Werkkostenregeling Not for profit organisaties Jos Kok Analist wet & regelgeving 2 oktober 2014 Werkkostenregeling Beschikbaar forfait (ook wel vrije ruimte genoemd). Vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers Hoe ga ik als werkgever optimaal om met het beschikbare budget? • Geef ik teveel uit, dan betaal ik over het meerdere 80% eindheffing (belasting). • Geef ik te weinig uit, dan laat ik geld en kansen liggen. Vergoedingen en verstrekkingen Vergoedingen en verstrekkingen Intermediaire kosten Geen loon! Gerichte vrijstelling Geen Loon! Bruto Loon Aangewezen forfaitpost Belast bij de werknemer ten laste van het forfait (vrije ruimte) Totaaloplossing Payroll Gemal Vergoedingen & verstrekkingen Financiële administratie Betreft veelal facturen van derden, bijvoorbeeld: • Kerstpakketten • Bedrijfskleding • Studiekosten • Werkplekvoorzieningen Salaris administratie Payroll Gemal Rapportage WKR Loonaangifte Betreft individuele betalingen bijvoorbeeld: • Declaraties • Cafetariaregelingen • Reiskosten • Fietsregeling Wat biedt Payroll Gemal • Automatische forfaitvaststelling en eindheffing berekening. Zowel aan het einde van het jaar als periodiek na verbruik (incl. TWK). • Importfunctie voor integratie met financiële administratie. • Na iedere verwerking standaardrapportage. • Monitoring van forfaitverbruik aan voorcalculatie. • Automatische verantwoording via loonaangifte en afdrachtbetaling. • Kan ook mee in loonjournaalpost. • Geïntegreerd met loonverdeling, flexibele arbeidsvoorwaarden en prognose. Beschikbaar via Youforce Aansturing werkkostenregeling U maakt (vóór de januari aanlevering) de keuze wel of niet gebruik maken van de werkkostenregeling functionaliteit van Payroll Gemal. Daarbij moeten 3 gegevens (éénmalig) worden vastgelegd: • werkgevercode 03399 keuze werkkostenregeling 0. Geen werkkostenregeling in Payroll Gemal 1. Werkkostenregeling toepassen • Grondslag werkkosten (werkgevercode code 55100) voor het herkennen van de forfaitposten. Hier komen dus de uitvoercodes waarop bijvoorbeeld declaraties wordt uitbetaald opgenomen. Eventueel de afhandeling van bovenmatige reiskosten door Payroll Gemal aanpassen • Aansturing werkkostenregeling WKR aanzetten (werkgevercode code 03399) Aansturing werkkostenregeling Grondslag inrichten (werkgevercode 55100) Aansturing werkkostenregeling Bovenmatige reiskosten (werkgevercode 26402) Aansturing werkkostenregeling Er zijn posten die niet in het bruto netto traject van belang zijn, maar die wel in de forfaittoetsing moeten worden meegenomen. Voorbeelden zijn geschenken en personeelsfeesten. Deze posten worden op zogenaamde indicatieve codes opgegeven: • werkgevercode 03340 (subnr 1 tm 10) voor bedragen op instellingsniveau • Invoercodes 02016 tm 02030 en 02036 tm 02040 voor bedragen op dienstverbandniveau Let op! Invoercodes moeten wel in de grondslag werkkosten worden opgenomen als ze worden gebruikt voor zogenaamde forfaitposten. Werkgevercode 03340 werkt standaard door in forfait. Berekening Gemal Direct maakt 2 separate berekeningen : 1. Berekening ten behoeve van loonkostenbepaling / begroting. Deze berekening vindt plaats op dienstverbandniveau 2. Berekening ten behoeve van een juiste loonaangifte Deze berekening vindt plaats op het niveau instelling en fiscaalnummer werkgever Bij TWK worden de bedragen geboekt in het tijdvak waarover de TWK plaatsvindt. Rapportage op dienstverband Berekening potentiele eindheffing per dienstverband Werkkosten 33,75 Forfait (1,2%) 29,03 -/Overschrijding forfait 4,72 Potentiële eindheffing (80%) 3,77 Telling van opgegeven werkkosten bij werknemer Berekening op fiscaalnummer Toetsing forfait op fiscaalnummerniveau: • Van alle instellingen met hetzelfde fiscaalnummer worden de werkkosten samengeteld. Dit zijn de totale werkkosten voor het fiscaalnummer. • Van alle instellingen met hetzelfde fiscaalnummer wordt het forfaitbedrag samengeteld. Dit is het totale forfait van het fiscaalnummer. • Forfait en werkkosten worden getoetst aan elkaar en wanneer het forfait lager is dan de werkkosten, dan wordt over het meerdere deel van de werkkosten eindheffing berekend. Rapportage op fiscaal nummer Werkkosten per instelling Forfait overschrijding per fiscaalnummer Forfait per fiscaalnummer Eindheffing per fiscaalnummer Rapportage op fiscaal nummer Forfaitbepaling op basis van prognose jaarloon Status forfait op basis van voorcalculatie Forfait bepaling op basis van werkelijk loon Status forfait op basis van werkelijk loon Integratie loonaangifte • Het bedrag dat is berekend aan eindheffing voor een fiscaalnummer, wordt opgenomen in de loonaangifte van het loonheffingennummer van de instelling met het hoogste instellingsnummer van alle instellingen waarvan het fiscaalnummer gelijk is. • De eindheffing wordt in het loonaangiftesysteem alleen op collectief niveau zichtbaar en is daar ook muteerbaar. Dit is gelijk aan de overige eindheffingen. • De eindheffing wordt op het controleoverzicht loonaangifte zichtbaar, zodat integratie tussen Gemal direct en de loonaangifte controleerbaar is. Integratie loonaangifte Bedrag eindheffing op controleoverzicht loonaangifte Werkkostenregeling Integratie financiële systemen • Er zijn diverse werkkostenposten, die wel moeten worden betrokken in de forfaittoetsing, maar die momenteel (en waarschijnlijk ook in de toekomst) vastgelegd worden in het financiële systeem. Deze posten beïnvloeden het bruto-netto traject niet. • Door gebruik te maken van de Werkkosten Importfunctie Gemal (WIG) kunnen deze werkkostenposten worden geïmporteerd in Payroll Gemal. • Het formaat waarmee deze interface werkt is CSV, dus generiek voor vrijwel alle gangbare systemen waaronder Excel. Integratie financiële systemen De eerste stap is het aanmaken van een CSV bestand. Bijvoorbeeld vanuit Excel. Integratie financiële systemen Nu kan het bestand in de integratiemodule worden geconverteerd. Meer informatie? Kijk op de themasite en voor meer infrmatie over werkkostenregeling en oplossing http://www.raet.nl/hr-trends/werkkostenregeling Voor de nrichting werkkostenregeling in Gemal stappenplan ga naar: http://www5.youforce.com/werkkostenGemal
© Copyright 2024 ExpyDoc
