INTRODUCTIE WKR Van : Datum : Betreft : mr. Inka de Jong RB 1 augustus 2014 Introductie WKR Wij vinden het belangrijk u tijdig te informeren over de werkkostenregeling die met ingang van 1 januari 2015 (verplicht) van toepassing is. Deze regeling kan veel gevolgen hebben voor 1 werkgevers die vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers geven. Werkkostenregeling De werkkostenregeling maakt de fiscale regels voor vergoedingen eenvoudiger. De regeling komt er op neer dat u per 1 januari 2015 maximaal 1,2% van uw totale loonsom - hierna de vrije ruimte - onbelast mag vergoeden aan uw werknemers. Bij een loonsom van € 500.000 heeft u derhalve € 6.000 (€ 500 per maand) aan onbelaste vergoeding te verdelen. Een groot voordeel is dat er geen nadere voorwaarden aan deze vergoedingen/verstrekkingen zitten. Een nadeel is dat ook een groot deel van verstrekkingen die niet echt als loon worden gezien onder de WKR valt. Voorbeelden van vergoedingen die ten laste van de vrije ruimte komen zijn: personeelsfeesten en –uitjes, vergoedingen voor telefoon, kerstpakketten, kantinekosten, verstrekkingen van maaltijden, de fiets van de zaak. De hoogte van de vergoeding die u feitelijk vergoedt kan overigens wel worden getoetst op gebruikelijkheid. Eindheffing of inhouden? Betaalt u meer vergoedingen dan in uw vrije ruimte passen, dan moet u beslissen of u over het meerdere als werkgever belasting gaat betalen (80% eindheffing) of dat u de belasting gaat inhouden bij uw werknemers. Het komt er dan op neer dat bij overschrijding van de vrije ruimte of u of uw werknemers meer belasting gaan betalen. Dat is wellicht een reden de bestaande kostenvergoedingen aan te passen aan de nieuwe regels, indien en voor zover dit vanuit arbeidsrechtelijk oogpunt mogelijk is. U moet dan rekening houden met de afspraken die u in het verleden met uw werknemers heeft gemaakt. Uitzonderingen: gerichte vrijstellingen, (nihil)waarderingen en noodzakelijke vergoedingen Voor bepaalde zakelijke kosten kunt u onbelaste vergoedingen betalen die buiten de vrije ruimte blijven. Het gaat dan bijvoorbeeld om reis- (€ 0,19 per km) en verblijfkosten, bepaalde maaltijden en studiekosten. Zaken als de auto van de zaak en een dienstwoning tellen ook niet mee voor de vrije ruimte. Verder wordt de waarde van bepaalde voorzieningen die u aan uw werknemers verstrekt of ter beschikking stelt, op nihil of op een vast bedrag gesteld. Het gaat dan om bijvoorbeeld consumpties en maaltijden en werkkleding op de werkplek. Als u dat noodzakelijk acht voor uw bedrijfsvoering mag u gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur onbelast vergoeden. 1 Hierna zal met de term ‘vergoedingen’ ook ‘verstrekkingen’ worden bedoeld. 1. INTRODUCTIE WKR Lastenverlichting? De administratieve verwerking van de werkkostenregeling is helaas niet eenvoudig. Voor de loonheffing van de werknemers hoeft u voor binnen de vrije ruimte vallende kostenvergoedingen geen bonnen meer te vragen of bewaren. Maar voor eventuele aftrek van BTW blijven bonnen/facturen op naam van u als werkgever wel van belang. Ook zal de administratie wellicht (eenmalig) opnieuw moeten worden ingericht, zodat het totale bedrag van vergoedingen en verstrekkingen die van invloed zijn op de vrije ruimte, apart uit de administratie blijken. Bij het administreren van de verschillende personeelskosten, zal al bij het inboeken moeten worden beoordeeld van wat voor soort kosten sprake is. U moet na afloop van het jaar toetsen of de vrije ruimte is overschreden. De belasting (80% eindheffing) draagt u in januari af aan de belastingdienst. Gunstig of niet? Of de werkkostenregeling voor u gunstig is, hangt van een aantal aspecten af. Als u nu vergoedingen betaalt die onder de gerichte vrijstellingen blijven vallen, krijgt u wellicht meer vrije ruimte voor onbelaste vergoedingen. Betaalt u echter veel vergoedingen waarvoor geen gerichte vrijstellingen meer gelden (personeelsuitjes) of waarop de eindheffing al van toepassing was (kerstpakketten), dan zult u de vrije ruimte al snel overschrijden. Advies Wij adviseren u tijdig actie te ondernemen rond het pakket arbeidsvoorwaarden dat u onder de nieuwe regeling na 1 januari 2015 wilt aanbieden. De volgende stappen moeten in principe vóór 1 januari 2015 worden genomen: 1. Inventarisatie van kostenvergoedingen in het bedrijf <WPE eventueel i.o.m. cliënt>; 2. Bepalen van de gevolgen van de nieuwe regeling op de situatie <WPE>; 3. Keuze maken hoe u wilt omgaan met de gevolgen: wel/niet eindheffing c.q. wel niet aanpassen vergoedingen <cliënt>; 4. Eventueel afstemming met personeel(svertegenwoordiging) <cliënt>; 5. Aanpassingen arbeidsvoorwaarden en vastlegging daarvan <WPE i.o.m. cliënt en eventueel arbeidsjurist>; 6. Communicatie hiervan richting werknemers <cliënt>. De financiële- en loonadministratie moeten opnieuw worden ingericht. Het is dus belangrijk dat u wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden en vooral de vergoedingenstructuur tijdig aan ons doorgeeft. Kosten De kosten voor de omzetting naar de WKR zullen afhankelijk zijn van de acties die moeten worden ondernomen. Voor de werkgever die alleen een DGA op de loonlijst heeft staan zullen voornoemde stappen tot minder werk leiden, dan wanneer er ook nog ander personeel op de loonlijst staat. Voor de inventarisatie en het bepalen van de gevolgen (stappen 1 en 2) zal per werkgever een bedrag in rekening worden gebracht tussen de € 180 en de € 500 exclusief BTW, afhankelijk van het aantal werknemers en de complexiteit van de vergoedingen (exclusief eventuele besprekingen). 2. INTRODUCTIE WKR Wanneer na stap 2 nog verdere acties van onze kant moeten worden genomen, zullen we deze kosten op basis van uren x tarief in rekening brengen. Eventuele besprekingen zullen eveneens op basis van uren x tarief in rekening worden gebracht. Tot slot In deze brief hebben wij u op hoofdlijnen geïnformeerd over de nieuwe werkkostenregeling. Wilt u meer informatie of begeleiding bij de te maken keuzes, dan kunt u contact met ons opnemen (033 – 2456737) of mail naar [email protected]. ***** 3. INTRODUCTIE WKR Wij hebben de werkkostenregeling tot slot nog in een schema samengevat. Vergoedingen/verstrekking en aan werknemers: • Intermediaire kosten? • Gerichte vrijstelling? • Nihilwaardering? • Noodzakelijke kosten? Ja Onbelast Nee Nee Forfait van 1,2% (vrije ruimte) totale loonsom ‘opgebruikt’? Ja Eindheffing 80% of inhouden bij werknemer Vertrouwende u hiermee voor nu voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, ***** 4.