verslag van de conferentie

Verslag 1e Archief 2020 – BRAIN
Managementconferentie
12 mei 2014
Op 12 mei vond de 1e Managementconferentie plaats van BRAIN (Branchevereniging
Archiefinstellingen Nederland) en Archief 2020 in Domstad Utrecht. Ter voorbereiding op de
conferentie konden de deelnemers – directieleden van overheidsarchiefdiensten - een vragenlijst
invullen. De uitkomsten werden gebruikt om het profiel te bepalen van de eigen organisatie aan de
hand van een door adviesbureau Berenschot ontwikkeld positioneringsmodel. Dit model geeft
inzicht in de huidige positie op het gebied van 5 onderwerpen: publieksbereik, externe oriëntatie,
collecties, informatiebeheer en advies & toezicht. Tijdens de conferentie ging men met Chief
Information Officers (CIO’s) in gesprek. Daarna ging men gezamenlijk met het positioneringsmodel
aan de slag om de huidige situatie van de eigen organisatie af te zetten tegen de gewenste situatie
in een veranderende omgeving.
Deelnemers
Van de 120 archiefinstellingen hadden 49 instellingen de
vragenlijst ingevuld (30 daarvan namen aan de
managementconferentie deel). Het betrof vooral
middelgrote tot grote archiefinstellingen afkomstig uit alle
delen van Nederland.
Opening: aan de slag met het positioneringsvraagstuk
Anouk Baving van Archief 2020 en Marens Engelhard, voorzitter van
BRAIN en directeur Stadsarchief Amsterdam, heetten de deelnemers
welkom en bespraken de redenen om stil te staan bij positionering.
Engelhard legde uit dat het positioneringsvraagstuk belangrijk is door de
snel veranderende omgeving en de bezuinigingen: “Het is hoog tijd voor
een professionele dialoog tussen de instellingen om dit op de agenda te
zetten.” Duurzame toegankelijkheid van digitale informatie vraagt volgens
Baving om herpositionering. Daarbij is het belangrijk om te weten wat de
huidige positie is van de eigen organisatie: “Voor positionering bestaat geen
blauwdruk. Het gaat erom met elkaar keuzes te maken.”
Fotografie: Anne Reitsma Fotografie en Archief 2020
Verslag: Daan Hertogs, Interim-management & advies, mei 2014
Introductie door Maarten Hillenaar: gezamenlijk op te pakken kernpunten
Voor het verwezenlijken van de gewenste situatie is gezamenlijkheid en
samen zoeken naar oplossingen heel belangrijk, betoogde Maarten Hillenaar
van adviesbureau PBLQ. In zijn vorige functie als CIO Rijk heeft hij zijn
complete opgavenpakket gedeeld met en verdeeld onder de CIO’s van alle
departementen. Hierdoor is er veel ‘eilandgedrag’ verdwenen en
gezamenlijkheid ontstaan die productief is gebleken, aldus Hillenaar. In zijn
presentatie haalde hij 4 kernpunten aan die volgens hem gezamenlijk
opgepakt moeten en kunnen worden: de tegenstelling tussen Wet
openbaarheid van bestuur (WOB) en Archiefwet; waardering/selectie aan de
bron; nationale infrastructuur; archief en open source. Deze onderwerpen zijn
afkomstig uit de Ketelaar-lezing van Martin Berendse uit 2009. In die lezing zit
volgens Hillenaar de essentie: de archieffunctie als motor van het
(bedrijfs)proces. “Kunnen BRAIN en Archief 2020 dit omarmen; zo ja, hoe
kunnen ze die 4 punten over het voetlicht brengen?” Met zijn introductie zette Hillenaar het onderwerp
informatiebeheer in als belangrijk speerpunt van positionering.
