De werkkostenregeling 2014

De werkkostenregeling 2014
Inleiding
Onder de werkkostenregeling veranderen de fiscale regels met betrekking tot vergoedingen en
verstrekkingen die aan het personeel worden gegeven totaal. Dit memo beschrijft de regelgeving
van de werkkostenregeling, waar met ingang van 2015 iedere werkgever mee te maken krijgt.
1. Alles wat de werknemer van de werkgever krijgt is loon!
In het kader van de werkkostenregeling is het loonbegrip ingrijpend veranderd. De nieuwe
definitie luidt: "Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere
dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in
het kader van de dienstbetrekking". De verandering zit hem in de toevoeging na de komma.
Daarmee wordt beoogd dat in beginsel alles (!) wat een werkgever aan een werknemer verstrekt of
vergoedt (in eerste instantie) loon vormt. Ook vergoedingen en verstrekkingen die in het geheel
geen beloningselementen bevatten of de werknemer geen voordeel opleveren, behoren in beginsel
tot het loon. De oprekking van het loonbegrip is ingrijpend voor de praktijk. In principe zou
bijvoorbeeld ook de vergoeding van vakliteratuur daar onder kunnen vallen, de laptop die een
werknemer ter beschikking heeft gekregen enz. Om dergelijke zaken buiten de loonbelasting te
laten, dienen ze afzonderlijk te worden vrijgesteld. Verderop in dit memo zal blijken dat een aantal
zaken ook inderdaad zijn vrijgesteld. Dit geldt echter niet voor alle arbeidsvoorwaarden die in de
praktijk vaak voorkomen. Een beetje cryptisch (maar wel begrijpelijk) is de opmerking van de
staatssecretaris van Financiën dat zaken waar de werknemer geen privé voordeel van heeft, geen
loon vormen. Hier besteden wij verderop in dit memo nog aandacht aan.
Op de regel dat alles loon vormt, bestaan een aantal uitzonderingen:
1,5% van de loonsom kan de werkgever naar eigen inzicht belastingvrij besteden aan zijn
personeel. Deze extra 1,5% vrijstelling komt in de plaats van een aantal vrijstellingen die
verdwijnen;
Een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen wordt op nihil gewaardeerd;
Een zestal kostensoorten zijn ook nog naast de 1,5% algemene vrijstelling belastingvrij te
vergoeden;
Intermediaire kosten zijn eveneens nog naast de 1,5% algemene vrijstelling belastingvrij te
vergoeden.
Verstrekkingen die een werkgever vanuit een andere hoedanigheid zou doen dan als werkgever zijn
ook vrijgesteld. Medeleven of een persoonlijke relatie met de werknemer staan dan voorop. Hierbij
zijn als voorbeelden genoemd de fruitmand bij ziekte van de werkneme r of een rouwkrans bij
overlijden. Inmiddels is duidelijk geworden dat onder deze verstrekkingen worden verstaan
geschenken in natura, dat wil zeggen geen geld en geen cadeaubonnen, mits de factuurwaarde van
het geschenk, inclusief BTW, maximaal € 25 bedraagt. Bovendien moet het geschenk worden
gegeven bij een gelegenheid waarbij de werknemer ook van derden geschenken ontvangt.
rekenraad accountants en belastingadviseurs b.v.
Beiaard 1 4876 CA Etten-Leur
Postbus 558 4870 AN Etten-Leur
T. +31(0)76 526 34 88
F. +31(0)76 526 31 46
E. [email protected]
www.rekenraad.nl
IBAN NL34ABNA0480595178
BTW nr: 8108.16.106.B.01
K.v.K. nr: 20106842
Alle andere vergoedingen en verstrekkingen zijn belast. Voor een aantal vormen van loon in natura
geldt dat deze op een lagere, forfaitaire waarde mogen worden gewaardeerd.
Daarnaast zijn van het loonbegrip uitgezonderd de vergoedingen en verstrekkingen di e betrekking
hebben op zogeheten intermediaire kosten.
Intermediaire kosten
Bij intermediaire kosten doet een werknemer uitgaven in opdracht en voor rekening van zijn
werkgever. Het initiatief tot het maken van de kosten ligt bij de werkgever. Van intermediaire kosten
is sprake bij:
de aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren;
kosten die gemaakt worden voor zaken die behoren tot het vermogen van de werkgever (en
die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld);
kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en dus niet specifiek met he t
functioneren van de werknemer)."
