V e r e n i g i n g van Nederlandse Gemeenten Ministerie van Veiligheid en Justitie Dhr. mr. I.W. Opstelten ÍA'. Postbus 20301 2500 EH 'S-GRAVENHAGE doorkiesnummer uw kenmerk (070) 373.8835 bijlage(n) 1 betreft ons kenmerk datum Politiearchieven ECSD/U201400754 2 april 2014 Geachte heer Opstelten, Graag vragen wij uw aandacht voor knelpunten in het archiefbeheer van politiedossiers. Bij de Invoering- en aanpassingswet Politiewet 2012 zijn in artikel 4 de lopende en afgesloten archiefbescheiden van de regionale politiekorpsen overgedragen aan de Nationale Politie. De algemene rijksarchivaris heeft aansluitend in brieven van 6 november (kenmerk 12.289) en 11 december 2013 (kenmerk NA/2013/13095) zijn definitieve standpunt ten aanzien van de bestemming van de archieven van de politie gevormd na 1993 medegedeeld aan de betrokken archiefbewaarplaatsen. Vanuit cultuurhistorisch oogpunt waarderen de 25 gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van de gemeenten waar voorheen de regionale politiekorpsen waren gevestigd, dat de regionale politiedossiers uit het tijdvak 1994-2012 beschikbaar blijven in de regio waarop zij betrekking op hebben. Aan dit beleid is echter ook een aantal vraagstukken op juridisch en financieel gebied verbonden, die eerst opgelost moeten worden. Voor een uitgebreide toelichting verwijzen wij naar de bijgevoegde kopie van de brief over dit onderwerp, die wij aan de algemene rijksarchivaris hebben verzonden. De essentie daarvan is de volgende. Het zorgdragerschap over zowel de oude als de nieuwe politiedossiers is bij de invoering van de Politiewet 20112 het Rijk komen te berusten. Om de bestuurlijke verantwoordelijkheid en daarmee het beheer van de politiearchieven terug te leggen bij gemeenten, zou volgens ons een overeenkomst tussen de zorgdrager en de gemeentelijke archiefbewaarplaats gesloten moeten worden, waarin de wederzijdse verantwoordelijkheden en financiële afspraken zijn vastgelegd. Daarvoor is mogelijk een aanpassing van de wetgeving en/of beschikbaarstelling van middelen voor de uitvoering van het archiefbeheer benodigd. Wij vragen u vanuit uw verantwoordelijkheid over de uitvoering van de Politiewet 2012 om een gezamenlijk overleg met de algemene rijksarchivaris, teneinde tot een oplossing van de knelpunten te komen. V N G Postbus 30435, 2500 GK Den Haag Tel 070-373 83 93 www.vng.nl 01 Een kopie van deze brief zenden wij aan de algemene rijksarchivaris en de korpschef Nationale Politie. Hoogachtend, Vereniging van Nederlandse Gemeenten V N G Postbus 30435, 2500 GK Den Haag Tel 070-373 83 93 www.vnq.nl 02 V e r e n i g i n g van Nederlandse Gemeenten De algemene rijksarchivaris Dhr. mr. M.J. Berendse Postbus 90520 2509 LM 'S-GRAVENHAGE doorkiesnummer uw kenmerk bijlageţnļ betreft ons kenmerk datum Politiearchieven ECSD/U201400755 2 april 2014 (070) 373 8835 Geachte heer Berendse, Naar aanleiding van uw brieven van 6 november (kenmerk 12.289) en 11 december 2013 (NA/2013/13095), waarin u uw definitieve standpunt ten aanzien van de bestemming van de archieven van de politie gevormd na 1993 heeft medegedeeld, vragen wij uw aandacht voor knelpunten die gemeenten ervaren bij de uitvoering van dit beleid. Dit aansluitend op het constructieve overleg dat wij hierover met uw medewerkers mochten voeren op 3 maart jongstleden. Inleiding In uw brieven gaf u aan dat de dossiers van de Nationale Politie gevormd na 1 januari 2013 bij 10 archiefbewaarplaatsen worden ondergebracht, waaronder enkele gemeentelijke. De regionale politiedossiers uit het tijdvak 1994-2012 zullen voor archiefbeheer (vervroegd) worden overgebracht naar de 25 gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van de gemeenten waar voorheen de regionale politiekorpsen waren gevestigd. Daarmee rekening houdend met oude afspraken en regelingen van de Politiewet 1993. Vanuit cultuurhistorisch oogpunt waarderen de betrokken gemeentelijke archiefbewaarplaatsen dat de laatstgenoemde archieven beschikbaar blijven in de regio waar zij betrekking op hebben. Aan dit beleid is echter ook een aantal vraagstukken verbonden die eerst opgelost moet worden, voordat tot uitvoering kan worden overgegaan. Deze vraagstukken hangen samen met de: » Juridische status van de archieven » Beheerskosten van zowel oude als nieuwe archieven » Overbrenging van archieven De toelichting hierop is het volgende: Juridische status Bij de Invoering- en aanpassingswet Politiewet 2012 zijn in artikel 4 de lopende en afgesloten archiefbescheiden van de regionale politiekorpsen overgedragen aan de Nationale Politie. Het VNG Postbus 30435, 2500 GK Den Haag Tel 070-373 83 93 www.vnq.nl 01 zorgdragerschap en de daarbij horende verplichtingen zijn daarmee overgegaan naar de Nationale Politie. Als u de bestuurlijke verantwoordelijkheid en het archiefbeheer over deze politiedossiers (permanent) wilt terugleggen bij de gemeenten, moeten deze archieven worden vervreemd. Een verzoek daartoe kan direct, door de Nationale Politie gebeuren; of indirect, via het Nationaal Archief. Een