Ketens en Paradoxen in een snel veranderende informatiehuishouding
“De overheid probeert al 25 jaar greep te krijgen op het digitaliseringsvraagstuk”, zo constateerde Hugo
Butter van ICTU. Tijdens zijn uiteenzetting plaatste Butter Archief 2020 binnen de agenda van
Dienstverlening 2020 onder het motto: van organisaties naar organiseren. “Je kunt het niet alleen meer af,
dus dien je je te organiseren met je omgeving. Met wie ga je wat doen?”
Aan de hand van de 5 onderwerpen van het positioneringsmodel stelde hij het volgende voor:
 Publieksbereik: samenwerken met bijv. de Rijksvoorlichtingsdienst. De RVD is voortdurend bezig
overheidsbeleid te verduidelijken aan burgers
 Collecties: richt je op zaaksystemen. Gebruik rekencentra (of datacentra) als middel om controle te
krijgen op zaaksystemen. Rekencentra (grote hardwarecentra met heel veel gegevens) kunnen als
voorstadia voor een e-depot gezien worden
 Advies en toezicht: werken met e-inspecties. De archiefinspecteur zou samen met andere uitvoerders
van interne controles, bijvoorbeeld auditdiensten, audits moeten
doen op informatieketens
 Informatiebeheer: basisregistraties. De grote basisregistraties van
Nederland zijn essentieel omdat alle andere systemen
gebruikmaken van de basisregistraties voor hun basisgegevens
 Externe oriëntatie: internetorganisaties. Deze zijn de archiefwereld
ver vooruit en we kunnen er veel van leren. Als inspirerend
voorbeeld haalde hij de website Internet Archive aan.
Vervolgens ging Butter in op de 3 paradoxen in het beleid:
 Privacy en beveiliging: aan de ene kant geeft een burger veel
persoonlijke gegevens gratis weg (Facebook, ect.); aan de andere
kant spijkeren overheden alles dicht wanneer archiefmateriaal wordt overgebracht
 Bewaartermijnen en overbrenging: wat is selectie in een digitale wereld? Het vernietigen van alle
versies/kopieën van digitale bestanden is onmogelijk. Bewaartermijnen kunnen daarom een middel
worden om de kosten in de hand te houden
 BZK en OCW: de onduidelijkheid tussen beide ministeries over eenzelfde werkterrein.
En 3 paradoxen in de uitvoering:
 Zorgvuldigheid versus snelheid: te strikte toepassing van de Archiefwet. Archivarissen zouden meer
fouten moeten durven maken in het belang van noodzakelijke veranderingen
 Generiek en specifiek: wisselwerking tussen partijen is moeilijk omdat men zich gauw als specifiek ziet
 Gestructureerd en ongestructureerd: de eeuw van de duurzame toegankelijkheid is de eeuw van de
tagging. Mensen gaan dit massaal doen. Hierdoor verdwijnt op termijn ongestructureerde data.
Fotografie: Anne Reitsma Fotografie en Archief 2020
Verslag: Daan Hertogs, Interim-management & advies, mei 2014
Butter raadde aan bruggen te slaan naar ICT en business: “Archief, ICT en business moeten elkaar
vinden.”
Bastiaan Vinkenburg: Toelichting positioneringsmodel
Het stimuleren van strategie- en visievorming van de archiefsector, en de positionering ten opzichte van
stakeholders en van elkaar, hoe doe je dit? Volgens Bastiaan
Vinkenburg van Berenschot door de volgende vragen te
beantwoorden:
 Waar staan overheidsarchiefdiensten nu, waar wilt u staan?
 Hoe denken opdrachtgevers en stakeholders daarover?
 Wat is de ambitie en strategische richting?
 Welke stappen moeten worden gezet?
Vinkenburg gaf aan dat de tijd rijp is voor archiefinstellingen om
stappen te zetten vanwege de kabinetsdoelstelling Digitale Overheid
2017 en de bijbehorende toename van online diensten; de beweging
naar voren in de informatieketen; het onderkend maatschappelijk nut van archieven en de druk op de
financiering. Ook is het beter om zelf het heft in handen te nemen zodat je bij beleidsbeslissingen beter
beslagen ten ijs komt, aldus Vinkenburg.