Bij intermediaire kosten kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de situatie dat een werknemer met de
ter beschikking gestelde bedrijfsauto tankt, zelf afrekent en vervolgens de benzine declareert.
Andere voorbeelden zijn de werknemer die viltstiften voor het beschrijven van een whiteboard bij
een vergadering voorschiet, of de werknemer die namens de werkgever op een beurs staat en aldaar
kosten voorschiet. Ook de kosten voor zover die betrekking hebben op de relatie bij een zakelijk
etentje zijn intermediaire kosten.
2. Vrije vergoedingen en verstrekkingen
Gerichte vrijstellingen
Binnen het nieuwe systeem van vergoedingen en verstrekkingen, zullen naast de intermediaire
kosten ook nog een aantal specifieke vergoedingen en verstrekkingen onbelast zijn. Deze worden
de gerichte vrijstellingen genoemd.
De volgende kosten zijn onder de werkkostenregeling gericht vrijgesteld:
Reiskosten (tot maximaal € 0,19 per kilometer);
Tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen, waaronder maaltijden bij overwerk,
maaltijden tijdens dienstreizen, maaltijden met zakelijke relaties (voor zover de kosten zien
op de werknemer) etc.) 1;
Kosten van cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en
outplacement, beroepsorganisaties en vakliteratuur;
Studiekosten, daaronder mede begrepen het volgen van een procedure erkenning verworven
competenties;
Extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst in het kader van de
dienstbetrekking (extraterritoriale kosten);
Zakelijke verhuiskosten.
Vaste vergoedingen
De voorwaarden die gelden voor het onbelast mogen vergoeden of verstrekken van deze
kostensoorten veranderen niet ten opzichte van de huidige regels. Indien de werkgever echter een
vaste kostenvergoeding wil geven voor (bepaalde) van de genoemde kostensoorten, dan is hij
onder de werkkostenregeling verplicht vooraf een steekproefsgewijs onderzoek te houden onder de
werknemers ter onderbouwing van die vergoeding. Voldoet een werkgever niet aan deze
voorwaarde, of hij geeft bijvoorbeeld een bovenmatige vergoeding (€ 0,24 per kilometer voor
reiskosten) dan valt (het bovenmatige gedeelte van) de vergoeding binnen het forfait van 1,5%
van de loonsom (dit wordt hierna onder 'De werkkostenregeling' besproken). Ook intermediaire
kosten kunnen (uiteindelijk) via een vaste vergoeding worden vergoed. De belastingdienst heeft het
standpunt ingenomen dat de vereiste steekproef achterwege mag blijven als de betreffende vaste
kostenvergoedingen in het verleden al zijn onderbouwd door middel van een steekproef danwel
door de belastingdienst zijn goedgekeurd. Wij adviseren werkgevers overigens wel altijd het
achterwege mogen laten van de steekproef af te stemmen met de belastingdienst.
Werkplek gerelateerde voorzieningen
Dan is er nog een categorie voorzieningen die weliswaar binnen het forfait van 1,5% van de loonsom
valt, doch hierbij op nihil of een laag bedrag wordt gewaardeerd. Het gevolg is derhalve dat deze
voorzieningen, het gaat dan om aan de werkplek gerelateerde voorzieningen, toch geheel of
gedeeltelijk onbelast aan de werknemer kunnen worden gegeven.
1
Voor maaltijden op de werkplek waaraan men zich niet kan onttrekken (aan boord van zeeschepen bijvoorbeeld)
geldt dat deze vanwege het meer dan bijkomstig zakelijk karakter gericht zijn vrijgesteld.
