ONTHAALBEDIENDE (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Managementondersteunende Diensten – Dienst Logistiek Leefmilieu, Natuur en Energie D Assistent Koning Albert II-laan 20 bus 8, 1000 Brussel FUNCTIECONTEXT Het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie staat in voor een integraal en geïntegreerd milieubeleid in Vlaanderen. Het is dan ook een brede entiteit die op vele milieuterreinen actief is. Beleidsplanning en -coördinatie, vergunningsverlening, handhaving, wetenschappelijk onderzoek, overleg, sensibilisering en educatie zijn enkele van de kernwoorden die in de werking sterk naar voren komen. Het departement bestaat uit een coördinerend secretariaat-generaal en tien afdelingen die zich elk afzonderlijk inzetten voor een specifiek aspect van de milieu- en natuurproblematiek. Binnen het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie (LNE) is een centrale taak weggelegd voor de afdeling Managementondersteunende Diensten (MOD). Deze afdeling staat in voor de interne dienstverlening aan de overige afdelingen en interne agentschappen op het vlak van personeel, boekhouding, begroting, financiën en logistiek. Als onderdeel van de Managementondersteunende Diensten stelt de Logistieke dienst haar dienstverleningspakketten ten dienste van het Ministerie van Leefmilieu, Natuur en Energie. In samenspraak met de klant worden oplossingen geboden voor het aankopen, het huren of het leasen van diverse goederen, voor de vraag naar boeken en documentatie, voor het beheer van zowel de vaste als mobiele telefonie en voor tal van andere logistieke nadiensten. DOEL VAN DE FUNCTIE Uitvoeren van operationele taken aan de balie teneinde de dienstverlening mee te realiseren. JE TAKENPAKKET 1. ONTHAAL/TELEFOON Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de entiteiten binnen de Vlaamse Overheid gevestigd in het Ferrarisgebouw. Voorbeelden van activiteiten  Ontvangen en begeleiden van bezoekers  Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie  Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten  Verwelkomen van bezoekers  Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen  Gegevens van de bezoeker noteren op een fiche  Bezoekerskaarten controleren  Toezicht houden op de toegangspoortjes/ toegang garage  Bezoekers die doelloos in het gebouw rondlopen vragen om naar buiten te gaan 2. KENNIS NEMEN VAN DE OPDRACHT Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en te volgen richtlijnen en regels teneinde een duidelijk beeld te krijgen van de balietaken die uitgevoerd moeten worden. Voorbeelden van activiteiten  Raadplegen van de instructies, dag – of weekplanning  Respecteren van de opgegeven prioriteiten  Regelmatig met de chef en/of collega’s praten over de opdracht, de planning en hoe die uit te voeren 3. UITVOERING Uitvoeren van de opgedragen taken teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten van het balieteam. Voorbeelden van activiteiten  Instaan voor in ontvangst nemen en bezorgen aan de geadresseerde van poststukken en pakjes  Omroepen van allerhande boodschappen  Uitlenen van dienstfietsen  Reserveren van en goedkeuren aanvragen vergaderzalen 4. MATERIAAL IN DE VERGADERZALEN Nazien en onderhouden van het werkmateriaal teneinde altijd te beschikken over veilig, net en goed functionerend materiaal. Voorbeelden van activiteiten  Meubilair en apparatuur in de vergaderzalen voorzien volgens de wensen van de klant  Defecten en problemen signaleren aan de verantwoordelijke  Ordelijk en net houden van de werkplaats  Materiaal op de juiste plaats opbergen  Bedieningsapparatuur net houden 5. AD HOC TAKEN Verrichten van een aantal ad hoc taken teneinde de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen. Voorbeelden van activiteiten  Telefoons beantwoorden  Fotokopies maken  Eenvoudige informatie opzoeken (bv. Telefoonnummers)  Affiches ophangen in het gebouw  Meehelpen bij de postverwerking/ verzending 6. ADMINISTRATIE EN VERSLAG UITBRENGEN Bijhouden van een beperkte administratie en verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden teneinde de chef in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen. Voorbeelden van activiteiten  Problemen en voorvallen signaleren en bespreken met de chef  Nauwkeurig registreren van uitgevoerde werkzaamheden  Gevraagde formulieren correct en tijdig invullen  Tijdsregistratie bijhouden 7. INSPRINGEN BIJ WERKOVERLAST Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega’s teneinde de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. Voorbeelden van activiteiten  Telefoon opnemen bij afwezigheid  Inspringen bij grote of uitzonderlijke opdrachten  Collega’s helpen om alle taken rond te krijgen  Inspringen op onregelmatige diensttijden tgv calamiteiten 8. MILIEUBEWUST HANDELEN Consequent milieubewust handelen op de werkplek ten einde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van