Werkkostenregeling wordt verplicht Op 1 januari 2015 worden de bestaande regels voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan personeel ingrijpend veranderd. Vanaf die datum geldt de werk kostenregeling (WKR). Deze nieuwe regeling werkt heel anders dan u gewend bent. De gevolgen verschillen per bedrijf. Overgangsregeling beëindigd beschikking stelt dan 1,2% van de loonsom, dan moet u Het was de afgelopen jaren al mogelijk om de nieuwe over het meerdere 80% loonbelasting afdragen. Dit be regeling te gebruiken. Daar had u bij de eerste aangifte drag wordt op jaarbasis berekend en indien van toepas loonheffingen in het kalenderjaar voor moeten kiezen. sing afgedragen. Deze belasting komt voor rekening Tussentijds overstappen is niet mogelijk. Bent u nog niet van u als werkgever omdat u niets op het loon van de overgestapt, dan bent u dat per 1 januari 2015 verplicht. werknemer mag inhouden. U hoeft over het meerdere Bent u wel overgestapt, dan moet u rekening houden geen premies werknemersverzekeringen, premies volks met een aantal wijzigingen die in 2015 naar verwachting verzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw ingaan. Deze brochure gaat over de regels zoals die in te betalen. Binnen de vrije ruimte kunnen bijvoorbeeld 2015 waarschijnlijk gelden. vallen: kerstpakketten, een fiets, advocaatkosten bij ont slag, kantinemaaltijden en een personeelsuitje. Hoe werkt de regeling? In de WKR worden alle vergoedingen en verstrekkingen Bestaat uw bedrijf uit meerdere BV’s met eigen tot het loon gerekend. Voor zaken die een werknemer personeel, dan wordt de vrije ruimte vanaf 2015 niet nodig heeft voor het werk gelden verschillende per BV bepaald, maar voor alle BV’s samen. Daardoor vrijstellingen: kan de ruimte die één van de BV’s over heeft bij de andere worden benut. Dit kan alleen voor BV’s die De ‘vrije ruimte’ U mag als werkgever belastingvrij bedragen aan de werk voor tenminste 95% eigendom zijn van het concern. nemers vergoeden, of zaken ter beschikking stellen tot Noodzakelijke hulpmiddelen maximaal 1,2% van de totale fiscale loonsom. Dit bedrag Vanaf 2015 worden gereedschappen, computers en wordt ‘de vrije ruimte’ genoemd. Het maakt niet uit welke mobiele communicatiemiddelen geacht geheel zakelijk werknemer welk bedrag krijgt. De vergoedingen en te zijn als duidelijk is dat de werknemer die zaken voor verstrekkingen mogen niet meer dan 30% afwijken van zijn werk nodig heeft. Over de vergoeding of over de wat in andere gevallen in vergelijkbare omstandigheden waarde van het verstrekte hoeft geen loonbelasting gebruikelijk is. Als u in een jaar meer vergoedt of ter te worden berekend. De Oude Veiling 12 • 1689 AA Zwaag • Tel. 0229 - 280 090 • [email protected] www.accountantskantoorhoff.nl Gerichte vrijstellingen, genormeerde vrijstellingen Vaste kostenvergoeding Sommige vergoedingen en verstrekkingen zijn geheel de WKR toegestaan. U moet het bedrag van de vaste of tot een bepaald bedrag onbelast. Het belaste deel vergoeding bepalen aan de hand van de bonnen die neemt u op in de vrije ruimte. U kunt er ook voor kiezen de werknemer gedurende drie maanden bij u inlevert. om het bij de individuele werknemer tot het loon Pas na die drie maanden mag u overgaan tot een rekenen. Dan betaalt de werknemer de belasting zelf. belastingvrije vaste vergoeding. Betaalt u bijvoorbeeld een vergoeding 30 cent per Een vaste maandelijkse kostenvergoeding is ook onder kilometer, dan is 19 cent vrijgesteld. De bovenmatige Administratie aanpassen 11 cent kunt in de vrije ruimte onderbrengen, of Om te kunnen toetsen of u binnen de vrije ruimte belasten bij de werknemer. Geheel vrijgestelde (van 1,2% van de loonsom) blijft, moet uit uw financiële vergoedingen en bedragen die bij de werknemer administratie blijken wat het totale bedrag van alle worden belast verkleinen uw vrije ruimte niet. vergoedingen en verstrekkingen is (inclusief omzet belasting). Meestal worden de kosten zonder btw Belangrijke gerichte of genormeerde vrijstellingen zijn: geadministreerd. Het is mogelijk dat uw administratie • Reiskosten openbaar vervoer te kunnen achterhalen. Is dat te bewerkelijk, dan wordt (abonnementen) • Kosten van opleiding en bijscholing • Maaltijden bij overwerk moet worden aangepast om de bedragen inclusief btw het mogelijk met de Belastingdienst een verdeelsleutel af te spreken die de verhouding tussen kosten met ver schillende btw-tarieven zo goed mogelijk benaderd. (koopavond, dienstreizen) • Vergoeding kosten eigen vervoer: tot 19 cent per kilometer • Vakliteratuur, inschrijving beroepsregister • Voorzieningen op de werkplek • Consumpties op de werkplek (geen maaltijd) Voorkom hoge kosten voor 2015! Afhankelijk van uw kostenpatroon kan de nieuwe werkkostenregeling in 2015 nadelig voor u uitpakken. Het is dan ook verstandig om in een vroeg stadium te onderzoeken hoe de bestaande kostenregelingen in uw arbeidsvoorwaarden kunnen worden aangepast om te Intermediaire kosten voorkomen dat u in 2015 boven de grens van 1,2% van de Dit zijn kosten die de werknemer heeft betaald, maar loonsom uitkomt. Het kan zinvol of zelfs noodzakelijk zijn die voor rekening van de werkgever komen. De werk om de afgesproken kostenvergoedingen te veranderen. nemer schiet de kosten alleen maar voor. Betaalt u die Houdt u er wel rekening mee dat arbeidsvoorwaarden terug, dan is dat geen loon voor de werknemer. Deze niet zonder meer eenzijdig aangepast kunnen worden. vergoedingen beperken de vrije ruimte niet. Daarnaast is het voor u van belang om uw financiële administratie tijdig voor te bereiden op de nieuwe Voorbeelden: werkkostenregeling. • Een werknemer met een auto van de zaak betaalt een een tankbeurt zelf omdat zijn tankpas niet werkt. Wij kunnen ons voorstellen dat u wilt weten wat de Hij declareert het bonnetje. Het bedrag is niet belast. consequenties van de invoering van de WKR voor uw • Een werknemer vult de voorraad koffie voor de onderneming zijn. Wij hebben een rekenmodel beschik kantine aan. De rekening van € 200 betaalt hij zelf. baar waarmee wij kunnen bepalen wat de gevolgen voor De vergoeding van dit bedrag is onbelast. u zijn. Als u gebruik wilt maken van de mogelijkheid om de verschillen tussen beide regelingen voor uw onder Uit uw administratie moet eenduidig blijken dat het neming uit te laten rekenen, neem dan contact met ons gaat om intermediaire kosten. op. Wij adviseren u graag over de te nemen stappen. Heeft u nog vragen over de werkkostenregeling? Neem dan gerust contact met ons op. Deze brochure is gebaseerd op de regelgeving voor 2015 en hetgeen daarover op 23 juli 2014 bekend was.