n xier te on ti tlich fi schrif n CO - Funk r e d ltung er weiter te ta s e g r N eu lge de ng info O rdnu Finanz Colloquium Colloquium Finanz Arbeitsanweisung MaRisk-Compliance Aktuelle Anpassungs- und Umsetzungs erfahrungen, Praxistipps für eine prägnante und prüfungssichere und dennoch schlanke Ausgestaltung der schriftlich fixierten Ordnung! Vom Wertpapier- zum MaRisk-Compliance: Defizite in den deutlich (Schnittstellen) erweiterten und komplexeren Ablaufbeschreibungen Einbezug der MaRisk-Compliance in die Geschäftsstrategie • Beschreibung von Inhalten und Abläufen Stringente Darstellung der Vorgehensweise bzgl. der Kernprozesse im MaRisk-Compliance: Gefährungs-/Risikoanalyse • Rechts-Monitoring • Risikobewertungen • Kontrolltätigkeiten • Berichtswege Wichtige und z.T. vernachlässigte Schnittstellenbeschreibungen mit Revision und Risikocontrolling (Monitoring, gemeinsame bzw. zumindest einheitliche Risikobewertungen; gemeinsame Kontrollen/Prüfungen, IKS-Bezüge) Inwieweit sind Anpassungen im Risikohandbuch notwendig und umgesetzt Verknüpfungsmöglichkeiten bereits bestehender Organisationsanweisungen und weitere Entschlackungspotentiale optimal nutzen (u.a. zusammenhängende Dokumente erkennen) Bereichsübergreifende Umsetzungen erfassen und steuern; inwieweit sind übergreifende Anpassungen von Arbeitsanweisungen notwendig? Mitarbeit der Fachbereiche? (neue) Kontrollen, Prüfungserkenntnisse, Analyse der Rechtsgebiete 18. Mai 2015, Frankfurt/Main Im selben Tagungshotel und in Kombination mit Rabatt buchbar: Gefährdungsanalyse Compliance MaRisk-Compliance kompakt Rechtsupdate Compliance Identifizierung von MaRisk Compliance-Risiken 19. Mai 2015 20. Mai 2015 21. und 22. Mai 2015 Frankfurt/ M Frankfurt/ M Frankfurt/ M FCH Orga / IT-Cert Heidelberg Arbeitsanweisungen infolge MaRisk Compliance…. Die zwei Referenten Jan Hendrik Meyer im Hagen von der Sparkasse Paderborn-Detmold und Manuel Regent von der Südwestbank AG Stuttgart betreuen das Fachseminar ganztägig und wechseln sich in ihren Ausführungen ab. MaRisk-Vorgaben und Ziele Ziele, Abläufe und Instrumente der MaRisk-Compli- ance-Funktion Definition in Arbeitsanweisungen und Organisations- handbüchern Schnittstellen, korrespondierende Dokumente und Fachabteilungen Einbezug der MaRisk-Compliance in die Geschäftsstrategie als erster Schritt Sachgerechte Beschreibung der MaRisk-ComplianceFunktion in der Geschäftsstrategie: Welche Grundaussagen müssen vorhanden sein, welche Erweiterungen werden notwendig? Nutzen der zwingenden Ergänzungen? Konkrete Formulierungsvorschläge, prüfungserprobte Ergänzungen Bestehende Organisationsanweisungen verknüpfen und entschlacken Sinnvolle Verknüpfungen für einen runden Gesamt- banküberblick. Überprüfung der bestehenden Dokumentenstruktur und /-ablage Erwirken einheitlicher Anpassungen, Definition interner Verantwortlichkeiten – Anpassung an die MaRisk-Compliance Bestandsaufnahme möglich? Inwieweit kann technisch verknüpft werden? Workflowkontrolle Erstellung und Inkrafttreten, ist eine Systemunterstützung möglich und sinnvoll? Sind geeignete Verweise und Systematiken implementiert? Sind diese ausreichend um den neuen Anforderungen gerecht zu werden? Einheitliche Darstellung und Detaillierungsgrad, wie können Ablaufbeschreibungen bereichsübergreifend vereinheitlicht werden? Vielfach zu komplexe Dokumentationsstrukturen und fehlende