Toelichting bij het kerntakensjabloon

Toelichting bij het kerntakensjabloon
In dit document wordt meer informatie gegeven bij volgende metadata die worden opgevraagd
in het kerntakensjabloon:
-
De productieprocessen
De kwalitatieve bijdrage van het kernproces tot de doelstellingen
Kwalitatieve beoordeling van de kerntaak
Procescategorie
Processtaat
Beleidsveld
Bruto VTE over juni 2014, verdeeld over de verschillende niveaus (A, B, C,.D)
Jaarlijks budget AS IS met vermelding van begrotingsartikels
Klanten, belanghebbenden en doelgroepen
Regelgeving
Raadpleeg ook de veelgestelde vragen over het kerntakenplan op www.bestuurszaken.be/faqkerntakenplan.
1. Wat is het detailniveau dat moet gehanteerd worden bij het oplijsten van de
productieprocessen?
Het uitgangspunt voor het bepalen van het detailniveau waarop processen worden gedefinieerd,
zijn de producten en diensten die een entiteit zelf als haar eindproducten beschouwt
(dienstverleningspakketten). De entiteit kan daar pragmatisch mee omgaan en neemt producten
en diensten elk afzonderlijk op in de definitie van haar productieprocessen (fijnmazige
productieprocessen), indien dat voor haar eigen (rapportering over haar) werking nuttig is.
Indien een thematisch samenvoegen van enkele producten en diensten nuttiger blijkt, kan in die
gevallen voor een geclusterd productieproces gekozen worden.
Bovendien wordt vooral gefocust op de productieprocessen die de kernprocessen van de
organisatie vormen; m.a.w. de processen die rechtstreeks de missie van de organisatie realiseren
en de behoeften van de klanten vervullen. Kernprocessen zijn essentieel om de producten of
diensten van de organisatie te leveren.
Binnen het beleidsdomein worden afspraken gemaakt tussen de entiteiten over het te hanteren
detailniveau. Het wordt immers moeilijk om te consolideren op het niveau van het
beleidsdomein als het detailniveau te verschillend is. De verantwoordelijke voor het
beleidsdomein dient hierover te waken.
Raadpleeg de terminologie op http://www.bestuurszaken.be/terminologie-en-taxonomie.
2. Kwalitatieve beoordeling van de bijdrage van het kernproces tot de doelstellingen
Het is in de eerste fase van de kerntakenplanning de bedoeling om een kwalitatieve beoordeling
te voorzien van de bijdrage van het kernproces tot de doelstellingen. Als men dit relevant vindt,
kan men hier aangeven op welke manier een productieproces de beleidsdomeindoelstellingen
ondersteunt.
Een gedetailleerde analyse van hoe de kernprocessen gekoppeld zijn aan de strategische
doelstellingen zal gebeuren in het eerste trimester van 2015, met het oog op de opmaak van de
ondernemingsplannen met behulp van het monitoringssysteem van de Vlaamse overheid i.k.v.
het project doelstellingenmanagement.
3. Kwalitatieve beoordeling van de kerntaak
Dit gebeurt door de leidend ambtenaren per beleidsdomein, in overleg met het politieke niveau.
Zij maken daarbij gebruik van de volgende beoordelingswaarden:
o
o
o
o
o
o
Vatbaar voor afbouw: dit hoeft geen volledige afbouw van een proces te
betekenen. Met ‘afbouw’ kan ook het gedeeltelijk afbouwen van een proces
bedoeld worden. In die context is het belangrijk om een voldoende fijn
detailniveau in uw productieprocessen toe te passen, zodat het duidelijk is op
welk exact productieproces de afbouw van toepassing is. Kolom F van het
kerntakensjabloon, ‘Beschrijvende informatie over de kwalitatieve beoordeling
van de kerntaak’, biedt hier de mogelijk om detailinformatie te geven over het af
te bouwen gedeelte.
(Deels) Over te hevelen naar het lokale bestuursniveau
Optimalisatie aangewezen: In de context van het kerntakenplan impliceert de
optimalisatie van een productieproces dat die optimalisatie leidt tot een
besparing. Indien die niet zo zou zijn, kiest men voor ‘Behouden in huidige vorm’.
Behouden in de huidige vorm
Activiteit verder te versterken
Nieuw in te voeren
Bij de beschrijvende informatie over deze kwalitatieve beoordeling kan men extra informatie
kwijt over een productieproces m.b.t. bijvoorbeeld TO BE-bruto VTE, algemene ontvangsten uit
dit productieproces, apparaatskredieten, toekomstig nodige budgetten, ed. In feite kan de
informatie uit deze kolom in synthese hernomen worden in de managementsamenvatting, waar
de harde cijfers over de productieprocessen door kwalitatieve inzichten genuanceerd kunnen
worden.
