Planning opstellen Dag van de projectleider 09/10/2014 Intro Eric Duton Programmamanager / Projectleider Ervaring binnen Vlaamse overheid Agenda • Soorten planningen • Plannen vanuit • Planningswijze • Resources • Deadlines • Resources en deadlines • Roadmap • Oefening • Projectplan • Oefening • Werkhoeveelheden • Projectaanpak • Opvolging van de planning Situering van de planning Soorten planningen Wie Doel Roadmap Stuurgroep, stakeholders, directie, organisatie brede presentaties Verduidelijkt samenhang van projecten of deelprojecten bv. 4 jaar in kwartalen Projectplan Uw team, stuurgroep, projectleiders Controle eigen project Verduidelijkt één project bv. 6 maanden in weken ‘To do’ lijst en weekplanning Uw teamleden Verduidelijkt werk van uw team. Werk verdelen bv. enkele weken Met wat plan je? • Tijd • Scope • Medewerkers en middelen middelen Project driehoek kwaliteit scope tijd Planningswijze Voorwaartse planning: Plan vanaf je startdatum, voeg taken toe om je einddatum te bepalen. Retroplanning : Start met je einddatum en plan terug tot je de startdatum kent. Sandwich methode: Je krijgt een start- en einddatum. Vervolgens plaatst je taken en afhankelijkheden tot het binnen de projectijdspanne past. Het is zelden een goede methode, je maakt passende taken maar niet altijd realistische planningen. Plannen vanuit resources Je vertrekt vanuit de vraag : Tegen welke datum ga ik met mijn projectmedewerkers, mijn team, het project kunnen opleveren. Nood aan werklast bepalen. Verschil mijlpaal en deadline Mijlpaal • Intern • Maak je zelf aan. Gebruik je in stuurgroep. Deadline • Extern (bvb. Een regelgeving gaat van start) • Kan je vanuit het project niet veranderen. Deadline / mijlpaal ? • Einde behoefteanalyse • Start nieuwe wetgeving • Einde productondersteuning van een groot bedrijf • Presentatie communicatieplan Plannen vanuit deadline(s) Je hebt opleverdatum voor je project ontvangen. Je vertrekt vanuit de vraag : Hoe schakel ik mijn medewerkers (of andere middelen) om tegen de datum/deadline het project op te leveren? Kan bv. resulteren in 3 VTE nodig te hebben en 4 VTE ter beschikking hebben. . Vanuit beide ? In werkelijkheid heb je deadlines en beperkte middelen. Overschot aan resources: • Voor deadline beëindigd • Resources op andere projecten • Ruimte voor inplannen bijkomende projecten • Ruimte voor scope uitbreidingen • Reserve inplannen Te weining resources: • Verplaatsen deadline • Descope • Projecten uitstellen • Meer resources Wat is het risico ? • Sandwich planning: “doen” uitkomen van je planning Oefening 1: detail planning naar roadmap “Teaching sucks, what we ultimately need is good learning” Roadmap 4 jaar 2016 2015 Q1 Q2 Strategie en sponsors Q3 Q4 Q1 Q2 2018 2017 Q3 Q4 S1 S2 Governance en doelstellingen Technische basis implementatie Technische migraties Docu, SH2007/2010 naar neuwe Alf nfracstuctuur Piloot toepassing Boekhouding CRM Toepasing 1 Toepassing 2 Portaal Change management IT Business Business en IT Toepasing 3 S1 S2 Projectplan opstellen Laat je helpen door • Je teamleden • Domeinexperten • Stakeholders Wiel niet heruitvinden • Gebruik templates • Bestaande projectplannen in je organisatie Analyse paralyse • Niet te diep in detail gaan. Juiste balans vinden voor team en stakeholders Projectplan leeft ! Opstart: roadmap / aanzet tot