FINANCIAL SERVICES Herausforderungen für Service Provider durch das Kapital anlagegesetzbuch Prozess-Review als Vorbereitung zur Revisionsprüfung Das KAGB verpflichtet Kapital verwaltungsgesellschaften (KVGen) zur umfassenden Überwachung ihrer Auslagerungsunternehmen. KPMG unterstützt Service Provider im Immobilienbereich bei der optimalen Vorbereitung auf die Kontrollen durch die KVGen. Die Herausforderung Sie erbringen Dienstleistungen für Manager offener und geschlossener Fonds und werden verstärkt von ihnen geprüft? Mit Einführung des Kapitalanlagegesetzbuchs (KAGB) unterliegt eine Vielzahl bislang unregulierter Finanzmarktakteure nunmehr als KVG den hohen bankenauf sichtsrechtlichen Regelungen zur Geschäftsorganisation. Nach den Vorschriften des KAGB ist eine KVG zur umfas senden Überwachung der von ihr ausgelagerten Funktionen verpflichtet. Dabei liegt es in ihrer Verantwortung, sicherzu stellen, dass der Service Provider in der Lage ist, die über nommenen Aufgaben ordnungsgemäß zu erfüllen. Die Anforderungen an die Qualität der Prozesse des Auslage rungsunternehmens und deren Dokumentation gleichen den KAGB-Vorgaben hinsichtlich der Prozesse einer KVG. Um den neuen Anforderungen gerecht zu werden, erstellen die KVGen Prüfpläne, anhand derer sie die Qualität der Prozesse ihrer Service Provider überwachen. Diese Prüfungen werden häufig von der Internen Revision der KVG oder extern beauftragten Prüfern durchgeführt. Gegenstand der Prüfungen durch die KVGen sind die Prozesse der Dienst leister. In Abhängigkeit von den Prüfungsergebnissen, etwa beim Fehlen ausreichender Kontrollmechanismen, hat die KVG gegebenenfalls Verbesserungsmaßnahmen zu definie ren, die für den Service Provider bis zum Entzug des Auftrags führen können. Für viele Service Provider im Immobilienbereich, insbesondere Property Manager, sind die Anforderungen neu. Sie müssen sich umfassend vorbereiten, um die Vorgaben der Internen Revision einer KVG erfüllen zu können. Der Fokus gilt dabei der Überprüfung der Prozesse und ihrer Dokumentation (einschließlich Angemessenheit und Wirksamkeit der Kontrollen). Zudem haben Service Provider, die für mehrere KVGen arbeiten, diese Prüfungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Anforderungen an die aufzu bereitenden Unterlagen wiederholt zu durchlaufen. Es empfiehlt sich für Service Provider, eine Zertifizierung ihres internen Kontrollsystems (IKS) nach dem deutschen Prüfungsstandard (PS) 951 oder dem internationalen Pendant ISAE 3402 zu erwerben. Sie belegt die Funktionsfähigkeit des IKS und der angemessenen Dokumentation, sodass Prüfer idealerweise nur noch Aktualität und Umfang der Zertifizierung prüfen müssen. Die Vorbereitung einer Zertifizierung unterstützt den Service Provider zudem dabei, sein IKS grundlegend auf Weiterentwicklungs- und Effizienzpotenziale zu untersuchen und die Dokumentation zu schärfen. Anforderungen an die Prozesse eines Property Managers als Service Provider Technische Objekt verwaltung Kaufmännische Objekt verwaltung Mietmanagement Buchhaltung/ Rechnungs wesen Betriebs kosten abrechnung Angemessene Prozessgestaltung Effektive Kontrollen Schriftlich fixierte Geschäftsordnung Arbeitsrichtlinien Prozess- und Kontrolldokumentation Funktionsfähigkeit der Prozesse und Kontrollen Reporting © 2015, KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Hauptprozesse des Property Managements Unsere Leistung Bestens für Sie aufgestellt Unsere Spezialisten begleiten Sie auf dem Weg zur Erlangung einer Zertifizierung nach IDW PS 951 oder ISAE 3402. Wesentliche Handlungsfelder sind dabei folgende: Mit unserem multidisziplinären Team aus Prozess- und Rechtsberatern* sowie Wirtschaftsprüfern unseres Sektors Real Estate stehen Ihnen erfahrene Spezialisten zur Ver fügung, die Sie bei Gestaltung und Dokumentation der Prozesse zur Erlangung der Zertifizierung umfassend unterstützen. Wir beraten Sie gern zu allen prozessualen, organisatorischen und regulatorischen Aspekten. • Unterstützung bei der Definition der relevanten organi satorischen und prozessualen Anforderungen auf Basis des vorliegenden Dienstleistungsvertrags mit einer KVG • Mitwirkung bei der Durchführung einer Gap-Analyse und der Definition von Handlungsfeldern Bei Fragen und für detaillierte Informationen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Bitte sprechen Sie uns an. • Begleitung der Prozessdokumentation unter anderem durch Coaching- und Review-Leistungen • Aufzeigen von bewährten Ansätzen aus unseren umfangreichen Projekterfahrungen • Durchführung der Prüfung nach PS 951 beziehungsweise ISAE 3402 * Die Rechtsdienstleistungen werden durch die KPMG Rechtsanwaltsgesellschaft mbH erbracht. Kontakt KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG Rechtsanwaltsgesellschaft mbH Thomas Strecker Senior Manager, Consulting T +49 89 9282-4535 [email protected] Dr. Ulrich Keunecke Partner, Financial Services Legal T +49 341 22572-555 [email protected] Andreas Lohner Director, Corporate Finance – Real Estate T +49 89 9282-4926 [email protected] www.kpmg.de www.kpmg.de/investmentmanagement www.kpmg-law.de Die enthaltenen Informationen sind allgemeiner Natur und nicht auf die spezielle Situation einer Einzelperson oder einer juristischen Person ausgerichtet. 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