4. Procescategorie
Tussen welke procescategorieën wordt er een onderscheid gemaakt?
o
o
Kernprocessen, managementprocessen en ondersteunende processen.
Raadpleeg de definities op http://www.bestuurszaken.be/terminologie-entaxonomie.
Hoe worden de kernprocessen van horizontale beleidsdomeinen bepaald?
Horizontale Vlaamse overheidsorganisaties hebben kernprocessen die op het niveau van de
Vlaamse overheid management- of ondersteunende processen zijn. Het is echter de bedoeling
om een kerntakenplan te maken voor elk beleidsdomein, dus ook de ‘horizontale’. Daarbij is de
missie van de organisatie/entiteit dus het uitgangspunt, en dus zijn voor de horizontale
entiteiten de kernprocessen de processen die rechtstreeks bijdragen tot de missie van deze
overheidsorganisaties.
Hoe wordt omgegaan met managementprocessen en ondersteunende processen?
In het kerntakenplan wordt het geheel van kernprocessen aanzien als alle processen van de
organisatie zonder de processen die opgenomen zijn in de MOD / MOF-oefening , en zonder de
managementprocessen.
De ondersteunende en managementprocessen worden in hun totaliteit weergegeven. Als men
graag een betere en genuanceerdere verantwoording van de cijfers doorgeeft, kan men er voor
opteren om ook de managementprocessen en ondersteunende processen meer in detail te
bespreken. Dat kan in fase I als meer detail nodig is, om het geheel van beslissingen beter te
duiden of in fase II als specifieke beslissingen voor afbouw of schrapping van processen gebaat
zijn bij meer detail over de managementprocessen en ondersteunende processen.
Ondersteunende processen zijn de processen die voorzien in de nodige middelen en kwaliteit
voor zowel de kernprocessen, de managementprocessen als de ondersteunende processen zelf.
Voor de kwalificatie van ondersteunende processen baseert men zich op de definitie van
managementondersteunende functies. Voor de ondersteunende processen worden de gegevens
uit de MOD/MOF-oefening als basis gebruikt. In de MOD/MOF-oefening zitten alleen de cijfers
van 2013 over ondersteunende processen. In het kerntakenplan moet echter een totaalcijfer van
bruto VTE opgegeven worden voor ondersteunende processen en managementprocessen samen.
Er wordt dus om een nieuwe inschatting voor juni 2014 gevraagd. De MOD/MOF oefening van
2013 wordt als basis gebruikt. Het uiteindelijke cijfer van het kerntakenplan zal echter van de
MOD/MOF-oefening afwijken (en tenzij grotere besparingen het afgelopen jaar, zal het cijfer in
het kerntakenplan hoger zijn dan in de MOD/MOF-oefening 2013). Enerzijds omdat men voor het
kerntakenplan een inschatting moet geven voor juni 2014 en anderzijds omdat de bruto VTE
voor de managementprocessen ook nog bij de inschatting toegevoegd moeten worden. De
cijfers van de MOD/MOF-oefening 2013 zullen wel nagekeken worden, om te beoordelen of de
inschatting die in het kerntakenplan wordt opgegeven realistisch is.
Raadpleeg de cijfers over de ondersteunende functies
Lees meer over ondersteunende functies
5. Processtaat
Bij alle productieprocessen wordt de processtaat vermeld. Hier bestaan volgende opties:
o As Is
o As Is, maar te hervormen (indien vermeld in nieuwe Regeerakkoord/beleidsnota)
o To be (indien vermeld in nieuwe Regeerakkoord/beleidsnota)
Hoe gebeuren de VTE-inschatting en de bepaling van het jaarlijks budget bij TO BE processen?
In de eerste fase van het kerntakenplan wordt er bij de TO BE processen nog geen inschatting
over de VTE of het budget meegegeven in het kerntakensjabloon. Wanneer er voor deze
processen extra VTE of budget zullen nodig zijn, is het aangewezen om dit in de beschrijving te
vermelden.
6. Beleidsveld:
Raadpleeg de beleidsvelden in het bevoegdheidsbesluit van de Vlaamse Regering en de nota aan
de Vlaamse Regering over de omschrijving van de beleidsvelden.
