Werkkostenregeling Belastingdienst

In 2015 geldt de Werkkostenregeling voor iedereen
In 2015 krijgen alle werkgevers te maken met de Werkkostenregeling. Neem daarom nu alle
vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen die u ter beschikking stelt aan uw personeel
onder de loep. Dan is uw loonadministratie up-to-date en komt u niet voor vervelende
verrassingen te staan.
De fiets van de zaak, het kerstpakket, de bedrijfsfitness, de bedrijfslunches, een laptop, een
smartphone, het personeelsuitje, het zijn maar een paar van de vergoedingen, verstrekkingen
en voorzieningen die werkgevers aanbieden aan werknemers. Op 1 januari 2015 veranderen
de fiscale spelregels hiervoor. Vanaf dat moment is de Werkkostenregeling verplicht.
Administratie aanpassen
Overigens is deze regeling niet nieuw. Vanaf 2011 hadden werkgevers de keuze tussen de
Werkkostenregeling en de regeling “vrije vergoedingen en verstrekkingen”. Met ingang van 1
januari 2015 bestaat deze keuzemogelijkheid niet meer en krijgt elke werkgever te maken met
de Werkkostenregeling. De werkgevers die al eerder kozen voor de Werkkostenregeling
krijgen met een paar veranderingen te maken (zie kader). Degenen die tot nu toe gebruik
maakten van de regeling “vrije vergoedingen en verstrekkingen” doen er verstandig aan om
tijdig in kaart te brengen wat ze precies vergoeden, welke afspraken hiervoor gelden en als het
nodig is hun administratie aan te passen.
Wat is loon?
Bij de Werkkostenregeling gaat het om loon. Dit kan zowel geld zijn als loon in natura.
Daarom is het belangrijk te weten wat precies tot het loon behoort. Loon is alles wat de
werknemer op basis van zijn dienstbetrekking ontvangt. Niet alleen het loon, maar ook de
vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever niet ter beloning geeft.
Intermediaire kosten – de werknemer koopt iets voor het bedrijf en u betaalt het bedrag terug
dat de werknemer heeft voorgeschoten – zijn bijvoorbeeld geen loon. Deze kosten vallen niet
onder de Werkkostenregeling. Daarnaast zijn er vormen van loon waarvoor een gerichte
vrijstelling bestaat. Dit zijn onder andere studie- en opleidingskosten of de kosten voor
woonwerkverkeer. Aan gerichte vrijstellingen zijn voorwaarden verbonden. Gerichte
vrijstellingen komen niet ten laste van de vrije ruimte. Ook zijn er vormen van loon in natura
waarvoor een nihilwaardering geldt. Voorbeelden hiervan zijn fitness op de werkplek, de
vaste computer op de werkplek en onder bepaalde voorwaarden bedrijfskleding. De
nihilwaardering geldt voor vrijwel alles wat een werkgever op de werkplek ter beschikking
stelt. Als er een nihilwaardering geldt, komt deze ook niet ten laste van de vrije ruimte.
Eindheffing
In de Werkkostenregeling kunnen werkgevers maximaal 1,2 procent van het fiscale loon
besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Deze 1,2 procent is de vrije ruimte.
Werkgevers moeten deze vergoedingen en verstrekkingen wel in hun administratie opnemen
als eindheffingsloon. Hiervoor geldt de gebruikelijkheidstoets. Vergoedingen en
verstrekkingen die niet worden aangemerkt als eindheffingsloon gelden als ‘gewoon’ loon,
waarover de werknemer belasting betaalt. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de
werkgever loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80 procent. Daarom is het zo
belangrijk om alle vergoedingen en verstrekkingen tijdig in kaart te brengen en te gaan
werken volgens de regels van de Werkkostenregeling.
Meer informatie?
Wilt u meer weten over de Werkkostenregeling? Kijk voor alle informatie op
www.belastingdienst.nl/wkr, hier vindt u ook het stappenplan en de wijzigingen.
Zó stapt u over op de Werkkostenregeling:
Stap 1:
Stap 2:
Stap 3:
Stap 4:
Stap 5:
Stap 6:
Stap 7:
Stap 8:
Stap 9:
Stap 10:
Weet hoe de werkkostenregeling werkt.
Zet uw arbeidsvoorwaarden op een rij.
Bepaal wat de werkkostenregeling betekent voor uw arbeidsvoorwaarden.
Pas uw arbeidsvoorwaarden aan.
Pas uw administratie aan.
Bepaal of de vergoedingen en verstrekkingen loon zijn.
Ga na of de vergoedingen en verstrekkingen onder de gerichte vrijstellingen
of nihilwaarderingen vallen.
Kies: eindheffingsloon (vrije ruimte) of loon werknemer.
Bereken de vrije ruimte.
Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing.
Wijzingen in de Werkkostenregeling per 1 januari 2015






De vrije ruimte wordt 1,2 procent van het fiscale loon.
Gereedschap, computers en smartphones zijn vrijgesteld als ze voldoen aan het
noodzakelijkheidscriterium.
Korting op bedrijfsproducten is onder voorwaarden vrijgesteld.
Voor een aantal voorzieningen op de werkplek vervalt het onderscheid tussen
vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen.
De eindheffing over het bedrag boven de vrije ruimte mag op concernniveau berekend
worden. Stichtingen mogen de concernregeling gebruiken bij financiële,
organisatorische en economische verwevenheid.
Toetsing mag eens per jaar plaatsvinden in plaats van per aangiftetijdvak.

Download Report