Belangrijke aandachtspunten Werkkostenregeling

Belangrijke aandachtspunten Werkkostenregeling
Op Prinsjesdag van enkele weken terug is het Belastingplan 2015 openbaar gemaakt. Dit plan bevestigt dat
alle werkgevers per 1 januari 2015 de werkkostenregeling (WKR) zullen moeten hanteren. Werkgevers
hebben sinds 2011 de keuze tussen de oude regels voor vergoedingen en/of verstrekkingen of toepassing
van de werkkostenregeling. Die keuzemogelijkheid komt per 1 januari 2015 te vervallen.
Iedere organisatie (dus ook bijvoorbeeld een parochie) moet dan de werkkostenregeling gaan gebruiken.
Wel wordt er nog een aantal veranderingen in de WKR doorgevoerd om de regeling enigszins te
vereenvoudigen en de administratieve rompslomp te verminderen. Die aanpassingen zullen wel gefinancierd
moeten worden. Om die reden daalt de vrije ruimte van de WKR per 1 januari 2015 van 1,5% naar 1,2% van
de fiscale loonsom.
Rondom de werkkostenregeling zijn er belangrijke aandachtspunten die wij onderstaand noemen.
1.
Breng de nettovoorzieningen aan uw medewerkers in beeld.
Denkt u hierbij aan alle nettovergoedingen en verstrekkingen, dus niet alleen aan de voorzieningen
die via de loonadministratie lopen. De meest vergeten posten hierbij zijn de verstrekking van
cadeaubonnen die via de kassen (kunnen) lopen en voorzieningen die via de centrale inkoop
plaatsvinden, zoals bijvoorbeeld laptops en tablets. Deze laatste twee posten vragen ook om andere
reden om extra aandacht (zie ook aandachtspunt 8). Waar moet u dus naar kijken? Dat zijn de
facturen, declaraties en kasbetalingen die betrekking hebben op medewerkers van uw organisatie.
2.
Toets uw boekingen en kostenposten.
Het kan zo zijn dat na invoering van de werkkostenregeling sommige boekingen anders moeten
plaatsvinden dan daarvoor. Op sommige verzamelboeken, zoals ‘ontspanning personeel’ staan soms
posten die helemaal geen betrekking hebben op uw medewerkers. Ook kan het zijn dat een grootboek
‘representatie’ kostenposten bevat die wel meelopen voor de werkkostenregeling.
3.
Stel vast welke posten u wilt kunnen herkennen:
a.
Belastbaar loon (voorbeeld: tegemoetkoming zorgverzekeringswet)
b.
Intermediaire kostenpost (voorbeeld: representatie buitendienstmedewerker)
c.
Gerichte vrijstelling (*) (voorbeeld: reiskostenvergoedingen binnen de norm)
d.
Bijzondere waardering (*) (voorbeeld: maaltijd op de werkplek die niet overwegend zakelijk is;
normering 2014: € 3,15 per persoon per maaltijd)
e.
Nihilwaardering (*) (voorbeeld: maaltijd op de werkplek met overwegend zakelijk karakter)
f.
Op het forfait drukkende kosten (*) (voorbeeld: bedrijfsfitness niet op werkplek)
4.
Wijs de bij aandachtspunt 3 met een (*) aangeduide posten als eindheffingsbestanddeel aan.
5.
Houd uw arbo-plan onder de loep.
Maken uw voorzieningen in redelijkheid onderdeel uit van een arboplan ? Dan geldt – volgens de ons
nu bekende regeling – een nihilwaardering, wanneer het gaat om arbovoorzieningen die (gedeeltelijk)
op de werkplek worden gebruikt. Volgens de huidige wettekst zijn vergoedingen belast. Mogelijk geldt
vanaf 2015 (ook in geval van vergoeding) een gerichte vrijstelling. Dit zal uit het Belastingplan 2015
moeten blijken!
6.
Richt uw attentieregeling slim in.
Onder voorwaarden kunnen ‘kleine’ attenties aan uw medewerkers buiten de werkkostenregeling
blijven. Het is zeer raadzaam om uw attentieregeling zo in te richten dat uw leidinggevenden de
attentieregeling binnen de wettelijke marges – en dus fiscaal optimaal – kunnen benutten.