7. Bruto VTE over juni 2014, verdeeld over de verschillende niveaus (A, B, C,.D).
Bruto VTE is de eenheid die wordt gehanteerd bij het weergeven van de
personeelsbeschikbaarheid. Het is de verhouding van het aantal betaalde werkdagen ten
opzichte van het aantal dagen dat een voltijds personeelslid per jaar dient te werken. Het wordt
steeds over een periode berek end (in geval van het kerntakenplan: over juni 2014) in plaats van
op één dag. Lees meer.
Waarom wordt er gekozen voor de periode juni 2014? Tijdens de eerste helft van 2014 vonden
personeelsbesparingen plaats die liepen tot juni 2014. Deze dalingen van het aantal bruto VTE
hebben ervoor gezorgd dat de bruto VTE over het jaar 2013 niet langer vergelijkbaar zijn met de
bruto VTE over juni 2014. Het is daarnaast van belang dat elk beleidsdomein deze berekening
maakt op basis van dezelfde periode, zodat de uiteindelijke gegevens vergelijkbaar zijn.
Entiteiten kunnen hun totaal aan bruto VTE over juni 2014 raadplegen in de tabel die
beschikbaar is op www.bestuurszaken.be/sjabloon-kerntakenplan.
Hoe gebeuren de VTE-inschattingen bij TO BE processen?
In de eerste fase van het kerntakenplan wordt er bij de TO BE processen nog geen VTE
inschatting meegegeven. Wanneer er voor deze processen extra VTE zullen nodig zijn, is het
aangewezen om dit in de beschrijving te vermelden.
8. Jaarlijks budget AS IS met vermelding van begrotingsartikels
Het cijfer komt voort uit de begroting 2014.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen budget voor kernprocessen enerzijds en budget voor
management- en ondersteunende processen anderzijds. Bij de kernprocessen wordt het budget
weergegeven per productieproces. De management- en ondersteunende processen krijgen samen
een overkoepelend budget toegekend (dit is ook het geval voor de bepaling van bruto VTE).
Wat de begrotingsartikels betreft, kan men ter inspiratie volgend document raadplegen: “Initiële
begroting 2014: uitgaven- en middelentabel (incl. amendementen)”.
In fase I van het kerntakenplan (oplevering 16 december 2014), verwijst men alleen naar de
beleidskredieten (Vlaams geld) van na de tweede begrotingsaanpassing. De apparaatskredieten
of versleuteling met loonkredieten worden in deze fase niet meegenomen. Inzicht in verloning is
bovendien reeds voorhanden, omdat de bruto VTE en graden per productieproces worden
aangegeven.
Er wordt gewerkt met vastleggingskredieten. Vereffeningskredieten, variabele kredieten en
vastleggingsmachtigingen worden niet meegenomen in de analyse van het kerntakenplan. In fase
I kunnen in de kwalitatieve beoordeling van processen eventueel opmerkingen meegenomen
worden over apparaatskredieten, andere budgetten en algemene ontvangsten, indien dit
relevant is voor een correcte beoordeling.
In fase II van het kerntakenplan (oplevering 30 juni 2015) verwacht men voor alle processen die
onderhevig zijn aan wijzigingen, wél een raming-versleuteling tot op kleinste detailniveau (alle
apparaatskredieten en eventuele algemene ontvangsten), om zicht te hebben op de totaalkost.
Hoe gebeurt de bepaling van het jaarlijks budget bij TO BE processen?
In de eerste fase van het kerntakenplan wordt er bij de TO BE processen nog geen inschatting
van het jaarlijks budget meegegeven. Wanneer er voor deze processen extra budget nodig zal
zijn, is het aangewezen om dit in de beschrijving te vermelden.
9. Klanten, belanghebbenden en doelgroepen
In het kerntakenplan worden de klanten, belanghebbenden en doelgroepen vermeld. Het is
aangewezen om telkens aan te geven of het om een klant, een belanghebbende of een doelgroep
gaat.
Raadpleeg de definities op http://www.bestuurszaken.be/terminologie-en-taxonomie.
10. Regelgeving
Voor elk productieproces dat een kernproces is, wordt de volgende informatie m.b.t. regelgeving
meegegeven:
o
o
o
Is er een Vlaams regelgevend kader? (Ja/Neen)
Aan welke regelgeving is dit proces onderhevig?
Is dit verdrag onderhevig aan federale, Europese of internationale regels?
(Ja/Neen)
Beleidsdomein Onderwijs en Vorming mag verwijzen naar het algemeen document van wetulex.

Download Report