Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap >Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Autoriteit Financiële Markten T.a.v. mevrouw ir. M.W.L. van Vroonhoven MBA, voorzitter Bestuur Postbus 11723 1001 GS AMSTERDAM Erfgoedinspectie IPC 3500 Rijnstraat 50 Den Haag Postbus 16478 2500 BL Den Haag www.erfgoedinspectie.nl Contactpersoon M. Koomen T +31 6 15 03 80 68 [email protected] Datum 31 juli 2014 Onze referentie 658754 Betreft Inspectie duurzame digitale toegankelijkheid in een digitale omgeving Bijlagen l Geachte mevrouw Van Vroonhoven, Hierbij bied ik u de rapportage aan van de inspectie die op 27 februari, 13 en 19 maart is uitgevoerd naar de digitale informatiehuishouding en de digitale archieven bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Doel van de inspectie is om antwoord te krijgen op de vraag of de systemen en organisatie zodanig zijn ingericht dat de duurzame toegankelijkheid van de digitale informatie voldoende is gewaarborgd. Voorts om inzichtelijk te krijgen of uw organisatie risico's loopt op het gebied van deze 'duurzame toegankelijkheid' van digitale informatie en zo j a , welke risico's dat zijn. Het primaire kader voor deze inspectie is de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling. Dit inspectierapport betreft uitsluitend de archivering van de digitale archiefbescheiden die onder de werking van de Archiefwet 1995 vallen. Dit zijn de archiefbescheiden die voortkomen uit de taken waarbij de AFM openbaar gezag uitoefent: het houden van toezicht op de financiële markten. De conceptbrief en -rapportage zijn met een verzoek om een reactie aan de AFM voorgelegd. Samenvatting van het rapport De Autoriteit Financiële Markten werkt en archiveert al sinds 2006 volledig digitaal. Het bestuur van de AFM vindt een goede en geordende dossiervorming en duurzame toegankelijkheid belangrijk. Dat blijkt uit het feit dat de AFM de afgelopen jaren diverse regels en handleidingen voor digitale archivering en dossiervorming en een selectielijst heeft vastgesteld en geïmplementeerd in de organisatie. Bij het opstellen van de kaders wordt consequent een verband gelegd Pagina 1 van 4 Onze referentie met de behoeften uit het primair proces voor digitaal werken. Het instrumentarium wordt ook regelmatig geactualiseerd en verbeterd. Zo heeft de AFM de afgelopen jaren gewerkt aan het project Orde in Zaken. Het doel van het project is het verbeteren van het werken met informatie en het goed terugvinden en beheren van digitale archiefbescheiden. Besloten is om in dit project het document management systeem (DMS) te vervangen door het nieuwe DMS met record management functionaliteit SharePoint, dit systeem is In april 2014 in de organisatie ingevoerd. Op korte termijn vraagt de kwaliteitsborging van de digitale archiefbescheiden aandacht, want hoewel de AFM regelmatig de kwaliteit van dossiervorming toetst is er nog geen integraal kwaliteitssysteem ingevoerd waar de digitale archivering onderdeel van uit maakt. Juist bij de introductie van een nieuw DMS kan een dergelijk systeem om de kwaliteit van het digitale archief op orde te houden, behulpzaam zijn. Daarnaast bestaat het zorgpunt dat hoewel de organisatie digitaal werkt en archiveert er ook nog schaduwarchieven op papier bestaan en geen Besluit voor vervanging is genomen. Twee laatste aandachtspunten betreffen de strategie en organisatie van de informatievoorziening. De AFM heeft in de eerste plaats vastgesteld dat een organisatiebrede Informatie strategie ontbreekt. Deze wordt dit jaar opgesteld. En tijdens de uitvoering van het project Orde in Zaken is gebleken dat het team Document- en Informatiemanagement en de informatiseringsafdeling overvraagd werden, daarom kijkt de AFM nu naar een nieuw governancemodel voor de ICT beheersing. Duidelijk is dat de AFM op dit moment grote veranderingen in het informatiebeheer en de governance doormaakt. Het is belangrijk om tijdens deze veranderingen de duurzame toegankelijkheid van het digitale archief te blijven garanderen. Het risico bestaat dat tijdens een dergelijke transitie de zorgvuldige bestaande waarborgen voor het digitale archief naar de achtergrond verdwijnen waardoor de duurzame toegankelijkheid van het digitale archief in het geding kan komen. Voornaamste aanbevelingen: Ter ondervanging van het bovengenoemde risico doe ik u de volgende aanbevelingen: Pagina 2 van 4 Onze referentie • Besteed in de op te stellen Business Informatiestrategie expliciet aandacht aan de duurzame toegankelijkheid, gebaseerd op de reeds aanwezige kaders; • Zorg dat in het nieuwe governance model van de informatiehuishouding de duurzame digitale toegankelijkheid geborgd blijft; • Richt, uitgaande van het bestaande instrumentarium, een integraal kwaliteitssysteem in dat onder meer toetst of bij de invoering van het nieuwe DMS de geordende en toegankelijke staat van het digitale archief geborgd is. • Neem een beslissing over de ingangsdatum van de Vervanging en neem een formeel Besluit. Zie voor de meer gedetailleerde aanbevelingen het bijgaande rapport. Rapport Voor een algemeen beeld en de uitgebreide bevindingen van de inspectie verwijs ik u eveneens naar het bijgaande rapport. Achtergrond Binnen de rijksoverheid is afgesproken dat de kerndepartementen uiterlijk in 2015 digitaal werken en dat uiterlijk in 2017 burgers en bedrijven digitaal zaken moeten kunnen doen met de overheid. De informatiehuishouding zal op dat moment volledig digitaal zijn. Een belangrijk aspect van de digitale informatiehuishouding is het geheugen van de organisatie, zoals dit is vastgelegd in de verschillende informatiesystemen die samen het digitale archief vormen. Het spreekt voor zich dat de informatie in dit geheugen toegankelijk moet blijven, in ieder geval voor de periode dat deze informatie voor de organisatie en andere belanghebbenden van belang is. In een digitale omgeving is de 'duurzame' toegankelijkheid niet vanzelfsprekend geregeld en geborgd. Voor de Erfgoedinspectie is de digitalisering van de rijksoverheid aanleiding om 1 een inspectieprogramma uit te voeren dat zich richt op afspraken over de digitale 2 informatiehuishouding en op toegankelijkheid, selectie, bewaring en vernietiging van informatie. De inspectie bij uw organisatie maakt onderdeel uit van dit programma. 1 2 Zie bijlage 4 voor een korte beschrijving van de Erfgoedinspectie Zie bijlage 3 voor een contextomschrijving van deze inspectie Pagina 3 van 4 Onze referentie Graag ontvang ik van u een reactie op de in dit rapport gedane aanbevelingen. Deze reactie zal ik openbaar maken en publiceren op de website van de Erfgoedinspectie. Evenals deze rapportage, zoals in de aankondigingsbrief is vermeld. Een kopie van deze briefen rapportage is gestuurd naar de Algemene Rijksarchivaris. Met vriendelijke groet, Mw. drs. G.P.M. Scholte hoofdinspecteur collecties en archieven Pagina 4 van 4
© Copyright 2024 ExpyDoc