Nihilwaardering
Voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek (niet zijnde de woning, schip e.d. van de
werknemer) worden gebruikt of verbruikt:










Voorzieningen waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken of verbruiken
(bureaustoel, toiletvoorziening, kopieerapparaat enz.). Hieronder vallen ook voorzieningen als
een fitnessruimte en een zwembad
Arbo voorzieningen op de werkplek (en thuis zie hierna)
Consumpties op de werkplek
Ter beschikking gestelde mobiele telefoon (mits meer dan 10% zakelijk gebruikt)
Ter beschikking gestelde apparatuur, gereedschap en computers (mits zakelijk gebruik 90%
of meer en gebruikt op een werkplek niet zijnde in de woning van de werknemer)
Ter beschikking gestelde kleding die nagenoeg uitsluitend geschikt is om in te werken
Overige ter beschikking gestelde kleding die op de werkplek achterblijft 2
Ter beschikking gestelde OV-jaarkaart of kortingskaart indien de kaart mede zakelijk wordt
gebruikt
Rentevoordeel van hypothecaire leningen, of renteloze personeelsleningen als de werknemers
daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter kopen (ook binnen
cafetariaregelingen)
De waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) op
de werkplek voor de vervulling van de dienstbetrekking, als de werknemer normaliter niet op
de werkplek woont en hij door de reisafstand redelijkerwijs wel gebruik moet maken van deze
voorziening.
Onder werkplek wordt verstaan elke werkplek waar de werkgever uit hoofde van de
Arbeidsomstandighedenwet er zorg voor moet dragen dat de werknemer veilig werkt. Het café waar de
werknemer "even" werkt valt daar volgens de toelichting niet onder. Een auto of een ander
vervoermiddel kan een werkplek zijn, als een werknemer daarin op verzoek van de werkgever arbeid
verricht en als de werkgever ARBO-verantwoordelijk is voor dat vervoermiddel.
Dat kan bijvoorbeeld de vrachtwagen zijn waar de chauffeur in rijdt, maar ook de eigen auto van de
werknemer als zijn werkgever afspreekt dat hij zijn auto gebruikt voor een dienstreis.
De werkplek mag overigens niet in de woning van de werknemer zijn gelegen, wil de vrijstelling van
toepassing zijn.
De vrijstelling voor Arbo voorzieningen is uitgebreid tot Arbo voorzieningen op de werkplek thuis indien
en voor zover deze rechtstreeks voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet 1998.
Lage



2
waardering
Maaltijden in bedrijfsrestaurants (€ 3,15 per maaltijd)
Huisvesting of inwoning op de werkplek (€ 5,35 per dag)
Kinderopvang op de werkplek
Kleding met een logo van tenminste 70 cm2 per kledingstuk die dienstbaar is aan de uitoefening van het beroep
kwalificeert ook als fiscaal erkende werkkleding.
Wordt een verstrekking op meer dan nihil gewaardeerd, dan zal die tot dat bedrag vallen onder de
hierna te bespreken "werkkostenregeling", het 1,5%-forfait.
Belangrijk voor de praktijk is dat deze bijzondere waarderingsregels alleen zullen gaan gelden voor ter
beschikking stellingen en niet voor verstrekkingen (een enkele uitzondering daargelaten, bijvoorbeeld
maaltijden en Arbo voorzieningen) en nooit voor vergoedingen.
Vergoedingen en de andere verstrekkingen zullen derhalve voor het volledige bedrag moeten worden
meegenomen in het 1,5%- forfait dan wel integraal worden belast (voor zover het 1,5%-forfait van de
hierna te bespreken werkkostenregeling wordt overschreden).
Een duidelijk voorbeeld is de mobiele telefoon die voor meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt.
Staat het abonnement op naam van de werkgever, dan wordt de ter beschikking stelling op nihil
gewaardeerd en is deze volledig vrij. Vergoedt de werkgever daarentegen de kosten van deze
telefoon aan de werknemer, dan dient het gehele bedrag van de vergoeding te worden
meegenomen in de forfaitaire regeling van 1,5% van de loonsom.
Ook voorzieningen buiten de werkplek zoals internet thuis zullen als zodanig worden belast en derhalve
voor de volledige waarde vallen onder de regeling van het 1,5%-forfait.
3. De werkkostenregeling
Voor alle vergoedingen en verstrekkingen, die niet:
onder het begrip intermediaire kosten vallen, en / of
niet onder de gerichte vrijstellingen vallen, en / of
niet op nihil worden gewaardeerd,
geldt dat deze in beginsel aan de heffing van de loonbelasting/premie volksverzekeringen zijn
onderworpen.
