FUNCTIEBESCHRIJVING MEDEWERKER FACILITAIRE ZAKEN Naam Organisatie : Stichting Amsterdamse Gezondheidscentra Functienaam : Medewerker Facilitaire Zaken Datum : 24 maart 2014 1. Doel van de functie De Medewerker Facilitaire Zaken draagt zorg voor efficiënte en effectieve ondersteuning van de organisatie op facilitair gebied. 2. - Plaats in de organisatie ontvangt leiding van de Raad van Bestuur; heeft dagelijks contact met de Raad van Bestuur, medewerkers van het Bedrijfsbureau, leidinggevenden en medewerkers van de gezondheidscentra; heeft dagelijks contact met externe partijen zoals leveranciers, huurders en verhuurders; 3. Resultaatgebieden 3.1 - Inrichting en beheer van locaties (huisvesting) stelt het facilitair jaarplan op; bereidt contracten voor met externe leveranciers en betrekt Manager contractbeheer bij formalisering van de contracten en regelt en bewaakt de daarbij behorende activiteiten zoals opstellen plan van aanpak, inzet en werkverdeling van (ingeleend) personeel, kwaliteitscontroles, budgetbewaking; stemt af met opdrachtgevers en opdrachtnemers over planning, uitvoering en afwerking van werkzaamheden; bewaakt de uitvoering van het plan van aanpak en de daarbij behorende tijdsplanning, signaleert afwijkingen en stelt plan van aanpak of tijdsplanning zo nodig bij; evalueert met opdrachtgevers en betrokkenen; brengt verslag uit aan de Raad van Bestuur; onderhoudt contacten met huurders en verhuurders (in samenwerking met Manager contractbeheer) van locaties; draagt zorg voor beheer van gehuurde locaties en locaties in eigendom; draagt zorg voor het leveren van benodigde faciliteiten voor de medewerkers op de diverse locaties, zoals meubilair, randapparatuur etc; is verantwoordelijk voor de uitvoering van het voorraadbeheer voor een aantal locaties en verzorgt maandrapportages over de uitgeleverde producten. is mede verantwoordelijk voor de uitvoering van de RIE (risico- inventarisatie en evaluatie) en ondersteunt de locatiemanagers bij het uitvoeren van het plan van aanpak; verstrekt maandelijkse overzichten van de bezettingsgraad op de locaties aan de manager Contractbeheer. 3.2 - Inkoop van producten en diensten levert een bijdrage aan de (centrale) inkoop zoals telefonie, medische apparatuur, kantoor-en huishoudelijke artikelen; is eerste aanspreekpersoon voor externe en interne leveranciers; HL - P&O - functiebeschrijvingen – medewerker facilitaire zaken – maart 2014 1 - adviseert, informeert en instrueert gebruikers over de geleverde producten en diensten en het gebruik daarvan. 4. Functievereisten 4.1 - Kennis en vaardigheden: HBO werk-en denkniveau; relevante opleiding en werkervaring op HBO-niveau kan planmatig en projectmatig werken; is vaardig in het werken met diverse ICT-toepassingen op het gebied van facilitair management; heeft commercieel en financieel inzicht. 4.2 4.3 - Zelfstandigheid werkt nauw samen met de collega facilitair en oefent de functie naar eigen inzicht uit onder regie van de Raad van Bestuur; heeft een kritische en initiatiefrijke instelling m.b.t. het verrichten van de werkzaamheden en taken die tot het aandachtsgebied behoren, neemt hierin een zelfstandige en onafhankelijke positie in; heeft organisatorische capaciteiten; kan bij inhoudelijke kwesties en het stellen van prioriteiten terugvallen op de Raad van Bestuur. - Organiserend vermogen heeft goed overzicht van wat nodig is aan mensen en middelen om doelen te bereiken; weet mensen en middelen te mobiliseren en doelgericht in te zetten. 4.4 - Sociale vaardigheden beschikt over goede sociale, contactuele en organisatorische vaardigheden; heeft een klantvriendelijke en dienstverlenende instelling; 4.5 - Risico’s, verantwoordelijkheden en invloed is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het eigen werk. Kan materiële en immateriële schade aan de organisatie brengen. Te denken valt hierbij aan fouten die de continuïteit van de bedrijfsvoering in gevaar brengen. 4.6 - Uitdrukkingsvaardigheid goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden 4.7 - Oplettendheid is in staat zowel de grote lijnen als details goed in de gaten te houden; kan hoofd-en bijzaken onderscheiden; kan inconsequenties en/of onjuistheden signaleren. Is in bijzondere mate opmerkzaam en alert. HL - P&O - functiebeschrijvingen – medewerker facilitaire zaken – maart 2014 2