Functieprofiel : Coördinator facilitaire zaken Salarisschaal : 9

Functieprofiel :
Salarisschaal
Werktijdfactor:
Werkterrein
Activiteiten
:
:
:
:
Coördinator facilitaire zaken
9
0,6 – 0,8
Bedrijfsvoering – facilitaire zaken
Beleids- en bedrijfsvoeringsondersteunende werkzaamheden
Coördinatie van activiteiten en processen
Context/typering
De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het stafbureau van de stichting OPTIMUS primair onderwijs.
OPTIMUS is een grote organisatie voor PO met 5.500 leerlingen en 540 medewerkers. Het onderwijs wordt
verzorgd op 32 scholen (bao en (s)bao) in de gemeenten Boxmeer, Cuijk, Grave, Landerd en Oss.
Het stafbureau biedt hoogwaardige ondersteuning aan o.a. bestuur, management, medewerkers en externe
klanten op verschillende vakgebieden. Het richt zich op beleid, advies, coördinatie, uitvoering en werkt vanuit
een integrale aanpak: afstemming en samenwerking tussen de verschillende vakgebieden. Medewerkers
binnen het stafbureau beschikken over kennis en vaardigheden op het eigen expertisegebied, zijn proactief,
innovatief, klantgericht, communicatief en sociaal vaardig. Zij werken resultaatgericht en planmatig. In het
werk is sprake van behoorlijke professionele ruimte en wordt verantwoording afgelegd over inzet, gedrag en
opbrengsten.
De coördinator facilitaire zaken is, onder verantwoordelijkheid van het college van bestuur, belast met beleid,
advies, coördinatie en uitvoering t.a.v. huisvesting, inkoop, arbo en de interne facilitaire diensten op het
bestuurskantoor (secretariaat, horeca en schoonmaak).
Per 1 januari 2015 valt het totale onderhoudsbudget van gebouwen onder de verantwoordelijkheid van het
schoolbestuur.
Werkzaamheden/resultaatgebieden
1. Advisering college van bestuur t.a.v. (ver)bouw, huisvesting, beheer en onderhoud, inkoop, arbo en
facilitaire diensten
 signaleert en analyseert (veranderingen) in landelijke en lokale wet- en regelgeving, vertaalt dit naar
consequenties voor OPTIMUS en adviseert hierover;
 stelt mede procedures, systemen e.d. op t.a.v. genoemde taakvelden en bewaakt opvolging/
uitvoering ervan;
 inventariseert informatiebehoefte van het college van bestuur en stelt managementinformatie op,
rapporteert over doelmatige besteding van middelen en naleving van afspraken;
 verzamelt en analyseert in- en externe informatie en zorgt ervoor dat, binnen gestelde kaders,
(activiteiten-)plannen ontwikkeld worden t.a.v. genoemde taakvelden;
 laat kostencalculaties opstellen en beheert binnen de taakvelden de noodzakelijke budgetten;
 analyseert door gebruikers ingediende vernieuwings-/vervangingsvragen op technische haalbaarheid,
doelmatigheid en wenselijkheid, alsmede op budgettaire gevolgen ervan en adviseert;
 voert in het kader van nieuwbouw/onderhoud e.d. overleg met aannemers en onderhoudsbedrijven
en doet voorstellen aan het college van bestuur en schooldirecties;
 levert een bijdrage aan de ontwikkeling van de facilitaire diensten (secretariaat, de horeca en de
schoonmaak op het bestuurskantoor);
 adviseert over de opstelling en aanpassing van het meerjaren investeringsplan en meerjaren
onderhoudsplan (MOP), coördineert opstelling en bewaakt de uitvoering.
2.
Coördinatie van werkzaamheden op het gebied van huisvesting, arbo, inkoop en interne facilitaire diensten
 analyseert leerlingaantallen, (gebouwelijke) situatie, te verwachten ontwikkelingen, wensen van de
school e.d. en onderzoekt mogelijkheden, alternatieven voor standaardopties en adviseert hierover;
 doet aanvragen bij gemeenten voor tijdelijke of permanente uitbreiding, controleert besluiten van
gemeenten op basis van schoolgegevens en informeert het college van bestuur hierover;
 voert, in samenwerking met het college van bestuur, overleg met gemeenten over mogelijkheden en
opties en adviseert het college van bestuur over aanpak van specifieke vraagstukken;