Geen privé voordeel, geen loon
Zoals gezegd heeft de staatssecretaris van Financiën gemeld dat iets geen loon is als de
werknemer er geen privé voordeel van heeft. Uiteraard onderschrijven wij dit gaarne. Het
verklaart echter niet waarom werkplek gerelateerde voorzieningen als de vloerb edekking op het
werk en vakliteratuur afzonderlijk moesten worden vrijgesteld. Op welke wijze dit begrip wordt
ingevuld zal de tijd leren.
Voor al deze vergoedingen en verstrekkingen gaat echter op werkgeversniveau wel een algemene
vrijstelling gelden. Deze vrijstelling bedraagt 1,5% van de loonsom van de werkgever. De
werkgever kan deze vrijstelling zelf invullen. Dat kan bijvoorbeeld zijn met een kerstpakket, een
personeelsreis of een fiets van de zaak, maar ook bijvoorbeeld met aandelen in het bedrijf v an
de werkgever. De werkgever hoeft daarbij niet te kijken of (bij een specifieke werknemer) aan
bepaalde voorwaarden is voldaan. Al zal misbruik (als bijvoorbeeld de directeur groot aandeelhouder het 1,5%-forfait alleen voor zichzelf benut) worden bestreden.
Onder andere de volgende vergoedingen en verstrekkingen zullen voor de volledige waarde vallen
onder het 1,5%-forfait:
fiets van de zaak
kerstpakketten
internet thuis
rechtsbijstand werknemer bij ontslagprocedure
producten uit eigen bedrijf
personeelsfeesten en -reizen3
Vergoedingen (en verstrekkingen) van geldboeten opgelegd door een Nederlandse strafrechter
en geldsommen betaald aan de Staat ter voorkoming van strafvervolging in Nederland, wapens
en munitie, gevaarlijke dieren etc., die nu ook niet belastingvrij zijn, vallen niet onder de
werkkostenregeling. Dergelijke vergoedingen en verstrekkingen zullen sowieso volledig belast
blijven. Hierop mag ook niet de eindheffing worden toegepast.
Dit geldt ook voor de ter beschikking gestelde auto en woning (tenzij er sprake is van dubbele
huisvesting buiten de woonplaats).
Waardebepaling verstrekkingen
Verstrekt de werkgever bepaalde zaken (in natura) dan zullen deze verstrekkingen gewaardeerd
moeten worden, waarna de 'gemeten' waarde in het 1,5%-forfait valt. Als waardering geldt de
prijs die de werkgever heeft betaald voor de goederen of diensten ( inclusief BTW) of anders de
waarde in het economische verkeer.
Voor producten uit het eigen bedrijf wordt de waarde altijd gesteld op "de consumentenprijs".
Een belastingvrije korting geven is (buiten het 1,5% forfait) in principe niet meer mogelijk.
Vallen de verstrekkingen echter onder één van de hiervoor besproken "lage" waarderingsregels
voor werkplek gerelateerde voorzieningen, dan geldt die (doorgaans ook lagere) waarde.
Eindheffing over meerdere
Vergoedt of verstrekt de werkgever meer dan 1,5% van de loonsom, dan is de werkgever over
dat meerdere een eindheffing van 80% verschuldigd. Deze eindheffing is niet verplicht. De
werkgever kan er aan ontkomen door vooraf met de werknemer af te spreken dat een bepaalde
vergoeding of verstrekking door hen beiden als loon wordt aangemerkt.
Alle andere huidige eindheffingsregelingen komen te vervallen, behalve die voor
ontslaguitkeringen, spaarloon en de bestelauto met doorlopend afwisselend gebruik.
Werknemersverzekeringen en Zorgverzekeringswet
Vergoedingen en verstrekkingen die onder de werkkostenregeling vallen, zijn niet onderworpen
aan de premieheffing werknemersverzekeringen. Niet voor zover ze binnen de 1,5%-norm vallen
en ook niet voor het meerdere voor zover ze met de eindheffing zijn belast. Ze maken ook geen
deel uit van de grondslag voor de heffing van de zorgverzekeringsbijdragen.
3
Consumpties en snacks en een personeelsfeest op de werkplek zijn wel belastingvrij (nihilwaardering)

Download Report