestellen,
verlichting, verwarming, airco ...) melden; melden als onderaannemers die werken
uitvoeren hun afval niet verwijderen; gangen vrijhouden (geen kasten …) voor eventuele
evacuatie
 energie, water en grondstoffen spaarzaam gebruiken: deuren sluiten, lichten doven,
apparaten uitzetten bij verlaten ruimte …; radiatoren/ventilo's niet bedekken; geen
persoonlijke bijzetradiatoren, waterkokers … gebruiken; waar mogelijk trap i.p.v. lift
gebruiken; (warm)watergebruik in keukentjes/sanitair beperken; papiergebruik beperken
(digitale dragers gebruiken, dubbelzijdig afdrukken, omslagen voor interne verzendingen
vermijden); kantoormaterialen (mappen …) hergebruiken vooraleer nieuwe te vragen
 milieuvriendelijk verplaatsen (STOP-principe): eerst stappen (te voet), dan trappen
(fietsen), openbaar vervoer en tenslotte kiezen voor (personen)wagen; waar mogelijk
carpoolen met collega’s bij gebruik (dienst)wagens
 afval correct sorteren: vergaderzalen netjes achterlaten, afval correct sorteren op
werkplek, in keukentjes …
 milieuverantwoord aankopen: waar mogelijk via MOD / ACD / Communicatiedienst
bestellen; duurzame keuzes maken, ook bij bestelling via bv. MOD;
duurzaamheidscriteria integreren in eigen aankopen (bestelbon, bestek)
3
Functiebeschrijving Administratief medewerker milieuhandhaving
10/11/2014
DIPLOMAVEREISTEN

Diploma van hoger secundair onderwijs
TECHNISCHE COMPETENTIES





Elementaire kennis van de eigen entiteit (wie, wat, waar) binnen het groter geheel
van de organisatie
Noties van het werkdomein van de dienst
Basis administratief-organisatorische vaardigheden
Kennis van Word en Excel
Kennis van PowerPoint is een pluspunt
PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
Voortdurend verbeteren =
Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door
de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen
I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie.
-
Is gemotiveerd om nieuwe “leerstof” te verwerken
Is bereid om nieuwe methodes aan te leren
Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk
Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is
Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen
Klantgerichtheid =
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van
verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren
II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen
en problemen die minder voor de hand liggen.
- Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan
om de klant verder te helpen
- Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze
- Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is
aan de klant
- Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening
- Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of
zoekt hulp
- Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant
Samenwerken =
Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op
het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk
belang is
4
Functiebeschrijving Administratief medewerker milieuhandhaving
10/11/2014
II. Helpt anderen en pleegt overleg.
- Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat
te komen
- Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep
- Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen
- Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht
- Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen
Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen” =
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling,
correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen
(diversiteit, milieuzorg…). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen
I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels
en afspraken.
-
Respecteert formele regels en afspraken
Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega’s, klanten, medewerkers …)
Geeft volledige en juiste informatie door
Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie
Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na
Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden
Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid =
Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep
II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de
situatie of het publiek.
- Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn
- Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en
vorm zijn op elkaar afgestemd)
- Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, etc.)
- Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare'
teksten, etc.)
- Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingenvan de
verschillende doelgroepen
Nauwgezetheid =
Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen
II. Levert met oog voor detail correct werk af.
-
Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit
Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in
Blijft aandachtig bij routineuze taken
Controleert het eigen werk
Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het
aanbrengen van correcties
Plannen =
Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen
I.
Plant eigen werk effectief.
5
Functiebeschrijving Administratief medewerker milieuhandhaving
10/11/2014
- Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes,
elektronische agenda, etc.)
- Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan
- Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd
- Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden
- Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk
Initiatief =
Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen
I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad
hoc).
- Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van
anderen in te roepen
- Gaat uit zichzelf achter informatie aan
- Ziet werk liggen en gaat over tot actie
- Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken
- Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen
6

Download Report