LOGFILE Nr. 02 / Januar 2015 Maas & Peither AG – GMP-Verlag Gute Dokumentationspraxis im Labor – so setzten Sie die Anforderungen richtig um. Ein Auszug aus dem GMP-BERATER von Dr. Markus Limberger Die Anforderungen zur Guten Dokumentationspraxis sind prinzipiell für alle Formen der Labordokumentation relevant und auf alle im vorangegangenen Kapitel genannten Dokumente und Dokumentationswerkzeuge anzuwenden. Die in Kapitel 15.A und Kapitel 15.B beschriebenen allgemeinen Anforderungen an eine GMPgerechte Dokumentation gelten natürlich auch für die Dokumentation von Rohdaten. Im Folgenden werden die wichtigsten Aspekte sowie relevante Besonderheiten für die Labordokumentation aufgeführt. 14.H.4.1 Echtheit der Dokumente und Dateneintrag Eintragungen erfolgen in sauberer Form mit dokumentenechter Tinte (blau). Dokumentenecht bedeutet, dass die Schreibflüssigkeit bestimmte Mindestanforderungen erfüllt. In der ISO 12757 sind die detaillierten Anforderungen für dokumentenechte Schreibmedien festgelegt. Die Verwendung von Leuchtstift (High-Lighter) oder Korrekturflüssigkeit (Tipp-Ex) ist untersagt. Die Dokumente müssen anhand von sogenannten Kopfdaten (z.B. Musteridentifikation, Dokumentcode, Zweck des Dokumentes, Einsatzbereich, Abteilung, Ausgabedatum, Revisionsdatum etc.) eindeutig identifizierbar sein. Sie sollten kontrolliert und bilanziert ausgegeben werden. 14.H.4.2 Identifizierung der handelnden Personen Alle Personen, die analytische Arbeitsschritte, Gegenkontrolle und Genehmigung durchführen, sollten aus Gründen der Nachvollziehbarkeit eindeutig identifizierbar sein und die jeweiligen Tätigkeiten auch dokumentieren. Hierzu werden das Datum sowie die Unterschrift oder das Kürzel verwendet. Die Datumsschreibweise ist vorgegeben (Tag. Monat. Jahr, bspw. 12.01.2015). Jedem Mitarbeiter ist ein Zeichen zugeordnet, welches aus zwei bis drei, der Person eindeutig zugeordneten Buchstaben besteht. Das Kürzel ist analog dem Zeichen, jedoch in handschriftlicher Form. Das Kürzel darf nicht aus einzelnen Buchstaben bestehen, sondern muss zusammenhängend geschrieben werden, so dass die Möglichkeit der Fälschung erschwert wird. Je nach Vorgabe wird bei bestimmten Unterhttp://www.gmp-verlag.de © 2016 Maas & Peither AG – GMP-Verlag, Schopfheim, Germany, All rights reserved Seite 1 LOGFILE Nr. 02 / Januar 2015 Maas & Peither AG – GMP-Verlag zeichnungen die Unterschrift anstelle des Kürzels verwendet (bspw. Unterschrift auf Unterschriftenseite eines Dokuments, Kürzel innerhalb des Dokuments). Die Unterzeichnung in GMPDokumenten setzt voraus, dass der Mitarbeiter entsprechend geschult ist. Zur eindeutigen Nachverfolgung von Abzeichnungen werden Namenszeichen, Namenskürzel und Unterschrift aller relevanten Personen in einer Liste hinterlegt. Dokumente werden erst nach Vorliegen aller erforderlichen Unterschriften gültig. Unterschriften sind, wenn nicht anders vorgegeben, mit Datum zu leisten. Eintragungen, die von mehreren Personen erfolgen, müssen so abgezeichnet werden, dass ersichtlich ist, wer wann welche Eintragung vorgenommen hat. Bei mehrseitigen, nicht trennbaren Dokumenten gilt die Unterschrift am Ende des Dokumentes für alle Eintragungen auf den vorherigen Seiten. Es muss nicht jede Seite einzeln abgezeichnet werden. 14.H.4.3 Dokumentation von Tätigkeiten, Eintragungen in Dokumente Die Dokumentation eines Arbeitsschrittes muss der durchgeführten praktischen Tätigkeit entsprechen. Der Durchführende ist hierfür verantwortlich und zeichnet das Dokument ab. Die Dokumentation muss zeitnah und chronologisch zur Tätigkeit erfolgen, es darf nicht nachträglich dokumentiert werden. Eine Vor- oder Rückdatierung ist als kritischer GMP-Verstoß zu werten. Jegliche Art von Notizen und Eintragungen auf nicht autorisierten Dokumentationsvorlagen ist untersagt. Geräteausdrucke (z.B. von Waagen) müssen dem Prüfmuster zugeordnet werden können und abgezeichnet werden. Bei Ankreuzfeldern muss ein Feld angekreuzt werden. Die verbundenen restlichen Felder müssen nicht entwertet werden. Dies gilt ebenfalls für aus der Logik der Ankreuzfelder folgende nicht relevante Abschnitte. Kopien von OriginalDokumentationen müssen als solche eindeutig gekennzeichnet