Ook Vinkenburg haalde samenwerking en gezamenlijkheid aan. Volgens hem moeten instellingen en
opdrachtgevers meer onderdeel zijn van het werkveld en moeten archiefdiensten onderling meer
samenwerken (nieuwe taakverdeling) en netwerken met de stakeholders. Archief 2020 en BRAIN kunnen
hierin meedenken. Tot slot haalde Vinkenburg aan dat niet iedereen voorop hoeft te lopen: ook volgen is
een goede keuze.
Tafeldiscussies: in gesprek met CIO’s
Na de presentaties volgden de tafeldiscussies. (Voor de leesbaarheid zijn de reacties geclusterd per regio.)
Den Haag: verantwoordelijkheden en informatiebeheer
Volgens gemeentearchivaris Maarten Schenk blijft het lastig om proceseigenaren te overtuigen dat ze ook
het digitaal archiefbeheer moeten regelen. Soms zijn incidenten nodig om het besef groter te laten worden.
Men is er echter in Den Haag van overtuigd dat men niet meer zonder het Document Management
Systeem (DMS) kan.
CIO Jan Willem Duijzer bracht in dat storingen m.b.t automatisering aan de orde van de dag zijn, waarmee
hij aangaf dat we vaak vergeten dat automatisering geen 100% zekerheid biedt. Hij schetste een symbiose
tussen de archivaris en de CIO: de archivaris brengt context aan, de CIO is van de techniek en heeft het
directe contact met de business. In de Haagse discussie over waar het gemeentearchief in de organisatie
onder te brengen is, is het belangrijk de rol te benadrukken van duurzaamheid van documenten én data.
Schenk bracht naar voren dat e-depot een containerbegrip is, waarvan onduidelijk is wat er onder verstaan
wordt. Is het iets nieuws voor de langere termijnbewaring of is het een DMS met een langere levensduur?
En begin je vooraan (zoals in Den Haag) of achteraan in de keten?
Duijzer gaf aan dat hij graag antwoord wil op de vraag welke niet-technische elementen centraal opgepakt
kunnen worden. Er is al een gezamenlijke Haagse architectuur opgeleverd (Hadora). Hij vond dat
overheidsorganisaties niet meer in het huis van Thorbecke kunnen wonen; digitalisering brengt een geheel
andere structuur met zich mee waarin ketens domineren die zich niets aantrekken van de indeling van het
Thorbeckehuis. Hij stelde dat het bij ICT-projecten vaak ontbreekt aan aandacht en zorgvuldigheid.
Bergen op Zoom: organisatie en samenwerking
Gemeentearchivaris Wim Reijnders heeft geen CIO als
partner en voert vooral overleg over uitvoering met de
hoofden DIV, die ook voortdurend een andere
organisatorische plaats krijgen, zo stelde hij. Als meest
voor de hand liggende partner op kennisgebied noemde
Reijnders de ICT’ers: de bedoelingen liggen in elkaars
verlengde. Reijnders gaf aan dat Bergen op Zoom 165
Fotografie: Anne Reitsma Fotografie en Archief 2020
Verslag: Daan Hertogs, Interim-management & advies, mei 2014
samenwerkingsverbanden telt. De komende 10 jaar gaat een enorme schaalvergroting plaatsvinden
waarbij standaardisering noodzakelijk is. Reijnders riep op te kijken naar wat er al is en te zoeken naar
gemeenschappelijkheid.
Reijnders vertelde dat gemeenten digitalisering nog niet zien als een beleidsinstrument, maar als een
bedrijfshulpmiddel; daarom wordt in zijn omgeving geen urgentie ervaren. Het is belangrijk om strategisch
te kiezen hoe je informatievoorziening en digitalisering benadert: is het een beleidsinstrument of onderdeel
van de bedrijfsvoering? Dat bepaalt o.a. wie je aanspreekpunt is: een bestuurder of de hoogst
verantwoordelijke ambtenaar.
