Zakelijk & Zo ZO. Beleid- en Organisatiemagazine Samenwerking met Eva Janzing (Relatiebeheerder DocCare) Collega’s & Zo De werkweek van... Silvia Simonis ▼ Hoe ben je in deze functie terecht gekomen? Wij willen jullie graag kennis laten maken met externe partijen waarmee Turien & Co. samenwerkt. In dit artikel kun je lezen over de samenwerkingspartner DocCare. Zij ondersteunen ons sinds 1 januari op het gebied van de digitale verwerking van fysieke zorgdeclaraties. Eva Janzing, Relatiebeheerder DocCare, vertelt meer over DocCare en wat zij voor ons doen. “Peter heeft mij benaderd voor deze functie. Peter en ik (en Ton overigens ook) zijn eerder collega’s geweest bij ELVIA Verzekeringen. Bij de werving hebben de vennoten bij Peter aangegeven voorkeur te hebben voor iemand uit het eigen netwerk en toen is, gelukkig, aan mij gedacht.” Heb je ochtendrituelen? “Nee.” Wie is DocCare? DocCare is gevestigd in Tiel en levert al 40 jaar innovatieve producten en diensten op het gebied van documentlogistiek. Hiermee helpt DocCare haar klanten met geïntegreerde oplossingen hun bedrijfskritische data- en document intensieve processen te automatiseren en te stroomlijnen. Opdrachtgevers kunnen zich op deze wijze in toenemende mate richten op hun kernactiviteiten, terwijl DocCare het ondersteunen van organisaties op het gebied van verwerking van inkomende documentstromen als haar kernactiviteit ziet. Daarnaast ondersteunt DocCare bedrijven in de verwerking van inkomende fysieke documenten als ook inkomende digitale documenten, zoals zorgkostendeclaraties, facturen, inschrijfformulieren, mutatieformulieren, antwoord kaarten et cetera. DocCare verwerkt onder andere voor 60% van alle zorg verzekeraars de fysieke zorgkosten declaraties. Ook het Zorginstituut en het CAK behoren al jaren tot de klanten van DocCare. Wil je meer weten over DocCare? Bezoek dan onze website voor meer informatie: www.doccare.nl. Samenwerking In 2013 is DocCare door Turien & Co. geselecteerd om ondersteuning te bieden op het gebied van zorgkosten declaratieverwerking. Eind 2013 hebben Turien & Co., DocCare en Topicus nauw contact gehad om ervoor te zorgen dat vanaf 1 januari 2014 de declaraties via DocCare gedigitaliseerd 6 verwerkt konden worden in het nieuwe declaratiesysteem. DocCare heeft veel ervaring met het implementeren van dergelijke processen met een zorg verzekeraar maar het blijft toch altijd een intensief traject waar korte communicatielijnen en flexibiliteit erg belangrijk zijn. Inmiddels ontvangt DocCare gemiddeld 1.000 nota’s per dag van Turien & Co. In deze beginfase is er wekelijks contact tussen Turien & Co. en DocCare om de werkinstructies en kwaliteit te optimaliseren. De samenwerking wordt door beide partijen als zeer positief ervaren. We zullen ons maximaal inzetten om deze lijn voort te zetten. Van nota tot aanlevering bij Turien Hoe verloopt het proces om van een fysieke nota tot een bestand te komen dat bij Turien & Co. wordt aangeleverd en ingelezen in het systeem? De fysieke nota’s worden per post bij DocCare aangeleverd en de digitale nota’s worden aangeleverd op een SFTP server bij DocCare. Om 8.00 uur komt de post met nota’s binnen en worden de nota’s scanklaar gemaakt. Ze worden ontniet, kleine documenten worden op een A4 geplakt en tussen iedere declaratie wordt een scheidingsblad geplaatst. Er worden scanbundels (stapels) van maximaal 50 declaraties gemaakt. Iedere bundel wordt voorafgegaan door een barcodeblad. Middels dit barcodevoorblad wordt de bundel geregistreerd en vervolgens kan