Trennschärfe der einzelnen Dokumente erhöht das Risiko unvollständiger Anpassungen – Unter welchen Voraussetzungen sind Entschlackungen möglich? Praxistipps und Hinweise Prüfungsrisiken sowie häufige Verweigerungshaltung der Mitarbeiter durch unübersichtliche, aufgeblähte Arbeitsanweisungen. „Keep it short and simpel“ In welchem Umfang können Suchkosten minimiert werden? Detaillierte Ausführungen erhöhen die Kosten des Auffindens einer bestimmten Information und vermindern die Nutzung bestehender Arbeitsanweisungen Dokumente erfordern einen erhöhten Aufwand für den Erkenntnisgewinn, die Nutzungsbereitschaft nimmt ab, interner Erfahrungsaustausch wird bevorzugt und verhindert die zeitnahe Umsetzung von Neuerungen Erstellungs- und Pflegekosten werden reduziert – Umfassende Dokumentationen müssen administriert und gepflegt werden Gefahr von fehlerhafter/unvollständiger Dokumentation, insbesondere bei Umsetzung rechtlicher Änderungen Korrespondierende Dokumente erkennen und anpassen; MaRisk-Co oder Fachabteilung? Verantwortlichkeiten klar abgrenzen Anpassung bestehender Dokumentenstruktur, klare Hierarchisierung der Dokumente, eindeutige Verantwortlichkeiten Workflow gestützte Umsetzungen möglich? Kontrolle der Arbeitsanweisung zur Erstellung und Anpassung von Arbeitsanweisungen Umfassende Verbandsvorgaben/individuelle Anpassung intern gewährleistet? Einheitliches Erscheinungsbild umgesetzt? Deutliche Verknüpfung/ Verweise bei korrespondierenden Dokumenten. Verantwortlichkeiten bei bereichsübergreifenden Anpassungen festlegen. Welcher Fachbereich passt wann an? Ablaufbeschreibung? Berichte als Korrespondierende Dokumente? Neugestaltung bestehender Berichtswege in Abhängigkeit von der gewählten Organisationsstruktur Implementierung einer zweiten Berichtslinie notwen- dig? Einheitliche Formulierung zentraler Aussagen zwecks Verbesserung der Lesbarkeit der Berichte. Überblick über mögliche Organisationsstrukturen Unmittelbare Unterstellung und Berichtspflicht der CoF gegenüber der Geschäftsleitung Bisherige Berichte und Berichtswege in Abhängigkeit der Organisationsstruktur Angemessene, frist- und adressatengerechte Information der Geschäftsleitung und des Aufsichtsorgans Verantwortung der Compliance-Funktion für Ablauf, Inhalt und Umfang der compliance-relevanten Berichterstattung, direkte Berichtslinie zum Vorstand Sind die bisherigen Berichtslinien weiterhin ausreichend, die aufsichtsrechtlichen Anforderungen erfüllt? Einbindung des „neuen“ Beauftragten in bestehende Strukturen und Abläufe Terminologie der bestehenden Berichte: Angleichen von Bezeichnungen und Begrifflichkeiten, Layout Kombination der bestehenden Beauftragtenberichte … optimal ausgestalten und nutzen! Vor-/ und Nachteile einer abschließenden Zusam- menfassung durch den MaRisk CO Ergänzung um wichtige Handlungsvorschläge? Vorab in jedem Dokument durch die einzelnen Beauftragten, nachgelagert durch den MaRisk CO? Praktische Erfahrungen bezüglich Vereinheitlichung und Zusammenfassung der verschiedenen Jahresberichte Berichtsturnus: Angleichen an die Interne Revision sinnvoll? Ad hoc-Berichterstattung zur unverzüglichen Adressierung von Feststellungen und möglicher Vorschläge über Maßnahmen zur Defizitbehebung durch die CoF weiterhin sicherstellen, Arbeitsanweisungen entsprechend anpassen Gelebte Praxis: Erfahrungsbericht Einführung eines neuen