GHOR Amsterdam-Amstelland Notitie bij agendapunt: Datum Afdelings-/Beleidsoverleg Opgesteld door Onderwerp(en) Afhandelingsvoorstel per onderwerp (facultatief) Instemmen met procedure Kennisnemen van uitwerking slachtofferregistratie Discussiëren over Onderbouwing/ Argumenten per onderwerp Knelpunten Effecten voor collega’s Financiële gevolgen n.v.t. Vervolgacties (+ data) Bijlage(n) Convenant VRAA-AMC als voorbeeld van huidige convenanten Uitvoeringsafspraken ziekenhuizen en VRAA en VRZW inzake slachtofferregistratie tijdens opgeschaalde zorg Excellijst (nazending) Convenanten VRAA/VRZW en ziekenhuizen ongewijzigd; Slachtofferregistratie apart uitgewerkt Convenant De GHOR stelt voor het convenant momenteel niet aan te passen, omdat zij niet vooruit wil lopen op de ontwikkelingen in het ROAZ. Het bestaande convenant voldoet inhoudelijk bovendien. Tekstuele aanpassingen of vormaanpassingen zjin niet urgent genoeg om nu door te voeren. Slachtofferregistratie Alleen wat betreft slachtofferregistratie is er behoefte om de bestaande afspraak in het convenant (art. 2.c) nader uit te werken, in lijn met de landelijke Handreiking. Voorgesteld wordt hier aparte uitvoeringsafspraken voor te maken, en dit te doen door deze vast te stellen in het ROAZ. Hiervoor ligt een apart document ter bespreking voor. 1 GHOR Amsterdam-Amstelland 2. Art. 2.c: Het ziekenhuis zorgt tijdens opgeschaalde zorg voor: "het verstrekken van informatie aan de directeur GHOR (via het Actiecentrum GHOR) over de slachtoffers van het incident die zijn behandeld en/of opgenomen in het ziekenhuis, met inachtneming van de geldende privacyregels, zoals vastgelegd in de (proces)richtlijn slachtofferregistratie GHOR;" De procesrichtlijn waarnaar verwezen wordt, is opgesteld in het project ReVo (registreren en volgen). Inmiddels is er de Landelijke Handreiking bij gekomen. De procesrichtlijn ReVo is multidisciplinair ingestoken. De Landelijke Handreiking gaat specifiek in op de afspraken binnen de witte kolom. De documenten vervangen elkaar niet, maar vullen elkaar aan. De Handreiking betekent dan ook een verdiepingsslag voor de witte kolom. In de voorliggende afspraken wordt de modelafspraak in de Handreiking (bijlage D) vrijwel volledig aangehouden. Echter, de GHOR AA wijkt op een paar punten af, om praktische redenen: -de GHOR wil wel adres en woonplaats van slachtoffers: vaak kennen mensen hun BSN niet, zijn zij hun pasjes kwijt, maar kunnen ze wel adres en woonplaats aangeven. Dus dit is belangrijk bij het identificeren en het matchen van verwanten. Daarnaast is deze informatie ook nodig om de slachtoffers te kunnen benaderen voor nazorg. -indien de identiteit onbekend is, willen wij graag direct fysieke kenmerken ontvangen In de afspraken wordt, conform de Handreiking, afgesproken eventueel te registreren of verwanten geïnformeerd zijn en wat de wijze van identificatie is. Dit zal de GHOR waarschijnlijk niet daadwerkelijk opvragen, omdat deze gegevens niet door de gemeente/VRAA worden gevraagd. Excellijst Er is een Excelllijst ontwikkeld waarin de persoonsgegevens kunnen worden geregistreerd. Deze is automatisch in te lezen door de gemeente in het registratie systeem SVIS. Ten opzichte van eerdere Excellijst vragen wij de volgende gegevens niet meer aan de ziekenhuizen: telefoonnummer, gewondenkaartnummer, triageklasse, zelfverwijzer, rampnummer, afdeling, opname datum en ontslagdatum. Voor het slachtofferbeeld kan echter wel nog gevraagd worden om andere informatie, maar dan niet op persoonsniveau. Ook kan via een tweede tabblad gegevens worden opgevraagd voor het slachtofferbeeld, van belang voor de crisisbestrijding en de publieksvoorlichting. Graag stellen wij dit document vast samen met de uitvoeringsafspraken. Toestemming en NEN7510 Wij willen er ten slotte op aandringen dat er voor de gegevensverstrekking toestemming wordt gevraagd indien mogelijk. De GHOR behandelt de gegevens alsof zij zijn verstrekt op basis van veronderstelde toestemming, waardoor wij de gegevens niet voor andere doeleinden verstrekken dan nazorg en verwantenmatching. De Handreiking verwijst naar NEN7510 als norm voor de afspraken. DE GHOR moet hiervoor nog een procesbeschrijving opstellen, waarin onder meer de beveiliging van de gegevens wordt uitgewerkt, de termijn waarop de gegevens bewaard worden, en hoe ook multidisciplinair geborgd wordt dat de gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Dit zal voor 1 mei 2014 gereed zijn. Vragen aan de Regiegroep: -Kunt u zich vinden in het ongewijzigd continueren van bestaande convenanten? -Kunt u zich vinden in de uitvoeringsafspraken voor slachtofferregistratie? -Kunt u zich vinden in het procedurevoorstel, om dit vast te stellen in het ROAZ? 2