Bent u klaar voor de werkkostenregeling? Van uitstel komt geen afstel: vanaf 1 januari 2015 bent u verplicht om de werkkostenregeling toe te passen. U kunt dan nog maar maximaal 1,2% van het totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Over het bedrag boven de vrije ruimte bent u loonbelasting verschuldigd in de vorm van een eindheffing van maar liefst 80%. Zorg daarom dat u goed voorbereid bent op de invoering van de werkkostenregeling. Checklist voor het invoeren van de werkkostenregeling De datum van 1 januari 2015 lijkt misschien nog ver weg. Toch is het verstandig om uw bedrijf nu alvast voor te bereiden op de invoering van de werkkostenregeling. Want er is een flink aantal zaken waar u op moet letten: - Pas uw financiële administratie aan. De belastingdienst verlangt dat uit de financiële administratie blijkt wat de totale kosten (inclusief BTW) zijn per kostengroep. - Zorg dat uw administratie zodanig is ingericht dat u straks de juiste aangifte loonheffingen kunt doen. - Controleer of u de arbeidsovereenkomsten en arbeidsvoorwaarden (zoals het cafetariasysteem) moet aanpassen. Is er binnen uw onderneming een ondernemingsraad? Dan moet u deze bij dit proces te betrekken. - Geldt binnen uw onderneming een cao? Dan moet die ook aan de nieuwe regeling worden aangepast. - Onderzoek de vaste kostenvergoedingen en omschrijf deze opnieuw. - Neem uw plannen voor personeelsfeesten eens onder de loep: feesten die u organiseert op een externe locatie vallen onder de werkkostenregeling in de forfaitaire ruimte. Bij een groot feest loopt u echter al snel tegen de grens van die ruimte aan. Houdt u het feest buiten de forfaitaire ruimte, dan wordt het gezien als loon voor de werknemer en betaalt u een eindheffing van 80% en dat kan dus een duur feestje worden. Ter overweging: personeelsfeesten op de werkplek zijn onbelast. - Huidige afspraken met de fiscus komen te vervallen! Het goede nieuws: de vrijstellingen Niet alle kosten en verstrekkingen vallen onder de werkkostenregeling. De volgende kosten zijn vrijgesteld: - Intermediaire kosten, dit zijn kosten die een werknemer maakt ten behoeve van de werkgever. Denk hierbij aan de kosten in verband met de auto van de zaak en kosten die uw werknemer voorschiet voor het bedrijf. - Nihil waarderingen, dit zijn vooral beloningen in natura, zoals de inrichting van de werkplek op de zaak, arbo-voorzieningen, mobiele telefoons met meer dan 10% zakelijk gebruik, etc. - Gerichte vrijstellingen, dit zijn aangewezen kostenvergoedingen en verstrekkingen, waaronder: extraterritoriale kosten, zakelijke reiskosten inclusief woon-werkverkeer, outplacement, de 30% regeling, studiekosten, zakelijke maaltijden, etc. De kleine lettertjes: dit artikel is van algemene aard en is niet in alle gevallen bruikbaar of toepasbaar terwijl voor de uitvoering hiervan fiscaal advies nodig is. Hoewel bij de voorbereiding van dit artikel de grootst mogelijke zorgvuldigheid is betracht, kunnen wij geen aansprakelijkheid aanvaarden voor enige schade welke zou kunnen voortvloeien uit handelen of nalaten naar aanleiding van dit document. Voor specifiek advies kunt u vrijblijvend contact opnemen met HBK t. +31 (0)71 542 27 20, e. [email protected] Hulp nodig? Heeft u hulp nodig bij de invoering van de werkkostenregeling in uw bedrijf of heeft u vragen over de regeling in het algemeen? Neem dan gerust contact op met Peggy Beirens ([email protected]) of Dennis Swart ([email protected]). HBK juli 2014 De kleine lettertjes: dit artikel is van algemene aard en is niet in alle gevallen bruikbaar of toepasbaar terwijl voor de uitvoering hiervan fiscaal advies nodig is. Hoewel bij de voorbereiding van dit artikel de grootst mogelijke zorgvuldigheid is betracht, kunnen wij geen aansprakelijkheid aanvaarden voor enige schade welke zou kunnen voortvloeien uit handelen of nalaten naar aanleiding van dit document. Voor specifiek advies kunt u vrijblijvend contact opnemen met HBK t. +31 (0)71 542 27 20, e. [email protected]