CO-Anweisungswesens Status-Quo-Analyse der oftmals unübersichtlichen schriftlich fixierten Ordnung infolge einer in der Praxis typischen Entwicklung und Erweiterung von Arbeitsanweisungen Prozess „Einführung neuer Anweisungen”: klare Regelungen für eine strukturierte Integration neuer Anweisungen, Vorstellung möglicher Vorgehen, insbesondere mit Workflowsteuerung Ziel- und risikoorientierte Zuordnung von Verantwortlichkeiten Unabdingbare Verantwortlichkeiten des Vorstands für Strategien sowie Rahmenanweisungen (First-Level-Verantwortung) Klare Definition der fachlichen Verantwortlichen, insbesondere bei bereichsübergreifenden Anpassungen Hinweise und Erfahrungen für eine sachgerechte Verteilung von Verantwortlichkeiten Schnittstellen eines prozessbasierten neuen Anweisungswesens zu einem gut strukturierten, in sich geschlossenen IKS (un)Geeignete Zugangswege der Mitarbeiter zur CO-Arbeitsanweisung: intuitive Systemführung, klare Struktur, überschaubare Gliederung Layout: Akzeptanz durch Standards und permanente Qualitätssicherung Strukturen: Vermeidung von Redundanzen und unübersichtlichen Gliederungsebenen Aufsicht: Einbezug der Revision, der Beauftragten und Einbindung ins IKS Optimaler Verlauf externer und interner Prüfungen durch ein auch für Dritte deutlich transparentes Anweisungswesen (neue) Kontrollen, Prüfungserkenntnisse, Gefährdungsanalyse der Rechtsgebiete Von der Gefährdungsanalyse (GFA) zum Jahres- kontrollplan. Wie leitet die neue MaRisk-Compliance Funktion Kontrollhandlungen ab? Erste Analyse von Rechtsgebieten, Bestandsaufnahme und Gefährdungsanalyse Anlass(un)abhängige Durchführung und ggf. Aktualisierung der Gefährdungsanalyse als Grundstein für Tätigkeit der Compliance-Funktion und wirksame Steuerung der Compliance-Risiken Von der Risikoanalyse zum Jahreskontrollplan. Sinnvolle eigene Kontrollhandlungen des MaRisk Co? Wie weit ist die Anlehnung an das Vorgehen der anderen Beauftragter sinnvoll? Ansatzpunkte für die Ableitung eines umfassenden, risikoorientierten Kontrollplans aus der GFA definieren Ansatzpunkte für Durchführung von Überwachungsund Kontrolltätigkeiten (u.a. infolge der Analyse der Rechtsgebiete, rechtliche Änderungen, weiterführende Unterlagen) Praktische Beispiele konkreter Kontrollhandlungen Beurteilung der Wirksamkeit einzelner Kontrollen und Sicherstellung der Ergebnisüberleitung in die GFA Unter welchen Voraussetzungen bzw. für welche Bereiche sind Vor-Ort-Kontrollen durch den MaRisk Compliance-Beauftragten in Ergänzung zu analytischen Kontrollhandlungen sinnvoll? Koordination der Überwachungs- und Kontrollhandlungen unter Beachtung der unterschiedlichen Aufgabenstellung und Unabhängigkeit der jeweiligen Funktionen, bspw. Abstimmung mit der Internen Revision, um „Doppelungen“ zu vermeiden, bspw. bzgl. Vor-Ort-Kontrollen Durchführung von Compliance-Reviews – Inwieweit sind die Kontrollprozesse entsprechend den Vorgaben in den Fachbereichen implementiert und funktionieren auch effektiv? Impulse zur Anpassung der Risikoanalyse? Fortlaufende Analyse der Rechtsgebiete/ rechtlicher Änderungen im Rahmen des Tagesgeschäfts ca. 17.00 Uhr Ende des Fachseminars (ca. 12.45–14.00 Uhr gemeinsames Mittagessen, 15 min. Kaffeepause am Vor- und Nachmittag) Referenten: Jan Hendrik Meyer im Hagen Bereichsdirektor Interne Revision, Sparkasse Paderborn-Detmold Manuel Regent Stv. Compliance-Beauftragter, Südwestbank AG, Stuttgart Gefährdungsanalyse Compliance 19. Mai 2015 in Frankfurt/M. (150522) 760 €* MaRisk-Compliance kompakt 20. Mai 2015 in Frankfurt/M. (150526) 760 €* Bearbeitungs- und Prüfungsleitfaden Kapitalanlageund Wertpapierrechtenthalten! Praktikerhandbuch Verbraucherdarlehen enthalten! Rechtsupdate Compliance Identifizierung von Ma-Risk Compliance-Risiken 21. und 22. Mai 2015 in Frankfurt/M. (150530) Kontoführung & Zahlungsverkehr enthalten! 