Utrecht: pilots en speerpunten
CIO Siem Huijsman stelde dat de ingebruikname van het nieuwe stadskantoor de digitalisering drastisch
heeft versneld. Zo wordt er een zaaksysteem ingevoerd met een geïntegreerd digitaal archief. In Utrecht
vindt 2 keer per jaar een strategisch informatieoverleg (SIO) plaats, waaraan ook de gemeentesecretaris
deelneemt.
Chantal Keijsper benoemde de speerpunten van het Het Utrechts Archief (HUA):
 Het e-depot waar randgemeenten op kunnen aansluiten moet in 2017 klaar zijn
 Publieksbereik/educatie wordt gemeentebreed opgepakt; centrale vraag daarbij is in welke omgevingen
je met je informatie moet zitten
 Wat is de rol van het HUA in de regio? Daarbij moet o.a. invulling gegeven worden aan de
kennisontwikkeling en de rol voor de regio.
Ze vertelde dat de G4, het overleg tussen de gemeentearchivarissen/archiefdirecteuren van Amsterdam,
Rotterdam, Utrecht en Den Haag, nieuw leven ingeblazen is, mede om te bepalen welke producten ze
nodig hebben, en om dubbele inspanningen te voorkomen. Het is belangrijk om aansluiting te zoeken bij
grotere partners en de kennis te gebruiken die er al is, aldus Keijsper.
Siem Huijsman ziet gemeenten een plek krijgen in netwerkorganisaties, waarbij standaardisering belangrijk
is voor de samenwerking. Op de vraag wat de rol van de CIO is, antwoordde Huijsman dat hij in de
stuurgroep e-depot zit, mede om te voorkomen dat er geen blokkerende keuzes gemaakt worden. Er
worden in Utrecht pilots gedraaid met verschillende zorgdragers.
Op de Sofa met Maarten Hillenaar en Martin Berendse
Net vertrokken Rijks-CIO Maarten Hillenaar en bijna
vertrekkend ARA Martin Berendse blikten terug op
hun samenwerking, de lessen die ze samen hebben
geleerd en de resultaten die ze hebben bereikt.
Berendse haalde in dit onderdeel de spanning
tussen techniek en inhoud aan. De oplossing zit
hem in ‘het regelen aan de voorkant’. Daarbij
hebben we bij het rijk ook te maken met de
verschillende houdingen van de departementen, en
met de informatiewereld.
Berendse: “De huidige informatiewereld trekt zich niets meer aan van organisatiegrenzen; bestuurlijk
verandert er daarom veel. Wie verantwoordelijk is voor welke informatie is een vraag die steeds lastiger te
beantwoorden is.” Hillenaar bracht in dat de fundamentele tegenstellingen tussen departementen zijn
doorbroken: “Ieder heeft een stukje van de opgave gekregen en dat is een mechanisme gebleken om de
kwaliteit van het geheel te borgen.” Volgens Berendse moeten archiefinstellingen zoeken naar de
gezamenlijk te maken afspraken: basale gemeenschappelijkheid van techniek, werkplekken en taal. “Als je
dat regelt, laat je je identiteit eerder los, en op dat basale niveau is er al veel beschikbaar. En als je het
basale geregeld hebt, kun je je bezighouden met de lokale identiteit. Openbaarheid is een van de grootste
sleutels daarbij, maar daar kun je pas aan toekomen, als de techniek geregeld is. Dan pas kun je vragen
stellen als: wie heeft recht op wat? Ook voor een grote archiefinstelling als het Nationaal Archief betekent
dit een grote organisatieverandering.” Kortom: zorg dat je als archiefinstelling naar de voorkant van de
keten komt en als je dat niet wilt/kunt, zorg dan dat een ander het voor je doet. Er zijn in de conferentie
voldoende bouwstenen aangereikt om een handreiking voor het veranderproces te maken, aldus
Berendse.