projectplan Planning: project plan Verder verloop van project • Verder in detail gaan • Aanpassen planning nieuwe inzichten Niet alles verloopt zoals gewenst : (sub)projectplan B voorzien indien bepalen zaken niet lukken (parallel traject ) • Vb: Wegvallen resources De projectleider moet zijn plan actualiseren om de projectdynamiek te weerspiegelen. Projectmedewerkers inplannen Aantal dagen per jaar / kwartaal / maand VTE: • Jaar: 200 dagen • Kwartaal: 50 dagen • Maand: 17 dagen Hou rekening met • Deeltijdse medewerkers of bijkomend verlof : bv. 0,8 VTE Elke medewerker is uniek Ene persoon is de andere niet Stel lijst op van • Competenties • Beschikbaarheden • Werksnelheid/Werkkwaliteit • Nood aan opvolging, zelfstandig werken, initaitiefneming 1 VTE ≠ 1 VTE Oefening 2 Inzetten van een team • • • • 2 voltijdse medewerkers 1 nieuwe medewerker : schoolverlater Medewerker met andere taken (preventieadviseur) 2 Medewerkers die van een andere dienst komen maar nog geen vervanging in vorige dienst. • 2 deeltijdse (4/5) met 70% andere taken voor andere dienst Hoeveel VTE ? (het eerst jaar) • In best geval • In slechtste geval Oefening 2: mogelijke oplossing • • • • 2 voltijdse 1 nieuwe medewerker : schoolverlater Medewerker met andere taken (preventieadviseur) 2 Medewerkers die van andere dienst komen maar nog geen vervanging in vorige dienst. • 2 deeltijdse (4/5) met 70% andere taken voor andere dienst Beste geval : = 6,03 -> x 200 = 1200 dagen • 2 • 0,75 (inwerktijd) : 0,75 projecttijd , 0,25 leertijd (=zekerheid) • 0,8 • 2 • 0,24 + 0,24 = 0,48 Slechtste geval : =4,5 -> x 200 = 900 dagen • 2 • 0,75 (inwerktijd) : 0,75 projecttijd , 0,25 leertijd • 0,75 • 0,5+ 0,5 • 0 Werkhoeveelheid bepalen Met PDS de WBS opstellen • Gebruik experten Hou rekening met onzekerheden Kijk verder dan implementatie • Testen, change management, ondersteuning gebruikers, ondersteuning systemen, allerlei overhead,… . Snel 1-2 VTE bovenop. • Taken die uitgesmeerd worden en na project verder lopen. Misschien geen deel van het project maar operationeel nodig. Maak het verschil tussen inzetbaar en werkhoeveelheid! Uitgewerkt voorbeeld van oefening 2: Inzetbaarheid: 900 en 1200 dagen Werkhoeveelheid: 1150 dagen • WBS: 750 dagen • Ondersteuning: 400 dagen (2VTE) Plan uw planning Deel van je projectaanpak : • Stuurgroep: bv maandelijks • Projectgroep: bv. 2 wekelijks • Teamoverleg: bv wekelijks op maandag  Maak afspraken met je projectteam Denk er ook aan om in je projectaanpak vast te leggen hoe je met projecttoevoegingen of -aanpassingen omgaat Recurrente opvolging Elke maandag Nu Verleden Toekomst Projectplan Q4 2014 Q1-Q4 2015 M To Do lijst Status update Volgende dagen /weken Xl Week Planning Vorige week Wie - Werktijd Volgende week Wie – tijdsinschattingen Xl Projectmedewerkers Quick support PL Eindgebruikers Support Registeer Tijd/Wie Dringend en belangrijk Plan asap Mail/Bel PL Dringend niet belangrijk Belangrijk niet dringend Crisis Te plannen op maandag Neem nodige acties Mail/Bel PL Escaleer Wat waren de belangrijke punten ? Pas uw detailniveau aan • Doelpubliek • KT/MT/LT Ga niet te snel te diep in detail De projectleider moet zijn plan actualiseren om de projectdynamiek te weerspiegelen . Projecten realiseer je met mensen, niet enkel met projectplanning. Zacht met mensen, hard met deadlines