mailing naar klanten WKR - Van Elderen, accountants

De Werkkostenregeling is definitief per 1 januari 2015
Vanaf 2011 had u de keus om aan de Werkkostenregeling (hierna: WKR) mee te doen, een
nieuwe manier van fiscaal omgaan met vergoedingen en verstrekkingen aan personeel.
Vanaf 2015 wordt de WKR verplicht voor alle werkgevers. Er zijn nog een aantal
aanpassingen voorgesteld, welke definitief worden na aanname van het Belastingplan 2015.
De WKR houdt in dat u maximaal 1,2% (2015) van de totale loonsom aan vrijgestelde
vergoedingen c.q. verstrekkingen aan uw werknemers mag geven (de vrije ruimte).
U mag dit totale bedrag zelf onder de werknemers verdelen. Er zijn echter een aantal
uitdrukkelijk genoemde uitzonderingen die aanvullend zonder belastingheffing vergoed
kunnen worden.
Dit zijn:
•
•
•
•
Intermediaire kosten;
Gericht vrijgestelde kosten;
Op nihil gewaardeerde vergoedingen en verstrekkingen
Zaken welke onder het noodzakelijksheidcriterium vallen.
Als na aftrek van bovengenoemde uitzonderingen de 1,2% wordt overschreden dan volgt
een 80% eindheffing (lees: extra loonbelasting) over het meerdere.
Is de 1,2% nog niet bereikt, dan is er nog ruimte om de WKR vanuit fiscaal oogpunt optimaal
te benutten.
Vaak zal blijken dat de vergoedingen en verstrekkingen die nu onbelast vergoed worden
meestal in de sfeer van bovengenoemde uitzonderingen liggen. En deze blijven dus
vrijgesteld van belastingheffing.
Intermediaire kosten
Intermediaire kosten zijn kosten die een werknemer meestal in uw opdracht en voor uw
rekening voorschiet. Bijvoorbeeld de postzegels of kantoorartikelen die een werknemer
koopt voor de zaak. Andere voorbeelden zijn: de kosten van de auto van de zaak
(voorgeschoten onderhoudskosten, brandstofkosten, waskosten etc.), externe
representatiekosten en relatiegeschenken.
Gericht vrijgestelde kosten
In de nieuwe regeling zijn een aantal gericht vrijgestelde kosten benoemd, die in de huidige
wetgeving ook al onbelast vergoed of verstrekt mogen worden. Voorbeelden hiervan zijn
bijvoorbeeld reiskostenvergoedingen, verblijfskosten, cursussen, vakliteratuur, studiekosten,
zakelijke maaltijden en de korting op branche eigen producten.
Op nihil gewaardeerde vergoedingen en verstrekkingen
Voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen geldt fiscaal een nihilwaardering. Dit zijn
over het algemeen vergoedingen en verstrekkingen die verband houden met de werkplek. U
kunt dan denken aan zaken zoals de inrichting van de werkplek, arbovoorzieningen,
werkkleding en consumpties tijdens werktijd.
Noodzakelijkheidscriterium
In het Belastingplan 2015 is gekozen voor een beperkte introductie van het
noodzakelijkheidscriterium. Het gaat in eerste instantie gelden voor gereedschappen,
computers en mobiele communicatiemiddelen. Als werkgever bepaalt u of de voorziening
noodzakelijk is ter vervulling van de dienstbetrekking. De voorziening dient ook
daadwerkelijk gebruikt worden bij de uitoefening van de dienstbetrekking. Noodzakelijke
kosten mag u belastingvrij vergoeden of verstrekken.
Werkkostenregeling
Alle overige vergoedingen en verstrekkingen vallen in de zogeheten vrije ruimte.
Uitgezonderd hiervan zijn o.a. de bijtelling privé gebruik auto van de zaak, een
jubileumuitkering (bij een 25- en 40-jarig dienstverband) en de vergoeding van geldboeten.
Voorbeelden van kosten die onder de WKR vallen zijn dan:
- Kerstpakketten.
- Fiets.
- Kleding, niet zijnde werkkleding.
- Bedrijfsfitness buiten de werkplek.
- Vergoeding vakbondscontributie.
- Personeelsfeesten (buiten de werkplek).
Bij toepassing van de WKR dient u vooraf de vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen
welke onder de forfaitaire vrijstelling gaan vallen. Indien en voor zover er geen aanwijzing
vooraf plaatsvindt, zijn deze vergoedingen en verstrekkingen gewoon loon!
Overige aandachtspunten
•
•
Vaste kostenvergoeding: Het blijft mogelijk vaste kostenvergoedingen te verstrekken.
Dit geldt echter alleen voor de gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten. Het bedrag
dient aannemelijk gemaakt kunnen worden. Er dient een specificatie per kostensoort
zijn. Verder dient er een onderbouwing van de kostenvergoeding te zijn met een
onderzoek vóóraf naar de werkelijk gemaakte kosten.
Gebruikelijkheidstoets: De waarde van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen
mag niet in belangrijke mate (> 30%) afwijken van wat in dezelfde overeenkomstige
omstandigheden gebruikelijk is.
•
Nieuwe grootboekrekeningen: Zie er op toe dat de diverse kosten bij het inboeken al op
verschillende grootboekrekeningen worden geboekt, om administratief een goed
overzicht te houden. Daarbij is het advies een onderscheid te maken in de vrijstellingen
ten opzichte van de overige personeelskosten WKR welke in de vrije ruimte vallen.
Wat te doen?
Het volgende stappenplan zou gehanteerd kunnen worden:
1. Inventariseer aan de hand van het jaar 2014 welke feitelijke onkostenvergoedingen en
verstrekkingen voorkomen (vanuit de financiële administratie, salarisadministratie en
arbeidsvoorwaarden).
2. Deel de vergoedingen en verstrekkingen in bovengenoemde categorieën in.
3. Bepaal of de eventuele vaste onkostenvergoedingen zijn onderbouwd en of er een
steekproef is gedaan.
4. Beoordeel de arbeidsvoorwaarden of deze wellicht aangepast dienen te worden.
5. Bepaal wat de vrije ruimte zal worden en wat tegen 80% eindheffing afgerekend zal
moeten worden.
Van Elderen accountants | belastingadviseurs zal u, wanneer u dit wenst, intensief
begeleiden in bovenstaande. U kunt het volgende van ons verwachten de komende tijd:
•
•
•
•
Wij houden workshops waar de WKR wordt behandeld;
Desgewenst zullen wij de WKR specifiek voor uw onderneming doornemen;
In 2015 zullen wij in overleg met u periodiek (bijv. per maand of kwartaal) de
personeelskosten controleren en zullen waar nodig een advies uitbrengen;
Tevens zullen wij rond eind november 2015 de personeelskosten nogmaals samen met
u onder de loep nemen en zullen u informeren over de eventuele mogelijkheden in
december.
De wetgever heeft met de invoering van de WKR beoogd de huidige regeling van
kostenvergoedingen te vereenvoudigen. We zijn benieuwd of u als werkgever dit ook zo zult
ervaren.
De WKR is complex en gedetailleerd, maar geeft ook voldoende mogelijkheden. Uw
relatiebeheerder of personeelsadviseur ondersteunt u daar graag bij.

Download Report