Fotografie: Anne Reitsma Fotografie en Archief 2020
Verslag: Daan Hertogs, Interim-management & advies, mei 2014
Workshops aan de hand van het positioneringsmodel
De workshops vormden het laatste onderdeel van het programma. De
deelnemers werden ingedeeld per onderwerp van het positioneringsmodel:
publieksbereik & collecties, advies & toezicht, informatiebeheer en externe
oriëntatie. Iedere groep gebruikte hiervoor het formulier dat ze zelf hadden
ingevuld. Volgens veel deelnemers zorgden het formulier en de workshops
voor inzicht in de eigen organisatie en het aanbrengen van structuur. Ook
hielpen ze om focus te krijgen en zaken te bekijken vanuit verschillende
rollen.
Waar de groepsleden van de workshop
Publieksbereik & collectie de nadruk legden
op de eigen identiteit en organisatie, bespraken
de deelnemers aan de workshop Informatiebeheer vooral de overeenkomsten, zoals het
tekort aan mensen en kennis. Een oplossing
die werd aangedragen was kennis halen uit de
directe omgeving, bijv. de ICT-afdeling. Ook bij
de workshop Externe oriëntatie werd gebrek
aan (deskundige) mensen aangeroerd.
De deelnemers van de workshop Advies &
toezicht worstelden met de organisatie van het
SIO. Gedacht werd aan strategische partners bij de gemeenten. Ook vond de groep dat men
communicatief vaardiger moet zijn: “De inhoud zit wel goed; we moeten onszelf sexyer gaan verkopen”,
was een reactie. Over de keuzes tussen de rollen inspectie en advies was de groep verdeeld; een deel
vond het niet bezwaarlijk om eigen vlees te keuren. De deelnemers legden de nadruk op de aanwezige
expertise op het gebied van regelgeving bij de inspecteurs. Een aantal deelnemers vond dat er open
deuren aan bod zijn gekomen. Maarten Hillenaar reageerde dat open deuren juist de onderlinge
overeenkomsten duidelijk maken. En dat het belangrijk is om de deuren naar en voor elkaar open te zetten,
en de samenwerking veel nadrukkelijker op te zoeken.
Nog enkele reacties:
“We hebben het over keuzes en nog niet over de consequenties van die keuzes. Informatiebeheer is een
heel andere competentie dan de studiezaal.”
“We moeten harde knieën krijgen; een richting inslaan. De sfeer is dat we het wel oplossen maar dat doen
we niet. We moeten dus tegen de archiefvormer zeggen dat WE een probleem hebben (we = vormer en
beheerder samen).”
“We hebben het hier over het bestaan van onszelf. Als wij er niet van wakker liggen dan is het met ons
gedaan.”
Afsluiting: ontzorg maar blijf alert en deel
Maarten Hillenaar gaf de deelnemers nog 3 aanbevelingen mee:
 Architectuur is meer dan een kreet; er is te beschrijven wat er gemeenschappelijk is in een
gemeenschappelijke taal
 Hergebruik kennis
 Ontzorg de organisatie, maar blijf wel een beetje zorgelijk.
Ter afsluiting riep Anouk Baving de deelnemers op om de geleerde lessen - en zo nodig ook de ‘open
deuren’ - met elkaar te delen: “Het motto van Archief 2020 is tenslotte leren, delen en doen.”
Marens Engelhard stelde dat het vakgebied niet meer de grenzen van een tiental jaar geleden heeft: “Het is
heel nuttig om als directeuren onderling met elkaar aan het woord te zijn geweest. We gaan hier vervolg
aan geven. Ons vakgebied heeft de oude grenzen niet meer. Samen met Archief 2020 gaan we grenzen
overschrijden.”
Fotografie: Anne Reitsma Fotografie en Archief 2020
Verslag: Daan Hertogs, Interim-management & advies, mei 2014

Download Report