WERKKOSTENREGELING - INLEIDING Tot en met 2014 kon u (per kalenderjaar) ervoor kiezen om de werkkostenregeling of de bestaande regels voor vergoedingen en verstrekkingen toe te passen. Per 1 januari 2015 is de werkkostenregeling voor alle werkgevers van toepassing en mogen de “oude” regels niet meer toegepast worden. De vrije ruimte van de WKR bedraagt in 2015 1,2% van het totale fiscale loon. Bovenstaande betekend concreet dat alle vergoedingen en verstrekkingen die in de salarisadministratie opgenomen zijn opnieuw beoordeeld moeten worden. Naar aanleiding hiervan worden deze als volgt onderverdeeld: • • • • Gerichte vrijstelling Zaken die onder het noodzakelijkheidscriterium vallen Nihil-waarderingen loon in natura Overige vergoedingen en verstrekkingen o Deze worden onbelast vergoedt/verstrekt en komen ten laste van de vrije ruimte o Deze worden tot het loon gerekend en dus belast. WERKKOSTENREGELING – DETAILS Per 1 januari 2011 is de werkkostenregeling ingevoerd. Deze regeling houdt in het kort in, dat u een bepaald percentage van uw totale fiscale loon kunt besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers voor zover deze vergoedingen tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking behoren. Vergoedt u meer dan het gestelde percentage van het fiscale loon onbelast, dan wordt over het meerdere een eindheffing van 80% geheven. Vergoedingen of verstrekkingen die niet tot het loon behoren zijn: • • • • Voordelen buiten dienstbetrekking (bv fruitmand bij ziekte, rouwkrans) Intermediaire vergoedingen (vergoedingen van kosten die werknemer maakt voor zaken die voor het bedrijf zijn). Er moet wel sprake zijn van een vergoeding op declaratiebasis en niet van een verstrekking als werkgever. Vrijgesteld loon (vrijgestelde aanspraken, vrijgestelde uitkeringen / verstrekkingen) Verstrekkingen waarvoor werknemer minstens de factuurwaarde betaald De volgende vergoedingen of verstrekkingen voor ex-werknemers moeten in de vrije ruimte ondergebracht worden: • • Producten uit eigen bedrijf Verstrekkingen die u ook aan de werknemers geeft, bv kerstpakket De enige beperkingen die de werkkostenregeling kent is de gebruikelijkheidstoets. Deze houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die u toewijst niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag wat boven deze 30% uitkomt wordt tot het loon van de werknemer gerekend. Gerichte vrijstellingen Bepaalde zaken kunt u onbelast blijven vergoeden zonder dat ze ten koste gaan van uw vrije ruimte, dit zijn de “gerichte vrijstellingen”. Voor de gerichte vrijstellingen gelden de voorwaarden zoals ze nu ook bestaan. Gerichte vrijstellingen zijn: • • • • • • • • • • • • Vergoeding van reizen met eigen vervoer / openbaar vervoer (zakelijk en woon-werk) tot een maximum van € 0,19 per kilometer Verblijfskosten (maaltijden, overnachtingen e.d. tijdens dienstreizen) Opleidingskosten Cursussen, congressen, seminars e.d. EVC-procedures Maaltijden als gevolg van dienstreizen, overwerk, koopavonden en met een zakelijk karakter Verhuiskosten Extraterritoriale kosten (30%-regeling) Vergoedingen en verstrekkingen van vakliteratuur Vergoedingen van de kosten van inschrijving in een beroepsregister Personeelskorting voor branche-eigen producten, maximaal 20% van de waarde economisch verkeer en maximaal € 500 per werknemer per kalenderjaar. Doorschuiven van niet gebruikte korting uit eerdere jaren is niet meer mogelijk. Vergoedingen voor werkplekvoorzieningen, bijvoorbeeld werkkleding. Het is nog niet bekend welke voorzieningen dit worden. Dit wordt later bekend gemaakt. Noodzakelijkheidscriterium Per 2015 wordt voor de vergoeding en/of verstrekking van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur het noodzakelijkheidscriterium ingevoerd. Indien een werknemer dit zonder meer nodig heeft om zijn werk te kunnen doen, dan kan de werkgever deze verstrekken zonder rekening te hoeven houden met het privé-voordeel van de werknemer. Cafetariaregelingen kunnen bij deze methode niet toegepast worden. Loon in natura In de werkkostenregeling wordt loon in natura gewaardeerd tegen het factuurbedrag inclusief BTW. In geval u geen factuur hebt of een factuur hebt van een verbonden vennootschap gaat u uit van de waarde economisch verkeer. Sommige vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen van loon in natura worden door de belastingdienst op nihil gewaardeerd en gaan dus niet ten koste van uw vrije ruimte. De nihilwaarderingen zijn: • • • • • • voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon Arbo-voorzieningen Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd Uniformen / werkkleding (alleen geschikt voor werk of die op het werk achterblijven) de renteloze personeelslening als uw werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter voor woon-werkverkeer koopt (ook binnen cafetariaregelingen) de kosten en het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van uw werknemer als deze aftrekbaar zijn in de inkomstenbelasting • • Ter beschikking gestelde werkkleding met een bedrijfslogo van minstens 70 cm2 De waarde van huisvesting en inwoning als werknemer niet op de werkplek woont, maar hier redelijkerwijs wel gebruik van moet maken. NB: bij een ter beschikking stelling blijft de werkgever eigendom behouden! Verplichte loonbestanddelen De volgende zaken zijn altijd loon voor de werknemer en mogen niet onbelast vergoed worden onder de werkkostenregeling: • • • Auto van de zaak Dienstwoning Boetes en vergoedingen voor criminele activiteiten Afrekensystematiek Tot en met 2014 kon de keuze gemaakt worden uit 3 methodes om bij te houden of en wanneer er 80% eindheffing afgerekend moest worden. Per 2015 komen deze methodes te vervallen en dient er na afloop van het kalenderjaar bekeken te worden of de vrije ruimte van 1,2% overschreden is. Is dit het geval dan dient te verschuldigde eindheffing van 80% over het bovenmatige gedeelte verwerkt te worden in de aangifte loonheffingen over januari van het opvolgende jaar. Het blijft wel mogelijk om tussentijds af te rekenen als blijkt dat de vrije ruimte gedurende het jaar overschreden wordt.