Pünktlich zur Frauenquote

EY Governance Matters®
Pünktlich zur
Frauenquote
Ihr Fahrplan zur Umsetzung der
neuen Gendergesetzgebung
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Nach Jahren freiwilliger Selbstverpflichtung schreibt der Gesetzgeber mit
dem „Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern an
Führungspositionen in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst“
(FührposGleichberG) erstmals eine feste Quote vor. Mit Inkrafttreten des
sog. Gendergesetzes am 1. Mai 2015 ist umgehendes Handeln für eine Vielzahl privatwirtschaftlicher Unternehmen gefragt:
Selbstbestimmte Zielgröße:
Erstmalig zum 30. September 2015 haben etwa 3.500 börsennotierte
oder mitbestimmte Unternehmen die gesetzliche Verpflichtung, den
Frauenanteil in Aufsichtsrat, Vorstand und den beiden obersten Führungsebenen festzulegen. Dabei besteht keine Mindestvorgabe zur Höhe der
Zielgröße, aber ein Verschlechterungsverbot, sofern die aktuelle Quote
unter 30 Prozent liegt.
„Die Gleichberechtigung von Mann und Frau — auch und gerade
in Führungsetagen sowie Spitzengremien — ist eines der zentralen
gesellschaftspolitischen Themen unserer Zeit.“
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Gesetzliche Genderquote:
Darüber hinaus gilt zum 1. Januar 2016 in etwa 100 börsennotierten
und paritätisch mitbestimmten Unternehmen die gesetzliche Genderquote im Aufsichtsrat. Danach muss der Aufsichtsrat zu mindestens
30 Prozent aus Frauen respektive Männern bestehen. Es besteht Bestandsschutz für den Status quo, d. h., bereits vor dem 1. Januar 2016 besetzte
Mandate dürfen bis zu ihrem regulären Ende wahrgenommen werden.
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Ihr Fahrplan zur Umsetzung
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Monitoring
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• Regelmäßige Analyse der
Relevanzkriterien:
• Börsennotierung
• Mitbestimmung (Mitarbeiterzahl)
Selbstbestimmte Zielgröße
Gesetzliche Genderquote
• Festlegung der Verantwortlichkeiten von Aufsichtsrat (ggf.
Gesellschafterversammlung)
und Vorstand sowie Aufnahme
in den Sitzungsplan
• Aufgabenzuweisung an die
Fachabteilungen, Gremienbüros
etc.
• Ist-Analyse und Soll-Definition
• Erstellung von Besetzungsmatrizen
• Zielgerichtete und langfristige
Nachfolgeplanung
• Definition von Informationsquellen und ihrer
Einbindung in den Berichterstellungsprozess
• Anpassung und Erstellung der Berichtselemente
(Erklärung zur Unternehmensführung)
30. Sep
Erstmalige Festlegung der Zielgrößen und Fristen
30. Jun
1. Okt
Beginn der Offenlegungspflicht
2015
Ende der ersten Umsetzungsfrist
2016
2017
1. Jan
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Inkrafttreten der Genderquote, Beginn der Offenlegungspflicht
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Was gilt für mein Unternehmen?
Am 1. Mai 2015 ist das „Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe
Damit ist die Geschlechtervielfalt in Aufsichtsräten, Vorständen und
von Frauen und Männern an Führungspositionen in der Privatwirt-
den obersten beiden Führungsebenen Pflicht — ob per gesetzlicher
schaft und im öffentlichen Dienst“ in Kraft getreten.
Genderquote oder selbstbestimmter Zielgröße.
Börsennotierung
Börsennotiert
Börsennotiert/nicht börsennotiert
Betroffene Rechtsform
AG/KGaA/SE*
AG/KGaA/SE/GmbH/eG/VVaG
Mitbestimmung (Mitarbeiterzahl)
Paritätisch mitbestimmt (> 2.000**)
Mitbestimmt (> 500***)
Relevanz
1
Gesetzliche Genderquote
Regelung
Selbstbestimmte Zielgröße
Selbstbestimmte Zielgröße
Auswirkungen
Besetzung
*Für Unternehmen in der Rechtsform der Europäischen Gesellschaft (Societas Europaea — SE) mit dualistischer
Struktur und paritätischer Besetzung des Aufsichts- oder Verwaltungsorgans.
