07_1 archiefverordening VRF 2014 zonder benoemde archivaris

Archiefverordening Veiligheidsregio Fryslân 2014
Het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Fryslân
gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 8 oktober 2014
gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 33 van de
Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Fryslân,
Besluit vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden, het aanwijzen
en het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze
niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).
Hoofdstuk I.
Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a. de wet:
de Archiefwet 1995;
b. archiefbescheiden:
archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 van de wet;
c. de archiefbewaarplaats:
bewaarplaats als bedoeld in artikel 1 van de wet;
d. de archiefruimte
archiefruimte als bedoeld in artikel 1 van de wet;
e. beheerder:
degene die ingevolge artikel 33 van de Gemeenschappelijke Regeling
Veiligheidsregio Fryslân is belast met het beheer van de
archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een
archiefbewaarplaats;
Hoofdstuk II.
De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden
Artikel 2
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 3
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de
werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden, ongeacht hun vorm.
Artikel 4
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de
archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is
gewaarborgd.
Artikel 5
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden
geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 6
Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden voorschriften vast.
Archiefverordening Veiligheidsregio Fryslân 2014
2
Artikel 7
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het ontwerpen van een selectielijst op grond van artikel 5 van
de wet.
Artikel 8
Als archiefbewaarplaats voor de overgebrachte archieven is het gemeentearchief van de gemeente
Leeuwarden, Historisch Centrum Leeuwarden, aangewezen met als toezichthouder de
gemeentearchivaris van de gemeente Leeuwarden.
Artikel 9
Het dagelijks bestuur doet eens per twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het
heeft verricht ter uitvoering van de wet.
Hoofdstuk III
Slotbepalingen
Artikel 10
De Archiefverordening Hulpverleningsdienst Fryslân 2007 wordt ingetrokken en is bij vaststelling van
de nieuwe verordening van rechtswege vervallen.
Artikel 11
Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking van het besluit.
Artikel 12
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Veiligheidsregio Fryslân 2014.
Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 27 november 2014
, voorzitter
, secretaris
Archiefverordening Veiligheidsregio Fryslân 2014
3
Memorie van toelichting
Archiefverordening Veiligheidsregio Fryslân 2014
Deze archiefverordening is gebaseerd op een modelverordening van het Landelijk Overleg Provinciale
Archiefinspecteurs met betrekking tot een openbaar lichaam (gemeenschappelijke regeling) zonder
benoemde archivaris.
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door het
algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van in de aanhef genoemde artikelen in de
Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het dagelijks
bestuur draagt voor de archieven en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer
van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Niettegenstaande dat een beheerder word aangewezen voor het beheer van het informatiebeheer,
blijft het dagelijks bestuur te allen tijde bestuurlijk verantwoordelijk voor het informatiebeheer van de
Veiligheidsregio Fryslân.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren
archiefbescheiden, maar ook digitale gegevens en documenten.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt
gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het
Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer
specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke
bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 3
Het aanwijzen van vakkundig en voldoende personeel is opgenomen in de op grond van artikel 7 te
stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Fryslân 2014.
Artikel 4
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels
omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking
komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde
verplichting slechts ten behoeve van de interne en de verzenden gegevens en informatie.
Artikel 6
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Fryslân.
Artikel 7
De selectielijst is gebaseerd op de Landelijke stukkenlijst van de SDU, vastgesteld in 2005.
Archiefverordening Veiligheidsregio Fryslân 2014

Download Report