draagt zorg voor de planning, voortgang en kwaliteit van onderhouds- en huisvestingsprojecten
(procesbegeleiding, oplossen van calamiteiten, budgetbewaking, dossiervorming etc.);
organiseert het verhuur aan en medegebruik van gebouwen door derden en stelt hiervoor de
benodigde huurcontracten en/of gebruikersovereenkomsten op;
adviseert en ondersteunt scholen op het gebied van energiebeheer, arbo, veiligheid, (onderhouds-)
contracten, beveiliging en bewaakt de uitvoering van gemaakte afspraken;
inventariseert inkoopactiviteiten, wensen e.d. en doet suggesties voor verbetering van effectiviteit en
efficiëntie in centrale inkoop (verbeterplan);
ondersteunt en coördineert centrale inkoop van producten en diensten (binnen gestelde kaders en
budgetten), auditeert en pre-selecteert leveranciers en houdt ontwikkeling op de markten bij;
draagt zorg voor procesbegeleiding bij Europese aanbestedingen;
voert, in overleg met college van bestuur en schooldirecties, overleg met leveranciers over prijzen,
condities e.d. van te leveren of geleverde goederen en diensten en maakt concept prijsafspraken;
informeert intern over mogelijkheden en meerwaarde van centrale inkoop van goederen en diensten;
coördineert de interne facilitaire diensten van het bestuurskantoor (secretariaat, horeca en
schoonmaak);
Voert de gesprekkencyclus volgens beleid uit met de medewerkers van het secretariaat;
Coördineren van en toezicht houden op aanwezige contracten;
Coördineren van de afhandeling van gemeentelijke vergoedingen t.a.v. vandalismeschade;
Het beheren van, bewaken, coördineren en adviseren over de portefeuille energie.
Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden
 Beslist bij/over: analyseren van informatie en op basis daarvan adviseren, binnen kaders leveren van
bijdragen aan beleid, uitvoering van taken en adviseren t.a.v. huisvesting, inkoop, arbo en interne
facilitaire diensten.
 Kader: meerjaren onderhoudsplan, meerjaren investeringsplan, relevante wet- en regelgeving en
vastgestelde procedures (t.a.v. de verschillende taakvelden).
 Verantwoording: aan het college van bestuur over kwaliteit van de advisering op inkoop, arbo en interne
facilitaire diensten en kwaliteit van de uitvoerende taken.
Kennis en vaardigheden
 Theoretische en praktische kennis (ervaring) van ontwikkelingen op het gebied van huisvesting
(regelgeving, procedures, landelijke ontwikkelingen etc.);
 Kennis van arbo-, milieu- en veiligheidswetgeving;
 Kennis (op hoofdlijnen) van de werking van technische installaties en inzicht in materiaalspecificaties;
 Kennis van en affiniteit met de genoemde taakvelden en affiniteit met onderwijs;
 Inzicht in werkwijze, verhoudingen in de organisatie en werkwijze/verhoudingen in de bouwwereld;
 Inlevingsvermogen;
 Op het juiste moment inschakelen van externe deskundigheid;
 Organisatiesensitiviteit;
 Contactuele vaardigheden;
 Vaardigheid in het beoordelen van o.a. financiële en technische consequenties van projecten,
vernieuwingsvragen e.d. en in het geven van advies hierover;
 Vaardigheid in het voeren van overleg en adviseren aan college van bestuur en schooldirecties;
 Vaardigheid in het voeren van overleg met externe dienstverleners;
 Vaardigheid in draagvlak creëren;
 Vaardigheid in het coachen en het uitvoeren van de gesprekkencyclus;
 Vaardigheid in onderhandelen.
Contacten
 Met o.a. college van bestuur, schoolmanagement, interne gebruikers e.d. over (on)mogelijkheden/
problemen/ontwikkelingen/wensen om te adviseren, informatie uit te wisselen en afspraken te maken;
 Met aannemers en onderhoudsbedrijven over huisvestings-, beheers- en onderhoudsaangelegenheden om
overleg te voeren over aan te besteden projecten en afspraken te maken;
 Met leveranciers en fabrikanten over prijzen, leveringsvoorwaarden, kwaliteit en tijdigheid van te leveren
goederen en diensten om af te stemmen, knelpunten te bespreken en concept prijsafspraken te maken;
 Met verzekeringsmaatschappijen over schadeclaims inzake opstal en inboedel om tot een zo gunstig
mogelijke afhandeling te komen;
 Met de arbeidsinspectie, de milieu-inspectie en de arbocoördinator/-dienst over de te verrichten
werkzaamheden/te treffen maatregelen in het kader van geldende wet- en regelgeving om tot afstemming
te komen;
 Met relevante instanties (brandweer, politie en gemeente) over de beveiliging en bewaking van de
gebouwen om afspraken te maken en informatie uit te wisselen.
Opleiding
 HBO- werk en denkniveau;
 Bij voorkeur: opleiding Facility Management of vergelijkbaar met enige jaren werkervaring

Download Report