De Vlaamse Landmaatschappij heeft een vacature voor: Materiespecialist landinrichting/beheerder e-voorkooploket (M/V) Afdeling: Projectrealisatie Graad en rang: adjunct van de directeur, A1 Standplaats: Brussel Vacaturenummer: OVOO01 DE ORGANISATIE De Vlaamse Landmaatschappij met als missie “Samen investeren in de open ruimte”, is een echte duizendpoot binnen het beleidsdomein Leefmilieu en Natuur in Vlaanderen. De VLM zorgt o.a. voor de kwaliteitsvolle inrichting van het buitengebied, de plattelandsontwikkeling en het Vlaams plattelandsbeleid. De VLM voorziet ook in een flankerend beleid bij grote strategische en Europese ontwikkelingsprojecten. Daarnaast behoren ook bedrijfsbegeleiding voor landbouwers en controle op de mestwetgeving tot ons takenpakket. De VLM telt ongeveer 680 personeelsleden, verdeeld over de regio’s Oost en West, met een vestiging in elke provincie, en een centrale directie in Brussel. Hoogopgeleide specialisten vormen samen met de administratieve medewerkers een hecht team. Samen werken we aan een meer harmonische en vooral meer duurzame open ruimte. Onze bedrijfscultuur wordt geïnspireerd door de waarden: creativiteit, klantgerichtheid, vakmanschap, samenwerken en loyauteit. De vacante betrekking situeert Projectondersteuning te Brussel. zich in de afdeling Projectrealisatie, dienst FUNCTIEBESCHRIJVING Doel van de functie: Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met één of meer functionele domeinen teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. Functionele domeinen kunnen zijn: ICT, HRM, juridische zaken, financiën en begroting, logistiek, kwaliteit, communicatie, documentatie, emancipatiezaken en diversiteit... Context: Rekening houdend met het beleid, geformuleerd door de Vlaamse overheid en de entiteit, van het functioneel domein en in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. De functie omvat meer bepaald: 1. het beheer van het instrument en het programma landinrichting; 2. het beheer van het e-voorkooploket; de functiehouder wordt hiervoor bijgestaan door een medewerker voor het dagdagelijks beheer van het loket (mails, gebruiksrechten, afwerken standaarddossiers) en door een jurist van de dienst grondzaken. Resultaatgebieden: Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Voorbeelden van activiteiten:  Antwoorden op vragen van klanten  Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied  Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen  Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving  Management adviseren over thema's die te maken hebben met het functionele domein  Inspelen op specifieke vragen van het management  Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen  Proactief knelpunten signaleren Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Voorbeelden van activiteiten:  Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie  Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen  Uitvoeren van (probleem)analysen  Analyseren van ad hoc vragen en problemen  Evalueren van de huidige dienstverlening  Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Voorbeelden van activiteiten:  Feedback vragen aan klanten  Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies  Fungeren als aanspreekpunt  De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant  Communicatie AGIV, Federatie notarissen, dienst Vastgoedakten en aankoopcomités  Communicatie t.b.v. kabinet  Overleg met ALBON  Coördinatie intern netwerk landinrichting  Secretariaat Commissie voor Landinrichting Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het functionele domein definiëren, implementeren en bijsturen teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: In overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Voorbeelden van activiteiten:  Akkoord bereiken rond de dienstverlening  Definiëren van langere termijnplanning  De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren  Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen,...  Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort  Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening  Actieplan opstellen, werkmethode definiëren  Helpdesk landinrichting  Beheer meerjaren- en vastleggingsplanning landinrichting  Voorbereiden MB’s en BVR’s landinrichting  Beheer digitaal archief landinrichting Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Voorbeelden van activiteiten:  Voorstellen doen voor verbetering  Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen, procedures, richtlijnen  Evalueren van klanttevredenheid  Input leveren voor management rapportering  Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren  Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd  Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen,...  