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**In der Regel sind Unternehmen mit mehr als 2.000 Mitarbeitern paritätisch mitbestimmt (MitbestG), jedoch auch
gewisse Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern (Montan-MitbestG/MitbestErgG).
Berichterstattung
***In der Regel sind Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern (drittel)mitbestimmt (DrittelbG), jedoch auch Aktiengesellschaften mit weniger als 500 Mitarbeitern, die keine Familiengesellschaften sind und vor dem 10. August 1994
gegründet wurden.
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Wer ist gefordert?
• Der Aufsichtsrat definiert die Zielgrößen für das eigene Gremium (sofern er nicht
der gesetzlichen Geschlechterquote unterliegt) und für den Vorstand. Bei einer GmbH
kann diese Zuständigkeit der Gesellschafterversammlung obliegen.
Der Vorstand bzw. die Geschäftsführung legt die Zielgrößen für den Frauenanteil für
•
die beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstands/der Geschäftsführung fest.
Regelung für
Aufsichtsrat
Börsennotierte und
paritätisch mitbestimmte Unternehmen
Börsennotierte oder
mitbestimmte Unternehmen
Gesetzliche
Genderquote
Selbstbestimmte
Zielgröße
(Festlegung durch
den Aufsichtsrat*)
(Festlegung durch
den Aufsichtsrat*)
Gesetzliche Genderquote:
•
Der Aufsichtsrat hat bei seinen Wahlvorschlägen an die Haupt- bzw. Gesellschafterversammlung die Genderquote von 30 Prozent für den Aufsichtsrat zu berücksichtigen.
•
Abhängig vom derzeitigen Frauenanteil sind zunächst u. U. ausschließlich weibliche
Kandidaten vorzuschlagen.
Vorstand/
Geschäftsführung
Selbstbestimmte Zielgröße
(Festlegung durch den Aufsichtsrat*)
Kernfragen für den Aufsichtsrat:
•
Ist mein Unternehmen mitbestimmungspflichtig?
• Wie hoch ist der aktuelle Frauenanteil in Aufsichtsrat und
Vorstand bzw. Geschäftsführung?
• Wann enden die bestehenden Verträge und Mandate?
•
Welcher Frauenanteil ist ambitioniert, aber realistisch?
Obersten beiden
Führungsebenen
unterhalb des Vorstands/
der Geschäftsführung
Selbstbestimmte Zielgröße
(Festlegung durch den Vorstand/die
Geschäftsführung)
Verantwortlichkeiten
Selbstbestimmte Zielgröße:
2
* GmbH: ggf. durch die Gesellschafterversammlung
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Was ist zu tun?
3
•
•
Verpflichtung zur Umsetzung der gesetzlichen Genderquote
1. Ist-Analyse
Definition der obersten beiden
Führungsebenen
Ermittlung des jeweiligen Frauenanteils
Branchenkenntnisse
Seite 10
* Für weitere Informationen zur Besetzungsmatrix stehen wir Ihnen sehr gerne zur Verfügung.
sukzessive
Gender
•
•
Befassung des Aufsichtsrats (ggf.
der Gesellschafterversammlung) und
des Vorstands mit den Zielgrößen
3. Implementierung
Definition eines Pools potenzieller
(interner/externer) Kandidaten(inn)en
der Fristen zur Zielerreichung
Langfristige Nachfolgeplanung und
gezielte Karriereentwicklung interner
Talente
der absoluten Mindestanzahl des unterrepräsentierten Geschlechts**
Anpassung der Checklisten für die
Wahlabläufe des Aufsichtsrats
adäquater und realistischer Zielgrößen
Unabhängigkeit
Internationalität
periodisch
Inkrafttreten der Genderquote
Bestimmung planmäßiger Vakanzen
Zeit und
Engagement
Ende der ersten Umsetzungsfrist
Aktualisierung der Zielgrößen und Fristen (max. 5 Jahre)
2. Soll-Definition …
Qualifikation
sukzessive
Maximaler Zeitraum zur erstmaligen Umsetzung der Zielgrößen
Bestandteile des Soll-Kriterienkatalogs:
…
…
30. Jun
Erstmalige Festlegung der Zielgrößen und Fristen
Definition eines Soll-Kriterienkatalogs (sog. Besetzungsmatrix*)
Erstellung eines Kandidaten-Anforderungsprofils
Kandidatenauswahl anhand des Profils — ggf. unter Einbindung
eines Personalberaters
Fortlaufender Soll-Ist-Abgleich und Zieldefinition anhand
der Besetzungsmatrix
•
2017
Das Nichterreichen festgelegter Zielgrößen zieht keine Sanktionen nach sich.
