Archiefverordening - Gemeente Waterland

GemeenteerATEKLAND
Monnickendam, 5 augustus 2014
Nummer:
331-1
Portefeuillehouder:
J. Kes
Contactpersoon:
T. van den Berg
Wettelijke grondslag voor raadsbevoegdheid:
Artikel 30, eerste lid artikel 32 tweede lid
Archiefwet 1995
Aan de Raad
Onderwerp : Archiefverordening gemeente Waterland 2014.
Voorstel:
Vaststellen van de Archiefverordening gemeente Waterland 2014..
Inleiding
Ingevolge de Archiefwet 1995 dient de raad een archiefverordening vast te stellea De
verordening Ín gebaseerd op de modelverordening die is samengesteld in een overleg waarin
archiefinspeaeurs, archivarissen van lagere overheden en de VNG participeerden.
Deze archiefverordening geeft aan op welke wijze aan de zorg voor archieven inhoud wordt
gegeven. Voor de uitvoering van het beheer van nog niet overgedragen archiefbescheiden stelt
het college vervolgens nadere regels vast in een uitvoeringsregeling.
Waterland beschikte over een archiefverordening uit 1999. De digitale ontwikkelingen op het
gebied van archief- en informatiebeheer hebben geleid tot aanpassingen in de landelijke wet- en
regelgeving en maken het noodzakelijk de huidige Archiefverordening te vervangen door een
nieuwe Archiefverordening,
Argumenten
1.1
In 2010 is de nieuwe Archiepegeling 2009 van kracht geworden.
Dit is een ministeriële regeling. Deze Archiefregeling vormt een nadere uitwerking van de
bepalingen in de artikelen 11, 12 en 13 van het Archiefbesluit en vervangt de drie aparte
regelingen uit 2001. Gemeentelijke regelgeving moet formeel worden aangepast aan de
wijzigingen in de Rijkswetgeving. Het vaststellen van de Archiefregeling 2009 maakt het
noodzakelijk de huidige archiefverordening te vervangen door een nieuwe Archiefverordening.
1.2
I n 2012 is de nieuwe Wet revïtaiiseringgeneriek toedicht van kracht geworden.
Dit gaf aanleiding tot het opnemen van de artikelen 8, 9 t / m 12 en 14. waarbij een zwaarder
accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording van college naar de raad.
1.3.
Er wordt steeds meer digitaal gewerkt en gearchiveerd in de gemeente Waterland.
I n de nieuwe verordening wordt naast papieren archivering nadrukkelijk rekening gehouden met
het beheer van digitale documenten en informatiebestanden in de vorm van digitaal vastgelegde
documenten en informatiebestanden.
1.4
De gemeente is verplkht tot het hebben van een archiefverordening
Sinds 1 januari 1996 is de Archiefwet 1995 van kracht. Artikel 30 van deze wet verplicht
gemeenten tot het opstellen van een archiefverordening.
Wijzigingen tussen de archiefverordening 1999 en 2014
Titel hoofdstuk II (1999)
De aanwijzing van de archiefbewaarplaats is in de arcriieŕverordening 2014 komen te vervallen.
Artikel 2 (1999)
Hierin wordt de archiefbewaarplaats aangewezen. I n de archiefverordening 2014 is dit artikel
vervallen. Dit artikel wordt opgenomen in het concept uitvoeringsbesluit informatiebeheer
Waterland 2014 (art. 2)
Titel hoofdstuk III (1999)
De zorg van burgemeester en wethouders voor archiefbescheiden. I n de archiefverordening 2014
is dit hoofdstuk I I .
Artikel 3 (1999) I Artikel 2 (2014)
Wijziging t.o.v 1999 is dat toegevoegd is "Archiefbewaarplaats als bedoeld in art. 31 van de
archiefwet.
Artikel 4 (1999) I Artikel 3 (2014)
Wijziging t.o.v 1999 is "beheerder" in plaats van "beheerder/beheerders"
Artikel 5 (1999) ļ Artikel 4 (2014
Wijziging t.o.v 1999 is, dat toegevoegd is "ongeacht hun vorm''
Artikel 6 (1999) ļ Artikel 5 (2014)
Geen wijzigingen
Artikel 7 (1999) I Artikel 6 (2014)
Geen wijzigingen
Artikel 8 (1999) I Artikel 7 (2014)
Wijzigingen t.o.v. 1999 is, dat toegevoegd is "voor het beheer van de archiefbewaarplaats nadere
regels vast".
Artikel 8 (2014)
Dit artikel is nieuw opgenomen in de archiefverordening 2014
Titel Hoofdstuk IV (1999)
Toezicht van de archivaris
I n de archiefverordening 2014 is dit hoofdstuk UI
Artikel 9 (2014) t/m Artikel 12 (2014)
Deze artikelen zijn nieuw opgenomen in de archiefverordening 2014.
Artikel 9 (1999) ļ Artikel 13 (2014)
Geen wijzigingen
Artikel 14 (2014)
Dit artikel is nieuw opgenomen in de archiefverordening 2014
Titel Hoofdstuk V (1999)
Slotbepalingen. I n de archiefverordening is dit hoofdstuk IV.
Communicatie
Na vaststelling de verordening op de gebruikelijke wijze bekendmaken. De Archiefverordening
wordt aan Gedeputeerde Staten medegedeeld.
Burgemeester en wethouders,
D. Broere
algemeen directeur/ gemeentesecretaris
L.M.B.G Wagenaar-Kroon
burgemeester
Bijlage 1: Toelichting op Archiefverordening gemeente Waterland 2014
Bijlage 2: Archiefverordening gemeente Waterland 1999 (oud)

Download Report