Toezien op naleving van kwaliteitsnormen en/of instructies  Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie  Kwaliteitsbewaking planprogramma’s, inrichtingsplannen en dossiers  Uitvoeren controleprogramma landinrichting Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Voorbeelden van activiteiten:  Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken  Opbouwen en onderhouden van netwerken  Bijhouden van vakliteratuur  Volgen van nieuwe ontwikkelingen  Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Voorbeelden van activiteiten:  Het opvolgen van de werkzaamheden  Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden  Deelnemen aan cross functionele projectgroepen  Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten  Adviseren, controleren en bijsturen van projecten  Projecten plannen, coördineren en leiden Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Voorbeelden van activiteiten:  Meewerken aan projecten van productontwikkeling  Innovatieve ideeën ontwikkelen  Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken  Uitwerken van procedures en richtlijnen  Ontwikkelen van opleidingen, rekenmodellen, IT-programma's, databanken, concepten voor financieel beheer  Voorbereiden en testen van nieuwe ontwikkelingen  Beheer handleiding landinrichting en actualisatie n.a.v. nieuw decreet landinrichting  Bijdrage aan ontwikkeling IT applicaties (PROMO, FINAN) PROFIELBESCHRIJVING Vaktechnische competenties - Kennis met betrekking tot voorkooprecht is een pluspunt. - Specifieke kennis van de werking van landinrichting is een pluspunt. - Algemene kennis van het inrichtingsinstrumentarium van de VLM is een pluspunt. - Algemene kennis van de werking van de entiteit projectrealisatie binnen de VLM is een pluspunt. - Je bent een vlot gebruiker van Microsoft Word en Excel. Gedragscompetenties Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen III. - Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is II. Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen” Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie II. Legt verbanden en ziet oorzaken - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese Betoont een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen II. Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel) - Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden Organisatiesensitiviteit Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie I. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit - Maakt gebruik van expertise binnen de eigen entiteit Neemt geen beslissing zonder het effect op andere delen van de eigen entiteit te hebben ingeschat Is op de hoogte van gebeurtenissen in de verschillende delen van de eigen entiteit en houdt daar op voorhand rekening mee Betrekt andere diensten binnen de eigen entiteit bij overleg en besluitvorming Onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen op andere entiteiten binnen de eigen entiteit Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt II. Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen - Richt zich tot zijn gesprekspartner Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep II Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief …) Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft leesbare teksten …) Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen Visie (Conceptueel denken) De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen I. Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context - Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in Kan disciplineoverschrijdend denken (bv. bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten, gebruikt informatie uit andere domeinen) Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, neemt de tijd om vooruit te denken en geeft de grote lijnen aan - DEELNEMINGSVOORWAARDEN - Je bent bij de VLM in dienst als statutair adjunct van de directeur. Of je bent ambtenaar bij de Vlaamse overheid en bent geslaagd voor het overgangsexamen naar niveau A. Onderdaan zijn van de Europese Economische Ruimte. Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking. De burgerlijke en politieke rechten genieten. Aan de dienstplichtwetten voldoen. De medische geschiktheid bezitten die vereist is voor de uit te oefenen functie. AANBOD Een boeiende en uitdagende functie met maatschappelijke relevantie. Je komt terecht in een dynamische organisatie die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden inzake vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Er is catering voorzien in de werkzetel. Verloning gebeurt in de salarisschaal A111 (startsalaris is €1858,59 bruto per maand) en per gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque van €7. Voor meer informatie over de arbeidsvoorwaarden http://www.werkenvoorvlaanderen.be/ons-aanbod. bij de Vlaamse Overheid: SELECTIEPROCEDURE Afhankelijk van het aantal kandidaten zal er een eerste selectie gebeuren op basis van cv. De eigenlijke selectie zal gebeuren d.m.v. een competentiegericht interview eventueel aangevuld met een gevallenstudie of praktijkoefening. De selectiegesprekken zullen plaatsvinden op 18 maart 2014. De Vlaamse Landmaatschappij wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht leeftijd, geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. MEER INFORMATIE? Voor meer informatie over de inhoud van de functie kan je terecht bij Ben Wuyts, tel.: 02/543 69 91, e-mail: [email protected]. Als je meer informatie wilt over de arbeidsvoorwaarden en/of de selectieprocedure kan je terecht bij Karen De Swaef, HR-verantwoordelijke, tel.: 02/543 72 22, e-mail: [email protected]. HOE SOLLICITEREN? Solliciteren voor deze functie kan tot uiterlijk 9 maart 2014. Om te solliciteren vul je het standaard-cv in dat je kunt vinden op http://www.vlm.be/SiteCollectionDocuments/Algemeen/standaardCV.doc. Je stuurt het standaard-cv bij voorkeur via e-mail naar [email protected] of eventueel per post naar: Vlaamse Landmaatschappij Personeelsdienst t.a.v. Karen De Swaef Gulden Vlieslaan 72 1060 Brussel Werk je al bij de Vlaamse overheid, dan stuur je samen met je kandidatuur en cv ook een kopie van je meest recente aanstellingsbesluit mee.