Pagina 1 van 3 0,8 VTE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER L4-Volwassenenonderwijs vzw is het netwerk voor het volwassenenonderwijs in de regio Leuven-Hageland-Tervuren. Als samenwerkingsverband tussen 11 Centra voor Volwassenenonderwijs en Basiseducatie streven wij naar een behoeftedekkend en rationeel aanbod volwassenenonderwijs. Onze kernprocessen zijn (1) informatie, leeradvies en –oriëntering, (2) programmatie van het aanbod en (3) onderwijs aan gedetineerden. L4-Volwassenenonderwijs werd opgericht in januari 2008, overeenkomstig het decreet volwassenenonderwijs van 15 juni 2007. Voor de versterking van onze werking zijn we opzoek naar een: 0,8 VTE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER Inhoud van de functie De werking van L4-Volwassenenonderwijs administratief en organisatorisch ondersteunen: Met betrekking tot personeelsadministratie van de organisatie  Beheer van de personeelsdossiers  Beheer en opvolging van de interne procedures en de HR-wetgeving  Registratie en beheer van aan- en afwezigheden  Voorbereiding en opvolging van de maandelijkse loonsopgave Met betrekking tot financiële en projectadministratie  Controleren en ordenen van kasstukken en facturen  Opmaken van facturen en opvolging van de betalingen  Ondersteunen van financiële (project-)rapporteringen Met betrekking tot de algemene ondersteuning van de organisatie  Opvolging verplichtingen inzake vzw-wetgeving  Plannen en organiseren van vergaderingen  Telefonisch onthaal  Beheer en opvolging van verzekeringen en preventie en welzijn op het werk  Coördinatie van de jaarverslaggeving Met betrekking tot cursistenadministratie  Beheer en opvolging van inschrijvingen, aan- en afwezigheden  Informatie-uitwisseling met de centra, de VDAB en verificatie Met betrekking tot operationele ondersteuning van de werking  Verslaggeving van teamvergaderingen  Administratieve ondersteuning van de afgevaardigd bestuurder  Coördinatie en opvolging van drukwerk, digitale communicatie en evenementen  Beheer van kantoorbenodigdheden en leveranciers  Verzorgen van digitale en postmailing (incl. adresbeheer)  Verzorgen van het digitaal en fysieke klassement Plaats in de organisatie De administratief medewerker werkt onder directe leiding van de afgevaardigd bestuurder. L4-Volwassenenonderwijs – Provincieplein 1 – 3000 Leuven Pagina 2 van 3 0,8 VTE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER Vereiste competenties Basiscompetenties          Klaviervaardigheid hebben en kunnen werken met een computer Vlot kunnen werken met tekstverwerking (MS Word) voor het opmaken en aanpassen van teksten, documenten en brieven Gegevens verzamelen, registreren, klasseren en beheren E-mail en internet vlot hanteren Telefonisch onthaal Beheer van leveranciers In- en uitgaande post verwerken Zeer goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands Zich in het Frans en Engels mondeling kunnen uitdrukken (pluspunt) Specifieke competenties           Efficiënte opzoekingen op internet uitvoeren Het rekenbladpakket (MS Excel) praktisch toepassen Tekstlay-out (huisstijl en BIN-normen) toepassen Software voor loonadministratie (E-twist) praktisch toepassen Personeelsadministratie beheren Elektronisch agendabeheer praktisch toepassen Plannen en organiseren van vergaderingen en evenementen Presentaties maken met een presentatiepakket (MS Powerpoint) Courante verrichtingen in klanten- en leveranciersboekhouding voorbereiden Een boekhoudkundig softwarepakket hanteren Sleutelvaardigheden          Discreet zijn Vertrouwelijke informatie ook op die manier behandelen Integer zijn Op een eerlijke en verantwoorde manier handelen. Verantwoordelijkheidszin bezitten Het belang van het eigen handelen onderkennen en plichtsbewust handelen Zelfstandig werken Op een effectieve wijze de eigen taak uitvoeren zonder hulp van anderen. Contactvaardig zijn In staat zijn om contact te leggen en te onderhouden, Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat Nauwkeurig werken Taken nauwgezet, precies afwerken Flexibel zijn Zich aanpassen aan wijzigende omstandigheden Ordelijk zijn Systematisch opruimen en rangschikken van materiaal en classificeren van informatie. L4-Volwassenenonderwijs – Provincieplein 1 – 3000 Leuven Pagina 3 van 3 0,8 VTE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER   Resultaatgerichtheid nastreven Een vooropgesteld resultaat trachten te bereiken met in achtname van gedefinieerde kwaliteitsstandaarden. Planmatig werken Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen, het verloop bewaken Vereiste opleiding en ervaring  Je beschikt minstens over een diploma hoger secundair onderwijs, aangevuld met relevante ervaring of een praktijkgerichte beroepsopleiding. Een graduaatsdiploma of professionele bachelor in een aanverwante richting.  Kennis en ervaring met personeelsadministratie is een pluspunt. Arbeidsvoorwaarden       Standplaats: Provinciehuis Vlaams-Brabant, Provincieplein 1, 3010 Leuven Een bediendecontract van onbepaalde duur Een loon in overeenstemming met onderwijsbarema’s en diploma, max. anciënniteit 5 jaar Maaltijdcheques van 6€ per gewerkte dag 20 verlofdagen, aangevuld met 12 dagen arbeidsduurvermindering voo r1 VTE, pro rata voor 0.8 VTE, op te nemen tijdens schoolvakanties 1 week tussen Kerst en Nieuw. Selectieprocedure   Stuur een brief met cv t.a.v. Pieter Tratsaert, afgevaardigd bestuurder L4Volwassenenonderwijs vzw, uiterlijk op 20 januari 2014. Gelieve enkel via mail te solliciteren: [email protected] met referentie AMW De selectieprocedure bestaat uit (1) een selectie op basis van brief en CV, (2) een schriftelijke proef op (27 januari) en (3) een selectiegesprek (3 of 4 februari) L4-Volwassenenonderwijs – Provincieplein 1 – 3000 Leuven