DocCare bij iedere processtap nagaan wie een bundel in welk proces (scanvoorbereiding, scannen, handmatige verrijking etc.) behandeld heeft. Als een bundel ‘scanklaar’ is dan wordt deze gescand (gemiddeld 200 pagina’s per minuut). Na het scannen worden de documenten door speciale software ’gelezen’ en wordt de informatie gekoppeld aan de verschillende tabellen (verzekerdenbestand, prestatiecodebestand, zorgverlenersbestand etc.). Als niet alle informatie herkend is of er is geen 100% overeenkomst met de tabellen dan wordt de nota getoond aan een medewerker die de missende informatie aanvult. De hoogste herkenning heeft DocCare bij mondzorg en farmacie nota’s, de laagste herkenning heeft DocCare bij alternatieve- en buitenlandnota’s (deze zijn handgeschreven en er zijn geen tabellen aanwezig). Voor de verwerking heeft DocCare op basis van de gemaakte afspraken met Turien & Co. maximaal 2 dagen. In de praktijk wordt het grootste gedeelte binnen een dag verwerkt en aangeleverd bij Turien & Co. Wat houdt je werk precies in? Hoe ziet een werkweek eruit? “Dat is, hoe vreemd het misschien ook klinkt, best lastig te omschrijven. De formele omschrijving is dat ik verantwoordelijk ben voor de afdelingen Schadeverzekeringen, Front Office Zorg, Back Office Zorg en de Financiële Administratie. Maar dat staat erg ver af van wat het daadwerkelijk inhoudt en de afwisseling die de functie heeft. Mijn dag is voornamelijk gevuld met overleg. Dat varieert van stuurgroepen (Zorg, Schade/Policy, Force), bilateraal overleg met mijn managers tot overleg met directie, vennoten en risicodragers. Maar ook overleg met onze juridisch adviseur, de bedrijfsarts, P&O, een leverancier als Topicus of Doccare, directielunches met medewerkers en overleg waarin we de grote letselschades bespreken, zijn een vast onderdeel. En dan zijn er natuurlijk nog de onverwachte of meer incidentele zaken die elke werkweek weer anders maken: een lunch met de Raad van Bestuur van een van onze zorgvolmachten, een presentatie bij een interessante prospect, een bezoek aan een collega-volmachtbedrijf, het voorbereiden van een sessie met medewerkers of leidinggevenden en zo zijn er nog heel veel zaken te noemen. De afwisseling is enorm, geen dag is hetzelfde. Ik voel me bevoorrecht dat ik de leukste functie heb die er is!” Wat vind je het leukst om te doen? “Het leukst vind ik het met elkaar werken aan verbete ringen. Beleid maken om de organisatie en onze dienstverlening verder te professionaliseren, een nog betere werkgever te zijn en te anticiperen op (markt)ontwikkelingen. Maar ook projecten als Policy en Force geven mij veel energie. Het als organisatie in beweging zijn en daar mijn bijdrage aan leveren, dat vind ik het leukst.” Hoe ziet je lunchpauze eruit? “Ik heb de slechte gewoonte om mijzelf nauwelijks de tijd te gunnen om rustig te lunchen. Meestal is het dus een meegenomen cracker tussen afspraken in. De directielunch met medewerkers is daarin een fijne uitzondering.” Heb je last van een middagdip? En wat doe je daaraan? “Daar heb ik gelukkig geen last van.” Wat zou je willen veranderen? “Meer vrij in te vullen ruimte in mijn agenda reserveren zodat er meer gelegenheid is om eens spontaan bij collega’s langs te lopen en meer persoonlijk contact te hebben.” Wanneer ga je met een gevoel van voldoening na een werkweek naar huis? “Als ik op een bepaald onderwerp vooruitgang heb geboekt of resultaten heb behaald, gelachen heb met collega’s en met plezier heb gewerkt. Ik ga dus vaak met een gevoel van voldoening naar huis!” 7