und abgezeichnet werden. Wenn nötig, kann auf der Kopie der Ablageort des Originals vermerkt werden. Anlagen/Anhänge müssen den Originaldokumenten klar zuzuordnen sein. Sie sollten paginiert werden und mit Seitenzahl/Gesamtseitenzahl (Seite x von y) versehen werden. Dezimalzahlen werden mit Komma (deutsche Schreibweise) oder Punkt (englische Schreibweise) dargestellt. Ein Punkt zur Markierung der Tausenderstelle ist im technischen Umfeld unüblich. Wiederholen sich Eintragungen, sind diese optimaler Weise auszuschreiben. Auf Wiederholungszeichen („Gänsefüßchen“, etc.) sollte verzichtet werden. Besser sind Ersatzformulierungen wie „entspricht“ oder – wenn praktikabel und eindeutig – die Verwendung von geschweiften Klammern ( } ). Leere Dokumentationsfelder sind komplett und eindeutig zu entwerten. Dies gilt auch für nicht verwendete Tabellenzeilen oder -spalten. Die nachträgliche Verwendung von bereits entwerteten Feldern ist wie eine Korrektur zu dokumentieren. 14.H.4.4 Korrekturen Fehler beim Eintrag der Daten sind eindeutig zu entwerten, wobei der Originaleintrag noch klar erkennbar und identifizierbar bleiben muss. Optimal ist die Verwendung eines waagerechten Strichs mit endständigen Begrenzungen (|––––|). Korrekturen müssen immer mit Begründung abgezeichnet werden. Dabei sind auch Kurzformen oder Abkürzungen erlaubt, wenn diese in einer SOP aufgeführt werden, bspw. SF = Schreibfehler). Ergänzungen oder Anmerkungen außerhalb vorgesehener Eintragungsfelder werden als Korrekturen behandelt. Erfolgen Korrekturen auf Dokumenten, welche bereits kopiert wurden, müssen diese erneut kopiert und die Vorgängerkopien entwertet werden. http://www.gmp-verlag.de © 2016 Maas & Peither AG – GMP-Verlag, Schopfheim, Germany, All rights reserved Seite 2 LOGFILE Nr. 02 / Januar 2015 Maas & Peither AG – GMP-Verlag 14.H.4.5 Durchführung von Berechnungen und Rundungen Alle manuell erfolgten Berechnungen müssen in der Dokumentation ersichtlich und nachvollziehbar sein. Grundsätzlich werden alle zur Verfügung stehenden Dezimalstellen in die Berechnung einbezogen. Es gelten die im GMP-Umfeld etablierten Rundungsregeln (siehe auch Arzneibücher USP und Ph. Eur, Kapitel „General Notices“). Berechnungen mit gerundeten Werten und daraus resultierende Kettenrundung ist nicht erlaubt. Eine Rundung ist erst im letzten Schritt der Resultatsermittlung (bspw. Mittelwertbildung oder Summenbildung) gestattet. Dabei sind die Vorgaben der gültigen Prüfdokumente bzgl. der relevanten Nachkommastellen zu beachten. Vorsicht ist bei der Resultatsermittlung bei einseitig unbestimmten Spezifikationen und daraus resultierenden Ergebnissen (beispielsweise < 0,05 %) geboten. Hier ist vorab zu definieren, mit welchem Wert diese Ergebnisse in mögliche nachfolgende Mittelwert- oder Summenbildungen einbezogen werden. Grundsätzlich ergeben sich zwei Optionen: der Wert wird mit dem Spezifikationswert oder Null angegeben. Dies muss gemäß einer individuellen Risikobetrachtung für die jeweilige Methode festgelegt werden. Alle Berechnungen inklusive der Nachvollziehbarkeit der verwendeten Werte müssen von einer 2. Person kontrolliert und abgezeichnet werden. Abbildung 14.H-1 zeigt anhand einiger Beispiele das korrekte Runden von Zahlenwerten. Abbildung 14.H-1 Korrektes Runden von Zahlenwerten und Abgleich gegen die Spezifikation Der Text ist ein Auszug aus dem GMP-BERATER Kapitel 14.H.4 Umsetzung der Anforderungen zur Guten Dokumentations-praxis im Labor. Autor: Dr. Markus Limberger Quasaar GmbH E-mail: [email protected] http://www.gmp-verlag.de © 2016 Maas & Peither AG – GMP-Verlag, Schopfheim, Germany, All rights reserved Seite 3 LOGFILE Nr. 02 / Januar 2015 Maas & Peither AG – GMP-Verlag Auch 2016 immer auf dem neuesten Stand: Der GMP-BERATER Ein Muss für die Pharmaindustrie und ihre Lieferanten Greifen Sie auf die größte, aktuelle Wissenssammlung auf dem Gebiet der Good Manufacturing Practice (GMP) zurück. Sie verbindet die Theorie der Regelwerke mit der praktischen Umsetzung in Ihrem Betrieb und gliedert sich in zwei Bereiche. Erhältlich als Onlinedatenbank oder als Loseblattsammlung (mit und ohne CD-ROM). 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