30-10-2014 DE WERKKOSTENREGELING Waarom de Werkkostenregeling? Systematiek van de Werkkostenregeling • • • • Intermediaire kosten Nihilwaardering Vrijgestelde kosten Vrije ruimte Veranderingen in 2015 1 30-10-2014 De oude wettekst bestond uit 23 afzonderlijke regelingen voor specifieke vergoedingen en verstrekkingen Van kilometervergoedingen tot een tweede telefoonlijn in het huis van de werknemer. Plan voor de werkkostenregeling: alle afzonderlijke regelingen afschaffen! Het systeem wordt dan veel eenvoudiger Is dat gelukt? Driewerf neen! De beginselen “Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt” Oftewel: alles is loon, tenzij er een vrijstelling geldt Om de werkgevers nog enigszins tegemoet te komen is er een ‘vrije ruimte’ waarin de vergoedingen/verstrekkingen belastingvrij gedaan kunnen worden. 2 30-10-2014 Geen nieuwe kostensoort! Kosten werkgever die werknemer voorschiet Werknemer doet uitgaven in opdracht / op verzoek van werkgever Initiatief ligt bij werkgever Leg als werkgever goed vast in arbeidsovereenkomst/reglement welke kosten werknemer in opdracht / voor rekening van werkgever maakt Wat zijn bijvoorbeeld intermediaire kosten? Auto van de zaak tanken, wassen, repareren Hotelrekening betalen bij werkzaamheden elders Kosten op een beurs voorschieten Uit eten met een zakelijke relatie (niet eigen deel nota) Stiften kopen voor zakelijke bijeenkomst Relatiegeschenk weggeven Etc. Bepaalde verstrekkingen zijn wel loon maar worden voor de berekening van de belasting op nihil gesteld Bekend voorbeeld: wc-papier op het toilet op kantoor Enkele voorbeelden: • Arbovoorzieningen • Vakliteratuur • De inrichting van de werkplek (bureau, planten en kunst) 3 30-10-2014 Andere voorbeelden: • Consumpties tijdens werktijd, niet zijnde een maaltijd (cup-à-soup) • Ov-kaart • Werkkleding (logo van 70cm2 per kledingstuk of werkkleding blijft op locatie van de werkgever) • Fitness op werk (fitness op locatie van Health City is dus wel belast) • Personeelsfeest op de werkplek • Computer en andere apparatuur op de werkplaats De gerichte vrijstellingen zijn meestal het resultaat van een krachtige lobby Veel vrijstellingen komen rechtstreeks uit de oude regeling voor vergoedingen en verstrekkingen Belangrijkste vrijstelling: 19 cent per gereden kilometer met auto/motor/fiets Voor andere vervoerskosten mogen de werkelijke kosten onbelast worden vergoed Andere voorbeelden: • Kosten van maaltijden en overnachtingen bij dienstreizen • Cursussen, studie en congressen, zolang nodig voor onderhoud/verbetering van kennisniveau • Verhuizing in het kader van de dienstbetrekking • Extraterritoriale kosten • Kosten van outplacement Alle andere vergoedingen/verstrekkingen is dus loon! 4 30-10-2014 Niet alle overige vergoedingen/verstrekkingen worden direct belast. Er is een ruimte van 1,5% van de fiscale loonsom beschikbaar om onbelaste vergoedingen te doen. Alles wat meer wordt vergoed/verstrekt aan de werknemer leidt tot een belastingheffing van 80%! Wat moet er dan vergoed worden via deze ‘vrije ruimte’? Personeelsfeest (op andere locatie) Kerstpakketten Ongespecificeerde kostenvergoedingen Fiets van de zaak Niet-verhaalde verkeersboetes Bedrijfsfitness (niet op eigen locatie) Bonus(?) Voor alle personeelsleden is de ruimte van 1,5% beschikbaar De werkgever mag zelf bepalen aan wie hij de vergoedingen/verstrekkingen doet zolang het “gebruikelijk” is. Let op: de directeur-grootaandeelhouder is ook een werknemer Bewijslast over wat gebruikelijk is ligt bij de inspecteur 5 30-10-2014 (voorgenomen) Werkgever mag onbelast tablets/iPads verstrekken indien hij dat noodzakelijk acht voor de uitoefening van de dienstbetrekking Uitzondering: dga is uitgezonderd van deze verruiming Korting op ‘eigen’ producten zijn vrijgesteld zolang de korting maximaal 20% bedraagt en niet meer dan € 500 Gevolg van deze nieuwe maatregelen: het werkkostenforfait wordt slechts 1,2%! Onderscheid ter beschikking stellen, vergoeden en verstrekken vervalt grotendeels Vrij ruimte bij concern? Indien een B.V. een deelneming heeft met meer dan 95% belang dan mag de vrije ruimte samen worden berekend Voorbeeld: dga actief bij de holding, rest van het personeel bij de werkmaatschappij Het blijft echter een keuze! 6 30-10-2014 Voor de Werkkostenregeling worden de bedragen in de administratie opgenomen inclusief btw Veel werkgevers vallen onder een cao. In gevallen waarin standaard vergoedingen in de cao zijn afgesproken kan de Belastingdienst tóch beoordelen dat dit gewoon belast is Belastingdienst heeft al veel cao’s beoordeeld Vragen? 7 31-10-2014 DE WERKKOSTENREGELING IN UW ADMINISTRATIE In de WKR wordt gerekend met bedragen inclusief btw !! In uw administratie staan de bedragen exclusief btw Omrekening naar bedragen inclusief btw met behulp van de btw-codes De administratie moet inzicht geven in het vollopen van de vrije ruimte. Voor de vaste kostenvergoedingen: 4044 Kostenvergoeding gerichte vrijstelling (o.a. telefoon, cao-vergoeding soms) 4045 Kostenvergoeding vrije ruimte (o.a. verteer, representatie, cao-vergoeding soms) http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/conn ect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/pers oneel_en_loon/cao-beoordelingen/ 1 31-10-2014 Voor verstrekte kilomtervergoedingen: 4041 KM-vergoeding via loonadministratie (fiscale afhandeling in de loonadministratie) 4042 KM-vergoeding < € 0,19 (vrijgesteld) 4043 KM-vergoeding deel > € 0,19 (vrije ruimte) 4090 Overige personeelskosten vrijgesteld of nihil waardering (o.a. personeelsfeest op de werkplek) 4091 Overige personeelskosten uit de vrije ruimte (o.a. kerstpakket, personeelsfeest niet op de werkplek, kraamcadeau, jubileumuitkering) Door de relatiebeheerder wordt contact opgenomen met die werkgevers die op basis van 2013/2014 in 2015 in de 80% heffing zouden komen. Loonadministratie maakt samen met relatiebeheerder onderverdeling in de verstrekte kostenvergoedingen over vrijgestelde en vergoedingen uit de vrije ruimte 2 31-10-2014 Gedurende het jaar door de werkgever met de kwartaal loonrapportage en zijn administratie In oktober / november 2015 door uw relatiebeheerder informatie over de stand van zaken t/m het 3e kwartaal Kerstpakket, personeelsfeest, kraamcadeau ed. BUA indien < € 227 p.p. btw verrekenbaar Fietsregeling btw niet verrekenbaar Indien ter beschikking gesteld wel verekenbaar Kantine apart BUA, meestal 6% btw en veelal geheel verrekenbaar Vragen? PAUZE ! 3