RUD Utrecht - Gemeente Nieuwegein

RUD Utrecht
Aan:
Algemeen Bestuur
Van:
Dagelijks Bestuur
Steller:
Nynke Schenk
Onderwerp:
Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer
t.b.v.
Vergadering
Bijlage
a.
Archiefverordening, b. Besluit Informatiebeheer
Status
□ ter kennisneming
□ ter (oriënterende) bespreking
x ter besluitvorming
Samenvatting
Op grond van artikel 32, lid 1 van de Archiefwet 1995 is de RUD Utrecht verplicht tot het
vaststellen van een Archiefverordening.
Op grond van de Archiefverordening RUD Utrecht 2014 is het DB belast met de zorg voor de gemeentelijke
archieven en als zodanig verplicht op basis van artikel 9 van de Archiefverordening RUD Utrecht 2014 tot het
opstellen van een Besluit Informatiebeheer (RUD Utrecht 2014).
Voorstel
De leden van het Algemeen Bestuur:
1. stellen de archiefverordening vast;
2. stellen het besluit Informatiebeheer vast;
Toelichting
Zoals alle overheidsorganisaties, moet ook de RUD Utrecht zich houden aan de regelgeving die is vastgelegd in
de Archiefwet 1995.
Eén van de verplichtingen is dat we als organisatie een eigen Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer
moeten vaststellen.
We hebben dit gedaan in samenwerking met Fred Schoonheim, de provinciale archivaris en provinciale
archiefinspecteur. Vanuit deze rol is Fred Schoonheim de inspecteur van de RUD Utrecht, daarnaast is Fred ook
aangewezen als archivaris van de RUD Utrecht.
De archiefverordening regelt de archiefbescheiden van de organisatie, het aanwijzen en het beheer van de
archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Het Besluit Informatiebeheer RUD Utrecht 2014 is gebaseerd op artikel 9 van de Archiefverordening RUD Utrecht
2014. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in
goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen.
De nadere uitwerking van deze documenten zal vastgelegd worden in een Beheerdocument Informatievoorziening. Aangezien er meerdere partijen belang hebben bij een goede uitwerking van de procedures heeft de
RUD besloten de belangrijke processen en afspraken in samenwerking met de deelnemende organisaties op te
zetten.
Status: Definitief
T.b.v.: Algemeen Bestuur d.d. 11 december 2014
Pagina 1 van 1

Download Report