7.
Controleer uw declaratiereglement.
Controleer of uw declaratiereglement voldoende is ingericht op de voorwaarden die de
werkkostenregeling stelt om van een vrijstelling gebruik te kunnen maken. Bijvoorbeeld: stelt u
apparatuur ter beschikking? Ligt het minimaal vereiste zakelijk gebruik goed vast? Is er een
vastlegging dat inname plaatsvindt bij einde gebruik, functie of dienstverband? Heeft u de regelingen
goed ingericht dan maakt dat invoering van de werkkostenregeling een stuk makkelijker en fiscaal
‘veiliger’.
8.
Wees alert bij het ter beschikking stellen van laptops, tablets en telefoons.
Onder de huidige wettelijke regeling wordt door de Belastingdienst zeer strikt getoetst aan de
geldende zakelijke gebruiksvereisten. Voor een laptop of tablet is ten minste 90% zakelijk gebruik
vereist; voor een telefoon is dat ten minste 10%.
Op 3 juli jl. heeft de staatssecretaris voorgesteld dat deze vereisten worden vereenvoudigd door
toepassing aan het zogenaamde ‘noodzakelijkheidscriterium’. Dit begrip kennen wij uit de Verkenning
die het ministerie van Financiën in maart 2013 heeft gepubliceerd: ‘Aan het werk met de
werkkostenregeling’.
Hier is gedefinieerd: “Het noodzakelijkheidscriterium gaat uit van de gedachte dat het ter beschikking
stellen van zaken waarvan de werkgever het nodig en noodzakelijk vindt dat zijn werknemers die in
hun werk gebruiken, geheel buiten het loonbegrip blijven.” Dit zou een aanmerkelijke verruiming van
de geldende toetscriteria opleveren die wij alleen maar kunnen toejuichen!
N.B. Vooralsnog adviseren wij om – onder de huidige wetssystematiek – steeds zeer uitgebreid te
blijven onderbouwen waarom het zakelijk gebruik van een laptop of tablet e.d. minimaal 90% is.
9.
Let op bij producten uit eigen bedrijf.
Verstrekt u voordelen die ermee samenhangen dat uw werknemers goedkoop gebruik kunnen maken
van ‘producten uit uw eigen bedrijf’? Volgens de huidige methodiek onder de werkkostenregeling
diende u die voordelen als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen. Op 3 juli jl. is voorgesteld om voor
dergelijke personeelskortingen een gerichte vrijstelling in het leven te roepen. De omvang van de
korting die vrijgesteld wordt, is helaas nog niet bekend.
10.
Ken het onderscheid tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen.
In de huidige teksten van de werkkostenregeling wordt in een aantal gevallen onderscheid gemaakt
tussen verstrekken, vergoeden of ter beschikking stellen. Bijvoorbeeld als het gaat om voorzieningen
als telefoons, tablets, laptops of werkkleding. Alleen in geval van ‘ter beschikking stellen’ – de
werkgever blijft eigenaar, de werknemer moet het hulpmiddel na gebruik weer teruggeven – is de
zogenaamde nihilwaardering van toepassing.
Let op: op 3 juli jl. is voorgesteld om deze asymmetrie tussen verstrekken en vergoeden enerzijds
versus ‘ter beschikking stellen’ anderzijds voor een aantal voorzieningen te beëindigen. Dit betekent
dat sommige zaken per 1 januari 2015 dan ook onbelast vergoed kunnen worden. Echter, niet
duidelijk is voor welke voorzieningen dit precies wordt ingevoerd. Een voorbeeld waar dit onderscheid
kan spelen, is de voorziening van ‘werkkleding’. Voor welke voorzieningen dit precies gaat gelden,
kunnen wij op voorhand niet uit de brief aan de Tweede Kamer afleiden.
N.B. Wij adviseren om bij kleding steeds zorg te dragen voor opnamen van een “aan de werkgever
verbonden beeldmerk” van tenminste 70 cm2.

Download Report