gemeente kan echter niet verplicht worden het archiefbeheer (om niet) te aanvaarden. Een andere mogelijkheid is om de archieven (tijdelijk) in depot te geven, waarbij het zorgdragerschap bij de Nationale Politie blijft maar het archiefbeheer wordt overgedragen aan de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen; over de voorwaarden moeten dan wel duidelijke afspraken worden gemaakt. Beheerskosten In uw brief stelt u geen vergoeding voor het archiefbeheer van de oude politiedossiers in het vooruitzicht. Voor veel gemeentelijke archiefbewaarplaatsen is het financieel risico dat zij hiermee lopen onaanvaardbaar. Tot de invoering van de Politiewet 2012 werden de kosten gedragen door de regionale politiekorpsen op basis van artikel 18, lid 3 van het Besluit beheer regionale politiekorpsen 1994. Daarin stond dat "de kosten van bewaring van archiefbescheiden archiefbewaarplaats van de regio in een en de kosten van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden regio, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, van de ten laste komen van de regio." Nog merkwaardiger is dat u geen vergoeding beschikbaar stelt voor het beheer van de nieuwe, na 1 januari 2013 gevormde archieven. Ook dit is onacceptabel. U heeft bovendien in de eerdergenoemde brief van november 2013 aangegeven dat u binnenkort een mededeling gaat doen over de verdeling van archieven van andere rijksinstellingen zoals het Kadaster en de Kamers van Koophandel. Wij wensen graag heldere afspraken over een vergoeding voor het archiefbeheer van de politiedossiers en andere rijksarchieven met u te maken. Overbrenging In uw brieven stelt u dat de archiefbescheiden uit de periode 1994-2003 (verplicht) vervroegd zullen worden overgebracht. Volgens artikel 13 lid 1 van de Archiefwet 1995 kan alleen sprake zijn van vervroegde overbrenging als er naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen. Een voorwaarde daartoe is dat helder moet zijn welke instantie de kosten van de noodzakelijke archiefbewerking zal dragen. Uit een Quick scan onderzoek dat in 2012 door de Kwartiermaker Nationale Politie is uitgevoerd naar de toestand van de fysieke, papieren archieven van de regionale politiekorpsen blijkt dat de kosten circa C 8 miljoen bedragen. Kunnen wij ervan uitgaan dat deze 1 kosten door de Nationale Politie worden gedragen? Hiernaast is onduidelijk welke instantie verantwoordelijk is voor de zogenoemde begeleiding (het nakijken van de inventaris en de advisering inzake eventueel te stellen openbaarheidbeperkingen) van de overbrengingen. Voor de na 1 januari 2013 te vormen politiedossiers geldt dat de 10 regionale archiefbewaarplaatsen archieven overkrijgen waar zij niet eerder het archieftoezicht op uitgeoefend hebben. Dat is immers een taak van de Erfgoedinspectie. Wij vernemen graag welke afspraken daarover zijn gemaakt of te maken zijn. 1 Brief d.d. 8 mei 2012 van de deelkwartiermaker Facility Management aan de kwartiermaker KNP ter zake Resultaten Quick scan archieven politie Nederland. V N G Postbus 30435, 2500 GK Den Haag Tel 070-373 83 93 www.vnQ.nl 02 Conclusie en oplossingsrichting Wij waarderen dat u aansluitend op de historie het archiefbeheer van oude en/of nieuwe politiedossiers bij gemeentelijke archiefbewaarplaatsen wilt leggen, en niet automatisch bij de 12 Regionale Historische Centra, die mede door het Rijk worden bestuurd. Als u dit wilt regelen, moeten echter de voorgeschreven juridische procedures gevolgd worden, afspraken over de begeleiding en archiefbewerking worden gemaakt en een vergoeding worden beschikbaar gesteld. Ons inziens zou aan de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen voorgelegd moeten worden of zij willen meewerken aan de uitvoering van uw plan en dienen over de voorwaarden afspraken te worden gemaakt. In een overeenkomst tussen de zorgdrager en de archiefbewaarplaats kunnen de wederzijdse verantwoordelijkheden en financiële afspraken worden vastgelegd. Overleg Wij vragen u om in overleg tot een oplossing van de bovengeschetste problematiek te komen. Gelet op de verantwoordelijkheid van het ministerie van Veiligheid en Justitie (VenJ) dient dit departement bij dit overleg betrokken te worden. Een kopie van deze brief zenden wij daarom aan de minister van VenJ toe. Hoogachtend, Vereniging van Nederlandse Gemeenten V N G Postbus 30435, 2500 GK Den Haag Tel 070-373 83 93 www.vng.nl 03 VERZENDFORMULIER opsteller toestel afdeling J. Jawad 8835 ECSD Datum brief ons kenmerk uw kenmerk 26 maart 2014 ECSD/U201400754 concept d.d. bestandsnaam betreft Politiearchieven geadresseerde aard brief Ministerie uänVeiligheid en Justitie brief aan regering of parlement Dhr. mr. I.W. Opstenen Postbus 2Q301y 2500 EH À t í R A V E N H A G E aantal bijlagen omschrijving verzending regulier opmerking opsteller: met bijlage afschrift aan Staf/inf/documentmanagenjent aantal met brief 1 Algemene rijksarchivaris. Korpschef NationaleJ?6litie 3 APR. 2fl1lļ Niet invullen tel^àhoofd medeparafen ter tekening afd. hfd stempel I'