Quotenwidrige Wahlen bzw. Entsendungen sind nichtig; die Folge sind „leere“ Stühle.
** Dabei sind sowohl die Gesamt- als auch die Getrennterfüllung sowie eine mathematisch korrekte Rundung auf volle
Personen zu berücksichtigen. Für die Societas Europaea (SE) gilt lediglich die Gesamterfüllung, darüber hinaus entfällt
die Rundungsvorschrift.
Besetzung
•
2016
1. Jan
Quick Check
Der Umgang mit den Zielgrößen — egal ob Aufsichtsrat, Vorstand
oder Führungsebenen betreffend — und/oder der Genderquote fordert
einen transparenten Besetzungsprozess:
30. Sep
Sanktion
2015
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Was ist offenzulegen?
4
…
jährlich
Offenlegung der Einhaltung der gesetzlichen Genderquote bzw. Gründe bei Nichterreichen
jährlich
für nachfolgende Bilanzstichtage
2. Bericht über Zielgrößen und Fristen
Angabe der definierten Zielgrößen
und Fristen sowie bei Nichterreichen
die Gründe
Bei Verfehlen der Quote Offenlegung der Gründe und ergriffene
Gegenmaßnahmen
Angaben zur Genderquote sind gem.
§ 289a Abs. 2 Nr. 5 HGB in der Erklärung
zur Unternehmensführung offenzulegen.
Ggf. konkrete Angaben zur Anzahl
der Aufsichtsratsmitglieder jeden Geschlechts auf der Anteilseigner- und
Arbeitnehmerbank
Sofern keine Pflicht zur Veröffentlichung
eines Lageberichts besteht, muss dieser
freiwillig erstellt oder die Erklärung auf der
Internetseite bekannt gemacht werden.
•
3. Prozessrelevante Änderungen
Bestimmung der Informationsquellen
und der zuständigen Abteilungen (z. B.
Investor Relations, Kommunikationsabteilung etc.)
Anpassung der Vorlagen für die
Berichtselemente
Ggf. Entwurf einer gesonderten Erklärung sowie Prozess zur Einbindung
auf der Internetseite
Bei Nichtangabe der Zielgrößen und/oder der Genderquote in der Erklärung zur Unternehmensführung (gem. § 289a HGB) drohen gesetzliche Sanktionen gem. §§ 334 f. HGB, die
Geldbußen bzw. Schadensersatzforderungen bis 50 Tsd. Euro nach sich ziehen können.
Berichterstattung
2017
Offenlegung von Zielgrößen und Fristen bzw. Gründe bei Nichterreichen
Angaben zu den Zielgrößen sind gem.
§ 289a Abs. 2 Nr. 4 und Abs. 3 HGB in
der Erklärung zur Unternehmensführung offenzulegen.
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31. Dez
für nachfolgende Bilanzstichtage
1. Art der Offenlegung
„Neben den besetzungsrelevanten Anforderungen definiert der
Gesetzgeber auch neue Berichtspflichten für die Unternehmen,
die Transparenz hinsichtlich der Erreichung (selbst gesteckter)
Diversity-Ziele schaffen sollen.“
2016
Quick Check
Die Besetzungsziele (Soll-Kriterienkatalog) und das Besetzungsmonitoring (fortlaufender Soll-Ist-Abgleich) bilden die Grundlage für
die erweiterte Berichterstattung zu den selbstbestimmten Zielgrößen,
den gewählten Zeiträumen und (sofern anwendbar) der Einhaltung
der Genderquote.
30. Sep
Sanktion
2015
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Ihre Ansprechpartner
Daniela Mattheus
Head of Corporate Governance Board Services
Ernst & Young GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Friedrichstraße 140
10117 Berlin
Telefon +49 30 25471 19736
Mobil +49 160 939 19736
+49 181 3943 19736
Fax
[email protected]
Mathieu Meyer
Managing Partner Audit Germany
Ernst & Young GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Mittlerer Pfad 15
70499 Stuttgart
Telefon +49 711 9881 24424
Mobil +49 160 939 24424
Fax
+49 181 3943 24424
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Für weitere Informationen und Unterstützungsbedarf
stehen wir Ihnen sehr gerne zur Verfügung.
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