Archiefverordening Servicepunt71

MEMO
Aan:
DB
Van:
Robin Zoet
CC:
Datum:
Doorkiesnummer:
Betreft:
01 oktober2014
071-5165298
Archiefverordening en Informatiebesluit / begeleidend memo
Opmerkingen:
Inleiding
Het algemeen bestuur dient de Archiefverordening 2014 Servicepunt71 vast te stellen, waarna het dagelijks bestuur kan
besluiten tot het vaststellen van het besluit Informatiebeheer 2015 Servicepunt71 en tot het aanwijzen van een
archiefbewaarplaats en het benoemen van een archivaris. In dit memo wordt het besluitvormingsproces en de context
toegelicht
Wettelijke grondslag/kader
Servicepunt71 valt als openbaar lichaam onder de werking van de Archiefwet.
Op grond van artikel 36 (hoofdstuk 13 Het Archief) van de Gemeenschappelijke Regeling Servicepunt71, moet het
algemeen bestuur een archiefverordening vaststellen. In die verordening bepaalt het algemeen bestuur dat het dagelijks
bestuur belast is met de zorg voor de archiefbescheiden (Hoofdstuk 2 ) en het toezicht op de bewaring en het beheer
van archiefbescheiden (Hoofdstuk 3). De datum van vaststellen van de Archiefverordening door het algemeen bestuur,
is dus de eerste dag waarop het dagelijks bestuur de in de verordening toegekende bevoegdheden kan gebruiken.
De uitwerking van de bedoelde zorg voor, toezicht op bewaring en beheer van archiefbescheiden is opgenomen in het
besluit Informatiebeheer 2014. In dit besluit is sprake van een formeel aan te wijzen archiefbewaarplaats en een aan te
wijzen archivaris.
Voorgesteld besluitvormingstraject
Indien het dagelijks bestuur besluit om een extra vergadering in te voegen, direct aansluitend aan het algemeen bestuur
van 11 december 2014, om het Besluit informatiebeheer 2014 Servicepunt71 vast te stellen en de archiefbewaarplaats
en archivaris te benoemen wordt nog in 2014 aan de archiefwettelijke verplichting voldaan.
DB 16 oktober 2014
Het DB besluit de concept de Archiefverordening 2014 Servicepunt71 ter vaststelling
aan te bieden aan het AB
AB 11 december 2014
Het AB stelt de Archiefverordening 2014 Servicepunt71 vast.
Extra DB 11 december 2014
Het DB stelt het Besluit Informatiebeheer 2014 Servicepunt71 vast
Extra DB 11 december 2014
Het DB wijst archiefbewaarplaats aan en benoemt archivaris
Postadres Servicepunt71 Postbus 171 2300 AD Leiden
[email protected] tel. 071-516 70 71 www. servicepunt71.nl IBAN: NL71BNGH0285150073 KvK Servicepunt71 519.22.460
Toelichting
a) Doel vaststellen Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer
Naast het invullen van een wettelijke verplichting wordt met het vaststellen van de Archiefverordening en het Besluit
Informatiebeheer een juridisch -administratief organisatorisch kader geschapen voor het documentair informatiebeheer:
de taken, bevoegdheden en zorg voor het informatiebeheer binnen Servicepunt71 worden met de verordening op
hoofdlijnen vastgelegd.
De archiefverordening beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de
archieven van de organen van de gemeenschappelijke regeling.
Het besluit Informatiebeheer beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede,
geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen.
Naast de archiefverordening en het besluit Informatiebeheer wordt een archivaris (toezichthouder) en een
archiefbewaarplaats(depot voor te bewaren stukken) aangewezen.
De bepalingen uit het Besluit Informatiebeheer worden in 2015 verder binnen Servicepunt71 geoperationaliseerd,
rekening houdend met relevante ontwikkelingen zoals verder ontwikkelen van de DIV-functie (Documentaire Informatie
Voorziening) en de implementatie van Zaakgericht Werken.
b) Wat houdt de archieffunctie concreet in?
De archieffunctie/DIV-functie is de (ondersteunende) bedrijfsfunctie die zich richt op het informatiebeheer en het
beschikbaar stellen van documenten. De archieffunctie heeft betrekking op alle documenten, ongeacht in welke fase zij
zich bevinden, welk doel zij dienen (administratief of onderzoek) of waar zij zijn opgeslagen (bij de organisatie zelf (in
een archiefruimte, in een dossier of zaak) of bij derden (in bv een archiefbewaarplaats) of in welke vorm (papier of
digitaal).
De archieffunctie bestaat uit een archiefsysteem, d.w.z. het geheel van processen, documenten, gegevens, methoden,
mensen en middelen om documenten te kunnen beheren (en in standhouden). In het verder te ontwikkelen DIV-beleid
moet worden vastgesteld wat we, wanneer en waarom aan informatie vastleggen en hoe wij zorgen dat informatie juist,
tijdig, beschikbaar is en wie, wanneer toegang tot de informatie mag hebben. Daarnaast is het ook belangrijk of er
centraal of decentraal op informatie moet kunnen worden gestuurd en of alle informatie in principe openbaar is of niet
(m.u.v. personeelsvertrouwelijke stukken, en stukken onder embargo).