het Dept. LNE op het gebied van milieuzorg. Voorbeelden van activiteiten:  naleven van milieu- en veiligheidsregels: melden van lekken (water, olie, …) en van defecten aan installaties (koelkast, verlichting, verwarmings- en airconditioninginstallaties, ...), melden als onderaannemers die werken uitvoeren (schilderen, wanden verplaatsen, …) hun afval niet verwijderen, vrijhouden van de gangen (geen kasten, …) zodat evacuatie bij brand veilig kan verlopen, …  energie, water en grondstoffen spaarzaam gebruiken: sluiten van deuren, uitdoen van lichten en uitschakelen van elektrische apparaten (PC, scherm, printers, fax, copiermachines, koffiezet, …) bij het verlaten van de werkplek, vergaderzalen, archiefruimten …; geen radiatoren of convectoren bedekken; geen bijzetradiatoren en mobiele airco’s gebruiken (dit is verboden tenzij speciaal toegestaan); waar mogelijk trap gebruiken i.p.v. de lift; het gebruik van (warm) water in keukentjes/sanitair beperken; het gebruik van papier beperken: geen overbodige kopies maken en zoveel mogelijk elektronische middelen gebruiken, recto-verso kopiëren en waar mogelijk geen omslagen gebruiken voor verzending van interne documenten; kantoormaterialen (mappen, …) hergebruiken alvorens nieuw aan te kopen; …  milieuvriendelijk verplaatsen: bij verplaatsingen zoveel mogelijk het STOP-principe toepassen: eerst stappen (te voet), dan trappen (fietsen), openbaar vervoer en tenslotte kiezen voor (personen)wagen; waar mogelijk kiezen voor carpooling met collega’s bij gebruik van (dienst)wagens; …  correct sorteren van afval: vergaderzalen netjes achterlaten, correct sorteren van afval (papier, restafval, PMD, …) op de werkplek/keukentjes, … JE PROFIEL JE TECHNISCHE COMPETENTIES Kennis van de organisatie (eigen organisatie en entiteiten waarvoor men werkt, organogram, klantengroep, wie is wie in lijnmanagement) Kennis van de werking van de telefooncentrale Kennis van de afspraken aangaande toegangscontrole gebouw Kennis van protocollaire aspecten Talenkennis (basis Frans/ Engels) JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie - Is gemotiveerd om nieuwe “leerstof” te verwerken Is bereid om nieuwe methodes aan te leren Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. I. Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten - - Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort Blijft beleefd bij klachten Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lagedrempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar) Stelt zich hulpvaardig op Reageert snel en gepast op vragen van klanten Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken) Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is I. Werkt mee en informeert anderen - Houdt rekening met de mening van anderen Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn Aanvaardt groepsbeslissingen Toont respect voor de verscheidenheid van mensen Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen” = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn/haar omgeving en van de bestaande regels en afspraken - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega’s, klanten, medewerkers,…) Geeft volledige en juiste informatie door Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Nauwgezetheid = Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen I. Draagt zorg voor materialen, gaat ordelijk te werk - Vindt snel terug wat gevraagd is Houdt gegevens ordelijk bij Onderhoudt materialen conform de voorschriften Houdt de eigen werkplaats netjes en opgeruimd; houdt geen overbodige dingen bij Levert verzorgd werk af (bv. opmaak documenten, geen onnauwkeurigheden ten gevolge van slordigheid) Levert overzichtelijke berekeningen en gegevens af zodat controle mogelijk is Optreden = In verschillende situaties een geloofwaardige eerste indruk maken en handhaven I. Heeft een verzorgd voorkomen en een gepaste gedragsstijl - Draagt zorg voor zijn voorkomen (netjes en verzorgd, aandacht voor persoonlijke hygiëne) Past zijn kleding en voorkomen aan naar gelang van de gedragscode die in de situatie van toepassing is Gebruikt correcte omgangsvormen naar gelang van de omstandigheden (bv. spreekt anderen niet aan met de voornaam in bepaalde situaties, verontschuldigt zich bij te laat komen …) Gaat gepast om met de verscheidenheid van mensen Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid = Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt I. Weet de eigen boodschap vlot en begrijpelijk te verwoorden - Communiceert duidelijk en ‘to the point’ Legt (technische) gegevens op een begrijpelijke wijze uit Beperkt het gebruik van jargon Antwoordt doelgericht en beknopt Is goed verstaanbaar (volume, articulatie, tempo) Spreekt vlot Ondersteunt zijn boodschap met aangepast non-verbaal gedrag Initiatief = Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen