Presentatie - Bestuurszaken

Optimalisatie VAC Brugge
Informatiemoment - 06/06/2014
• Stavaza/planning
• Stuur- en werkgroepenstructuur
o
o
o
o
Stuurgroep
WG Facilities
WG Informatiebeheer
WG P&O (Personeel en Organisatieontwikkeling)
• Afspraken
• Q&A
Stavaza/planning
•
Eerste infosessie (12/02/2014)
•
•
Indienen behoeftevalidatie IF (03-04/2014)
Sessies van bilateraal overleg (04-06/2014)
•
Finaliseren/formaliseren intekeningen (06/07/2014)
•
3 deelprojecten:
1. Huisvesting Vlabel
2. Inhuizing ABB
3. Interne verhuis overige entiteiten
Eigen werkplek
1. Huisvesting Vlabel
• Uitbreiding ikv 6e staatshervorming
• Deadline : 01/01/2015
• Beperkte impact van inhuizing op naastliggende
entiteiten
• Onnodige vertragingen vermijden door deelproject
los te koppelen
• Gedetailleerde planning wordt bilateraal
opgenomen met Vlabel
Eigen werkplek
2. Inhuizing ABB
• ABB verhuist van Burg 4 naar het VAC
• Gevalideerde ruimte werd vrijgemaakt door
optimalisatie van 2e verdieping
• Impact op overige verdiepingen is minimaal
• Vooropgestelde termijn inhuizing ABB 01/07/2015
• Interne verhuis overige entiteiten 2e verdieping
voorjaar 2015
• Gedetailleerde planning volgt
Eigen werkplek
3. Interne verhuis overige entiteiten
• Behoeftevalidatie en bilateraal overleg: archief
speelt belangrijke rol bij optimalisatie
•
•
Inkrimping huidig dynamisch archief
Verdwijnen van een aantal rolarchieven op de werkvloer
• Noodzaak en voldoende tijd begeleiding
informatiebeheer
• Vooropgestelde termijn interne verhuis najaar 2015
• Gedetailleerde planning volgt
Eigen werkplek
Eigen werkplek
• Stavaza/planning
• Stuur- en werkgroepenstructuur
o
o
o
o
Stuurgroep
WG Facilities
WG Informatiebeheer
WG P&O (Personeel en Organisatieontwikkeling)
• Afspraken
• Q&A
Stuurgroep
• Doelgroep: hoogste leidinggevenden per entiteit
• Scope:
•
•
terugkoppeling stavaza uit de verschillende werkgroepen
Formele beslissingen
• Frequentie: +/- om de 8 weken of ifv voortgang
projecten
• Voorzitter:
•
Tom Delcourt ism siteverantwoordelijke
Eigen werkplek
• Stavaza/planning
• Stuur- en werkgroepenstructuur
o
o
o
o
Stuurgroep
WG Facilities
WG Informatiebeheer
WG P&O (Personeel en Organisatieontwikkeling)
• Afspraken
• Q&A
Werkgroep Facilities
• Doelgroep:
•
facilitair verantwoordelijken per entiteit
• Scope:
•
•
•
Gebouwgebonden materie & facilitaire dienstverlening
Vragen en voortgang rond verschillende deelprojecten
Mogelijke uitbreiding naar WG ICT & Technieken
• Frequentie:
•
+/- om de 4 weken of ifv voortgang projecten
• Voorzitter:
•
Tom Delcourt ism siteverantwoordelijke
Eigen werkplek
• Stavaza/planning
• Stuur- en werkgroepenstructuur
o
o
o
o
Stuurgroep
WG Facilities
WG Informatiebeheer
WG P&O (Personeel en Organisatieontwikkeling)
• Afspraken
• Q&A
Optimalisatie VAC Brugge
informatiebeheer
06/06/2014
inhoud
• informatiebeheer en het belang ervan
• link met HNW
• aanpak
• werkgroep
Moderne overheidsadministratie
• veel taken veel informatieproductie
• nood aan informatiedelen, samenwerken,
digitaal werken
• snel, efficiënt en klantgericht werken
Wat is informatiebeheer?
Meer info: http://www.bestuurszaken.be/procesgebonden-informatie
Belang informatiebeheer?
• Waarom informatie bewaren?
– ter ondersteuning van de bedrijfsvoering
(management)
– ter voldoening aan regelgeving (compliancy)
– ter verantwoording (accountability)
– ter handhaving van rechten (vindication)
– erfgoed
Belang informatiebeheer?
• Waarom goed beheren?
– snel de correcte informatie terug vinden
– efficiënt en klantgericht kunnen werken
– openbaarheid van bestuur, archiefdecreet
Informatiebeheer en HNW
Nood aan degelijk informatiebeheer
Afhankelijk van werkomgeving?
Link met HNW?
HNW
Open
kantoorruimte
Een definitie:
Tijd- en plaatsonafhankelijk werken, waarbij gebruik wordt
gemaakt van ICT-oplossingen voor onderlinge
communicatie en samenwerking.
HNW: invloed op
informatiebeheer
• altijd en overal aan de nodige informatie kunnen
– (‘slim’) digitaliseren
• werkplekdelen geen opstapeling van
‘persoonlijke’ dossiers
HNW: invloed op
informatiebeheer
nood aan gemeenschappelijk klassement (papier
+ digitaal)
nood aan gemeenschappelijk
beheer
HNW is een katalysator om acties te
ondernemen voor goed informatiebeheer
Basis informatiebeheer?
Informatiehuishouding
Middelen
Verantwoordelijkheden
Procedures
Informatiebeleid
10 juni 2014
23
Basis informatiebeheer
– Duidelijk toegewezen verantwoordelijkheden
• Wie draagt de verantwoordelijkheid voor elk aspect?
Wie beheert het groepsklassement?
– Zorg voor de nodige middelen
• Informatiebeheersplan (bewaartermijn en bestemming),
selectielijsten, depotlijsten, …
• Groepsklassement voor maximale informatiedeling
– Zorg voor de nodige procedures
• Raadpleging en bruikleen
• Beheer en selectie van het archief
Betrek steeds uw beleidsdomeinarchivaris:
http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen
Optimalisatie VAC Brugge
1) optimaliseren ruimte
= korte termijn
= hoeveelheid analoog archief
verkleinen
2) HNW
= middellange termijn
= meer digitaal mogelijk maken
Optimalisatie VAC Brugge
Doelstellingen:
1) korte termijn papier op orde
– onderscheid dynamisch, semi-statisch en statisch
archief
– schonen, vernietigen (op een wettige manier!!!)
– overdragen naar het Depot te Vilvoorde
Optimalisatie VAC Brugge
Doelstellingen:
2) lange termijn meer digitaal werken
– gemeenschappelijk klassement
– slimme digitalisering
Optimalisatie VAC Brugge
Om dit te realiseren is er nood aan:
• voldoende tijd en personeel
- leden werkgroep die informatie doorspelen
- iemand die coördineert
- alle medewerkers die deelnemen aan opruimacties
• betrokkenheid en medewerking van de volledige
afdeling
Aanpak
• begeleiding beleidsdomeinarchivaris
http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen
• werkgroep informatiebeer
– doel:
• acties nodig in het kader van informatiebeheer
coördineren
• resultaten opvolgen
• problemen escaleren naar stuurgroep
• (operationeel) advies aan entiteiten
• geen praatbarak
Aanpak
– leden:
• Coördinerende archiefdienst
• beleidsdomeinarchivaris
• vertegenwoordiger van elke entiteiten
– profiel vertegenwoordiger entiteit
•
•
•
•
•
terugkoppelen naar management, collega’s
goed weten wat er gebeurt op de werkvloer
liefst al bezig met informatiebeheer
algemeen voldoende inzicht in wat er moet gebeuren
communicatief
Vragen?
Hulplijnen: algemeen
• eerstelijnsadvies?
– je informatiebeheerder en
beleidsdomeinarchivaris
http://www.bestuurszaken.be/netwerk-informatiebeheerders
http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen
10 juni 2014
32
Hulplijnen: algemeen
www.bestuurszaken.be/informatiemanagement
[email protected]
www.bestuurszaken.be/yammernetwerkinformatiemanagement-vlaamse-overheid
yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid
10 juni 2014
33
Copyright illustraties
• Digital Preservation Business Case Toolkit
http://wiki.dpconline.org/
– Slide: 10, 15, 16, 18
• Digitalbevaring.dk is published under a Creative
Commons Attribution 2.5 Denmark license
– Attribution must be made to www.digitalbevaring.dk.
• Slides: 16
• Stavaza/planning
• Stuur- en werkgroepenstructuur
o
o
o
o
Stuurgroep
WG Facilities
WG Informatiebeheer
WG P&O (Personeel en Organisatieontwikkeling)
• Afspraken
• Q&A
Het Nieuwe Werken in VAC Brugge
vrijdag 6 juni 2014
Eerstelijnsondersteuning: uw eigen entiteit
Tweedelijnsondersteuning:
werkgroep personeel:
[email protected]
Programma
• Het nieuwe werken in de Vlaamse overheid
• Het nieuwe werken in VAC Brugge
Het Nieuwe Werken/
Plaats- en tijdonafhankelijk werken
bij de Vlaamse Overheid
Meer info over het nieuwe werken?
http://www.bestuurszaken.be/het-nieuwe-werken
*Basisdocumenten Vlaamse overheid:
• Visienota Het Nieuwe Werken bij de Vlaamse overheid
(2013)
• Rondzendbrief structureel telewerken 2006
vervangen door:
• Omzendbrief PTOW (plaats- en tijdonafhankelijk
werken): vanaf 1 juni 2014.
*Voorbereiding portfolio HNW:
toolbox ptow voltooid zomer 2014
Kernaspecten van HNW:
visienota http://www.bestuurszaken.be/het-nieuwe-werken-hnw
1. Adequaat inspelen op globale tendensen in
een veranderende maatschappij (context)
2. Dienstverlening centraal stellen en houden
(opdracht en kernprocessen)
3. Wijzigende jobinhoud en werkvormen een
plaats geven
4. De nodige middelen voorzien om binnen
HNW-concept de publieke dienstverlening
aan te bieden.
Plaats- en tijdonafhankelijk werken
(ptow)
Omzendbrief PTOW (plaats- en tijdonafhankelijk werken) :
‘Anders werken’ = open kantooromgeving
P
(delen van werkplekken, activiteitsgebonden werkplekken,
clean desk, digitaliseren en paper poor werken, afsprakenkader …)
• ‘Telewerken’ wordt ptow: plaats- en tijdonafhankelijk werken:
Nieuw: - Verplichting voor entiteiten; voor alle functies / functiehouders die er voor
in aanmerking komen, mits het maken van afspraken
- Volg- of verklaarprincipe: voor welke functies niet ?
- Geen onderscheid meer tussen structureel en occasioneel telewerken.
• Werken waar je wil
P
Niet enkel op kantoor, thuis of in satellietkantoor.
• Werken wanneer je wil
T
Mits het maken van afspraken.
• Niet (meer) prikken / afbouwen prikklok
T
Voor wie plaats- en tijdonafhankelijk kan werken.
•
Middelen om HNW tot een goed einde
te brengen
• Visienota en omzendbrief PTOW HNW
impliceert aanpassingen in volgende domeinen:
– ICT- en informatiebeheer
– Fysieke werkomgeving
optimalisatie werkvloer. Cfr. Facilitair bedrijf: Xavier Suykens.
– HR- en organisatiebeleid:
resultaatgericht werken / leidinggeven; coachend leidinggeven
vertrouwen, cultuurverandering
VAC Brugge:
Waarom en hoe ptow implementeren?
• PTOW vangt nadelen op van het werken in een open
kantooromgeving
= activiteitsgebonden werken
• Af te stemmen met beleid van hoofdbestuur eigen
entiteit
of specifiek voor VAC Brugge
• Starten met ptow, of betere toepassing Telewerken
• Timing: indien nieuw, niet samenvallend met verhuis
• Voor VAC Brugge: toe te passen:
voorafgaand aan verhuis, tijdens verhuis ?
• Traject op maat van elke entiteit. Afgerond tegen 2020.
PTOW / TW: Afsprakenkader
- Cruciaal: afsprakenkader PTOW
- Specifiek of aansluitend bij Afsprakenkaders
hoofdbestuur entiteit.
Instrument:
- afsprakenkaders ptow in voorbereiding. Juni 2014.
TO DO: Trajectplan opstellen (1)
Stap 0: zelf op de hoogte zijn van de principes
Het Nieuwe Werken in de open
kantooromgeving.
Trajectplan opstellen (2)
• Aanpak:
Elke organisatie stelt eigen chronologisch trajectplan
op, met vermelding van alle geplande initiatieven.
Opm. ook af te stemmen met andere initiatieven,
bv. clean days.
• Voorbeelden:
http://www.agoweb.be//AndersWerken/index.aspx?mId=42
VAC Antwerpen, Brugge, Gent …
• Instrument:
Doelgroep
Acties
Voorjaar 2014
Zomer 2014
Najaar 2014
1ste helft 2014
Leidinggevenden
Verhuis
Medewerkers / alle personeelsleden
Verhuis
Beter Anders
Werken
Beter Anders
Werken
Trajectplan (3)
Checklist: principes HNW kantooromgeving: in te vullen
Instrument: principes HNW (2)
PRINCIPES ANDERS WERKEN
Stand van zaken
Wordt
toegepast
Delen van werkplekken
= minder werkplekken dan personeelsleden
Kiezen van werkplek naar gelang van het
werk
= werkplek, cockpit, overlegplek enz.
Clean desk toepassen
= ’s avonds werkplek opruimen
Groepsklassementen:
papier
= geen individuele klassementen
digitaal
= gebruik maken van gemeenschappelijke
servers
= digitaliseren
Open feedbackcultuur
= elkaar aanspreken op naleven afspraken
Afsprakenkader Anders Werken
Telewerken
Afsprakenkader Telewerken
Gedeeltelijk
toegepast
Toelichting /
Aandachtspunten
Niet
toegepast
Aanpak
(informeren / sensibiliseren /
bewaken toepassing…)
Opmerkingen
Trajectplan: voorbeeld
Zomer 2014:
0. Checklist invullen: welke principes passen jullie al toe / welke niet ?
wat moet mee opgenomen worden in het voorbereidend traject?
1.
Eerste infoverspreiding naar leidinggevenden en personeel ivm verhuis 1 (en 2)
2.
Eerste vergadering met alle leidinggevenden rond vragen/plan/opkuis/voorbereiding;
3.
invoering telewerken / plaats- en tijdonafhankelijk werken.
4.
Tweede algemene info met ppt aan alle personeelsleden door coördinator verhuis (inhoud:
info gebouw, plan, principes Aw, eerste afspraken, verzamelen vragen)
5.
Opkuis papieren (clean day) + digitaal archiveren per cel: coördinatie leidinggevenden
cellen
6.
Start aanleg bibliotheek: coördinatie secretariaat
7.
Bezoek nieuwe locatie in Vac Hasselt: coördinatie leidinggevenden cellen
8.
Tussentijdse infodoorstroming: via nieuwsbrief door coördinator.
Najaar 2014:
1. Derde infovergadering met alle leidinggevenden en personeelsleden
2. Afsprakenkader voorbereiden: Afspraken maken met leidinggevenden / medewerkers adhv
werkplekspel: begeleiding door coördinator
3. Praktische afspraken rond verhuis 1 (en 2): begeleiding door coördinator verhuis en
leidinggevenden cellen
4. Info voor alle medewerkers rond afsprakenkader hnw
Leidinggevenden ondersteunen
Aanpak:
- Cruciaal: Leidinggevenden eigen rol:
voorbeeldfunctie / begeleiden medewerkers.
- Via aparte workshops voor leidinggevenden
- Te organiseren: binnen de eigen entiteit / per gebouw /
alle leidinggevenden (op vraag).
Instrumenten:
- Format voor workshops leidinggevenden beschikbaar.
- Algemeen aanbod voor leidinggevenden i.s.m. AgO is
mogelijk.
Principes HNW kantooromgeving
toelichten
Aanpak:
- Toelichting principes HNW voor alle
betrokkenen: werkgroep, medewerkers en
leidinggevenden.
- via het Werkplekspel.
- Toelichting op stuurgroep VAC Brugge
- via bezoeken aan HNW-kantooromgevingen.
http://www.agoweb.be/anderswerken/003.aspx?mId=6111
- …
Werkplekspel spelen (1)
Aanpak:
- Creëren betrokkenheid /concretisering via bewegen op fictieve werkvloer en
bespreken situaties.
- Format:
- vooraf: vragen selecteren
- Introductie principes HNW
- Werkplekspel spelen
- Nabespreking
- Opvolging in eigen teams
Instrument:
- 10 Nieuwe Werkplekspelen: beschikbaar bij AgO.
- Aanvragen: [email protected]
Voorbeelden:
- Formats voor spelen Werkplekspel beschikbaar.
http://www.agoweb.be//AndersWerken/005.aspx?mId=1491
Afsprakenkader maken
• Aanpak:
- Cruciaal: vooraf opgemaakt afsprakenkader
- Met input van leidinggevenden/medewerkers
- Timing: ten laatste 2-tal maanden voor verhuis / reorganisatie.
• Instrument:
- Voorbeelden afsprakenkader zijn beschikbaar.
http://www.agoweb.be/anderswerken/007.aspx?mId=6113
Informeer ook bij buitendiensten in andere VAC’s
- Werkplekspel als hulpmiddel.
Afsprakenkader principes AW
Alle principes samen toepassen !!!
Delen van werkplekken
= (in principe) minder werkplekken dan personeelsleden
+ Kiezen van werkplek naar gelang van het werk
= werkplek, cockpit, overlegplek, enz.
+ Clean desk toepassen
= ‘s avonds werkplek opruimen
Powerpoint Clean desk voor dummies beschikbaar.
+ Groepsklassementen
o Papier
= geen individuele klassementen
o Digitaal = gebruik van gemeenschappelijke servers
» = digitaliseren
+ Open feedbackcultuur
= elkaar aanspreken op naleven afspraken
+ Opmaak afsprakenkader Anders Werken
+ Combinatie met telewerk + afsprakenkader Telewerken
Vervolgtraject:
Werkgroep personeel / HNW :
• Algemeen
-werkgroep personeel / HNW /AW: (2-) maandelijks :
-startvergadering: nog te bepalen
-rapportering in stuurgroep VAC Brugge:
Profiel: impact op implementatie principes werken in open kantoor.
• Op vraag: specifieke ondersteuning:
AgO: [email protected]
Eventuele aanpak op maat: per mail.
• Stavaza/planning
• Stuur- en werkgroepenstructuur
o
o
o
o
Stuurgroep
WG Facilities
WG Informatiebeheer
WG P&O (Personeel en Organisatieontwikkeling)
• Afspraken
• Q&A
Afspraken
• Formaliseren intekeningsplannen
•
•
Siteverantwoordelijke
Terugkoppeling naar hoofdbestuur
• Afvaardiging stuur- en werkgroepen per entiteit per
mail door te geven aan siteverantwoordelijke voor
01/07/2014 (mail volgt)
• Vlekkenplannen worden eerstdaags geplaatst op
www.vlaanderen.be/vacbruggeoptimalisatie
•
Gedetailleerde intekeningen van zodra geformaliseerd
Eigen werkplek
• Stavaza/planning
• Stuur- en werkgroepenstructuur
o
o
o
o
Stuurgroep
WG Facilities
WG Informatiebeheer
WG P&O (Personeel en Organisatieontwikkeling)
• Afspraken
• Q&A

Download Report