Het beheer en onderhoud betreffen zowel de ingekomen documenten, de intern opgestelde documenten als de
uitgaande documenten. Het betreft zowel concepten, definitieve documenten, routing, besluitvorming als de status,
toegankelijkheid (meta data, ordening), beveiliging (autorisatie), en (wijze en duur van) opslag van deze documenten.
Het informatiebeheer moet voldoen aan toetsbare kwaliteiten. Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid,
controleerbaarheid (tijdig) beschikbaarheid), authenticiteit en duurzame toegankelijkheid staan daarbij centraal.
3. Wat behelst de archiefverordening en het besluit
De archiefverordening is een regeling waarin de zorgdrager, in dit geval het dagelijks bestuur van Servicepunt71, de
zorg voor het archiefbeheer t.a.v. de GR Servicepunt71 regelt. De verordening beschrijft op hoofdlijnen de taken en
bevoegdheden van het dagelijks bestuur en de archivaris.
Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het inrichten en in standhouden van archiefbescheiden (documentaire
informatie) binnen Servicepunt71. Dit doet zij door het zorgdragen voor alle middelen die benodigd zijn om het
archiefbeheer te borgen: o.a. financiën, personeel, kaders – procedures en verslaglegging t.a.v. uitvoering.
Het besluit informatiebeheer schrijft regels voor t.b.v. de (wijze) van uitvoering van het archiefbeheer. Het gaat nader
in op de verantwoordelijkheden van de beheerders en de archivaris over de wijze waarop de informatie wordt beheerd
(o.a. het beheersysteem, opslag en beveiliging, selectie-en vernietiging van documenten).
2/3
4. Wat doet de archivaris, wat is de archiefbewaarplaats?
De archivaris is verantwoordelijk voor toezicht op het beheer van archiefbescheiden (dossiers/zaken/documenten) die
niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (in dit geval het depot van Erfgoed Leiden en Omstreken). De
archivaris houdt toezicht op de wijze waarop Servicepunt71 omgaat met het (besluit) informatiebeheer en de daaraan
gerelateerde interne procedures. De archivaris overlegt waar nodig met de verantwoordelijken binnen de organisatie
over het beheer van de niet over te brengen documenten (i.v.m. rol als toezichthouder)
Een archiefbewaarplaats is een archiefdepot of een geheel van archiefdepots gebouwd en ingericht voor de bewaring
van permanent te bewaren documenten (documenten met cultuur historische waarde). In deze context is de
archiefbewaarplaats het archiefdepot binnen Erfgoed Leiden en Omstreken (vroeger Regionaal Archief Leiden)
Archiefbescheiden(hier volledigheidshalve opgenomen) zijn alle documenten / dossiers / zaken die neerslag zijn van
de werkprocessen en projecten van medewerkers van SP71.
5. Relevante ontwikkelingen binnen Servicepunt71
Zoals eerder aangegeven richt documentair informatiebeheer zich op het beheren van alle documenten die de neerslag
zijn van alle werkprocessen en projecten binnen een organisatie. In de praktijk bleek en blijkt dit nog steeds een lastige
opgave. De opkomst van de kantoorautomatisering en de digitalisering heeft er toe bijgedragen dat iedere medewerker
zonder tussenkomst van welke instantie of archief wettelijk verantwoord systeem dan ook, zelf archief kan vormen en
vernietigen. Een logische maar qua informatiebeheer, lastig en complexe ontwikkeling. Het probleem is niet zozeer dat
de medewerker zelf archiveert, maar wel dat dit op een ongestructureerde wijze op verschillende media gebeurd
waarbij de kosten van opslagcapaciteit blijft groeien, terwijl er geen sprake is van tijdige selectie (vernietigen of
bewaren/overdragen). In samenhang met de implementatie van Zaakgericht Werken wordt het DIV-beleid verder
ontwikkeld waarbij moet worden vastgesteld wat we, wanneer en waarom aan informatie vastleggen en hoe wij zorgen
dat informatie juist, tijdig, beschikbaar is en wie, wanneer toegang tot de informatie mag hebben. Daarnaast zullen in
dat kader bestaande afspraken met klantorganisaties over digitale en papieren poststromen worden geformaliseerd.
Zaakgericht Werken is een methodiek om informatie (maar ook gegevens) over verschillende kanalen en applicaties
heen te kunnen registreren, routeren, ordenen, beheren met als doel (status en context ) informatie over de
behandeling van een zaak (proces, dossier) vast te leggen en te verschaffen. Het zaaksysteem biedt de mogelijkheid
om het merendeel van de traditionele DIV-activiteiten en -taken op een gecontroleerde, beheerste en een archief
technisch verantwoorde wijze gedigitaliseerd en geautomatiseerd in het primair proces van de medewerkers te
integreren. Hierdoor wordt het mogelijk om de afhandeling van aanvragen maar ook desgewenst de neerslag van beleid
en projecten op een verantwoorde wijze binnen een organisatie maar op termijn ook binnen een keten te laten
gebeuren.
3/3

Download Report