平成 28 年 3 月 18 日広島労働局労働基準部監督課広島中央労働基準監督署における文書の誤送付について広島労働局（局長星直幸）は、広島中央労働基準監督署（署長落合正典。以下「広島中央署」という。）において発生した文書の誤記載について、下記のとおり事実を確認の上、必要な措置を講じましたので、概要をお知らせします。記１概要Ａ事業場の代表者に対し、Ｂ氏に係る労働基準法に基づく申告処理を行うため、来署を求める文書（以下「来署依頼書」という。）を送付した際、当該来署依頼書に、本事案とは全く関係のないＣ氏の氏名が記載されていたもの。２事実経過（１）平成 28 年 3 月 4 日、広島中央署の職員Ｘが、Ｂ氏からＡ事業場に係る申告を受理した。（２）同月 7 日、広島中央署の担当職員Ｙは、Ａ事業場の代表者あて来署依頼書を作成し、発送した。（３）同月 14 日、Ａ事業場の代表者から、来署依頼書に心当たりのないＣ氏の氏名が記載されている旨の電話連絡があり、誤記載が判明した。（４）同日、広島中央署の次長及び方面主任監督官がＡ事業場を訪問し、代表者に対し経過を説明の上、謝罪し、理解を得るとともに来署依頼書を回収した。（５）同日、Ｃ氏に電話連絡するも電話がつながらず、同月 15 日、Ｃ氏に再度電話連絡し、氏名の誤記載について謝罪した上、広島中央署の次長及び方面主任監督官がＣ氏の自宅を訪問の上、謝罪し、理解を得た。３発生原因（１）担当職員が来署依頼書を、以前使用した同様の事案の来署依頼書に係る電子データを上書きする方法で作成する際、申告者の氏名を２か所記載する様式であることに気づかず、１か所のみ修正し、もう１か所の修正を失念したこと。（２）来署依頼書の決裁課程において、来署依頼書の内容を十分に確認しなかったこと。（３）発送作業の際の複数人による確認（ダブルチェック）が形骸化しており、来署依頼書の宛先と封筒の宛先に誤りがないかのみ確認を行い、記載内容まで確認を行わなかったこと。４再発防止策（１）広島中央署においては、平成 28 年 3 月 15 日、署長が、相談員を含む全職員に対する研修会を実施し、 ①文書作成の際に電子データの上書き修正を行わないこと ②文書作成時、決裁時及び発送時において発送文書の全内容を確認することを指示した。（２）広島労働局においては、同月 16 日、労働基準部長が、労働基準部各課（室）長及び管下の全労働基準監督署長に対し、 ①個人情報を含む文書等を、「電子データの上書き修正により作成しないこと」についての再度の徹底 ②決裁時並びに発送時のダブルチェックの再度の周知徹底を文書で指示した。また、今後、個人情報を含む文書全体の作成方法及び決裁時における確認の方法について、改めて労働基準部長から文書で指示することとしている。〔担当〕広島労働局労働基準部監督課監督課長大西啓一主任監察監督官井上一弘