1140 €* Ich kann nicht am Seminar teilnehmen und bestelle deshalb die Seminarunterlagen zu den oben angekreuzten Seminaren (150,00 Euro* je Tagesdokumentation) Ich bestelle versandkostenfrei (innerhalb Deutschlands) das Fachbuch Bearbeitungs- und Prüfungsleitfaden Compliance-Funktion nach MaRisk 2014, ca. 218 Seiten, 79,- €** Kontoführung & Zahlungsverkehr 2011, ca. 729 Seiten, 89,- €** Praktikerhandbuch Verbraucherdarlehen 2011, ca. 596 Seiten,89,Name: Über ein Jahr Praxiserfahrung nach der Implementierung der MaRisk Compliance Funktion zeigt, wie viele Problemfelder nach oder während der laufenden Anpassung der schriftlich fixierten Ordnung bestehen (können). Aus der Praxis werden Fallstricke, Optimierungsmöglichkeiten und Schnittstellen aufgezeigt. 18. Mai 2015 von 9.00 bis 17.00 Uhr relexa Hotel Frankfurt/ Main Lurgiallee 2, 60439 Frankfurt am Main 069 957780 Begrenztes Zimmerkontingent im Tagungshotel verfügbar. Bitte nehmen Sie Ihre Zimmerreservierung unter dem Stichwort „Finanz Colloquium Heidelberg“ direkt beim Tagungshotel vor. Im Teilnahmeentgelt enthalten: Seminardokumentation, Erfrischungen, Mittagessen, 2-jähriger kostenfreier Bezug unseres Newsletters Banken-Times und ein Exemplar des vorne beschriebenen Fachbuchs (Aushändigung NUR vor Ort). Vorname: Position: Bei der Teilnahme an mehreren Seminaren dieser Seminarreihe durch einen oder mehrere Mitarbeiter aus demselben Unternehmen erhalten Sie für jedes weitere Seminar € 50,- Rabatt. Abteilung: Sie erhalten nach Eingang der Anmeldung Ihre Anmeldebestätigung/Rechnung. Bitte überweisen Sie den Rechnungs-betrag vor dem Veranstaltungstermin. Bei Stornierung Ihrer Anmeldung bis zu vier Wochen vor dem Veranstaltungstermin erheben wir ein Bearbeitungsentgelt von 150,- €*. Bei Stornos nach diesem Zeitpunkt wird das gesamte Seminar-entgelt fällig. Zur Fristwahrung müssen Stornos schriftlich bei uns eingehen. Kostenfreie Vertretung durch Ersatzteilnehmer beim gebuchten Termin ist möglich. Umbuchungen auf ein anderes Seminar sind bis zu vier Wochen vor dem Veranstaltungstermin kostenfrei, danach fällt ein Bearbeitungsentgelt von 150 Euro* an. Bei Absage durch den Veranstalter wird das volle Seminarentgelt erstattet. Darüber hinaus bestehen keine Ansprüche, wenn die Absage mindestens zwei Wochen vor dem Seminartermin erfolgt. Änderungen des Programms aus dringendem Anlass behält sich der Veranstalter vor. Firma: Straße: PLZ/Ort: Tel.: Fax: E-Mail: Rechnung an: (Name, Vorname) (Abteilung) * zzgl. 19 % MwSt. ** inkl. 7 % MwSt. E-Mail: Fach-/Produktinformationen und Datenschutz Bemerkungen: Bitte einsenden an: [email protected] Fax +49 6221 99898-99 Finanz Colloquium Heidelberg GmbH Plöck 32 a, 69117 Heidelberg Weitere Infos unter: Telefon: +49 6221 99898-0 oder www.FC-Heidelberg.de Die Finanz Colloquium Heidelberg GmbH und ihre Dienstleister (z. B. 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