Gegevensopvraging pathologen deadline 20140615 en korte

Opvraging gegevens klassieke kankerregistratie en preventie - deadline 15/06/2014
Dit document bevat de nodige informatie en richtlijnen i.v.m. onze opvraging van mei voor de gegevens verwacht op ten laatste 15 juni 2014. Ook willen wij u op de hoogte brengen van enkele wijzigingen in de codeerrichtlijnen en de planning voor de volgende maanden.
1. Bijhorende documenten
Volgende bijhorende documenten zijn beschikbaar op http://www.kankerregister.org/downl-vr-pathologen:







BCR Protocol CODAP for an integrated data request - work year 2014 - version May 2014.pdf
BCR Protocol SNOMED for an integrated data request - work year 2014 - version May 2014.pdf
Short-list CODAP/CERVIBASE voor de codering van cervix morfologie
Short-list SNOMED/CERVIBASE voor de codering van cervix morfologie
Overzicht van relevante nomenclatuurcodes voor pathologen - versie 2014
Handleiding sFTP v1.1
Voorbeeld protocols - versie 2014
2. Opvraging kankerregistratiegegevens 2013 en preventiegegevens borst 2013, colon/rectum 2013, cervix/vagina eerste tertiaal 2014 (CX T1 2014), deadline:
15/06/2014
Voor alle stalen, worden de volgende gegevens verwacht tegen 15 juni 2014:
a. Klassieke kankerregistratiegegevens 2013
a. Bestand met gecodeerde data
b. Volledige protocols met besluit
b. Preventiegegevens colon/rectum 2013
a. Bestand met gecodeerde data (alle registraties ongeacht diagnose)
c.
b. Volledige protocols met besluit
Preventiegegevens borst 2013
a. Bestand met gecodeerde data (alle registraties ongeacht diagnose)
b.
Volledige protocols met besluit
d. Preventiegegevens cervix/vagina PERIODE 01/01/2014 - 30/04/2014
a. Bestand met gecodeerde data - 01/01/2014-30/04/2014
(alle registraties ongeacht diagnose)
b.
Volledige protocols met besluit - 01/01/2014-30/04/2014
Graag contact opnemen met uw contactpersoon indien deze deadline niet haalbaar is voor u.
Gelieve het vernieuwde BCR-protocol goed door te nemen. Wijzigingen t.o.v. vorige opvragingsronde werden
gemarkeerd in het geel. Deze vernieuwde handleiding bevat onder meer aanpassingen in de codeerrichtlijnen, toe te passen voor nieuwe registraties vanaf 01/01/2014.
1
3. Korte samenvatting van de wijzigingen in het “BCR protocol“
A. Nomenclatuurcodes voor colorectale en borst stalen zijn optioneel vanaf 2014.
In het huidige “BCR protocol“ werd een lijst met de meest gebruikte morfologie-codes
voor cervix in CODAP opgenomen. Deze codes kan u eveneens terugvinden in het bestand « CODAP - CERVIBASE shortlist.pdf ».
C. Richtlijnen i.v.m. nomenclatuurcodes voor cervixstalen.
a. In de afgelopen jaren werden de terugbetalingscriteria 2 maal gewijzigd. Hierdoor is het aantal niet-terugbetaalde uitstrijkjes sterk gestegen. Voor de Stichting
Kankerregister is het belangrijk om van elk staal te weten of het al dan niet terugbetaald werd (vb. in het kader van de evaluatie van de volledigheid van het
cytohisto-pathologie register, het berekenen van de reële participatiegraad, ...).
b. Een up-to-date register vergt een korte tijdsspanne tussen staalname en aanlevering van de gegevens. Omdat menig dossier omtrent de tarifering aan het RIZIV
nog niet afgerond was op het ogenblik dat de gegevens door het BCR werden
verwacht (tot nog toe telkens 4 weken na einde staalname-periode), ontbraken
hierdoor vaak nomenclatuurcodes. Daarom wordt vanaf werkingsjaar 2014 de
deadline voor aanlevering verplaatst tot 6 weken na einde van de periode
waarin de stalen worden verzameld.
c. Vanaf 01/01/2014 dient het veld voor de nomenclatuurcodes steeds zo volledig
mogelijk ingevuld te zijn.
i. Officiële nomenclatuurcode: indien terugbetaald door RIZIV
ii. Niet-officiële (dummy)code: indien niet terugbetaald door RIZIV (expliciet vermelden welke dummycode gebruikt wordt en bijhorende betekenis)
iii. #NK: indien tariferingsdossier nog niet afgerond is op moment van aanlevering en dus niet geweten is of het staal terugbetaald wordt.
iv. #NA: indien niet door eigen laboratorium aangerekend aan RIZIV wegens
uitbesteding onderzoek aan ander laboratorium
B.
In elk geval is het noodzakelijk om alle stalen voor de opgevraagde periode in het bestand op te nemen, ook al bestaat er nog geen zekerheid
omtrent de terugbetaling van het staal, dan om een onvolledig bestand
aan te leveren.
D. Voor cervix/vagina stalen bij voorkeur aparte staal- of referentienummers gebruiken
als er voor één patiënte zowel een cytologisch analyse als een histologische analyse
uitgevoerd is. Indien dit niet realiseerbaar is, moeten zowel de cytologische als histologische diagnose aangeleverd worden (m.a.w. twee afzonderlijke letselcodes voor eenzelfde staal!).
4. Nieuwe codeerrichtlijnen voor colorectale stalen
In april 2014 werden via een nieuwsbrief gericht aan de pathologen en de labo’s voor pathologische anatomie nieuwe richtlijnen verspreid voor het coderen van colorectale (preventie)
stalen. Deze richtlijnen zijn eveneens terug te vinden via volgende link:
2
http://www.kankerregister.org/downloads meer bepaald :
http://www.kankerregister.org/media/docs/downloads/voorpathologen/20140226Nieuwsbr
iefCODAPNL.PDF)
5. Richtlijnen voor het aanleveren van gegevens staan vermeld in “BCR protocol for an integrated data request …” (geen gegevensoverdracht via mail !).
6. Planning voor werkingsjaar 2014-2015
Voor uw laboratorium zijn dit de toekomstige opvragingsrondes:
1. September 2014: deadline 15/10/2014
 preventiegegevens cervix 01/05/2014 t.e.m. 31/08/2014 (CX T2 2014)
2. Januari 2015: deadline 15/02/2015
 preventiegegevens cervix 01/09/2014 t.e.m. 31/12/2014 (CX T3 2014)
3. Vermoedelijk mei 2015: vermoedelijke deadline 15/06/2015
 preventiegegevens cervix 01/01/2015 t.e.m. 30/04/2015 (CX T1 2015)
 preventiegegevens borst 01/01/2014 t.e.m. 31/12/2014 (BR 2014)
 preventiegegevens colorectaal 01/01/2014 t.e.m. 31/12/2014 (CO 2014)
 kankerregistratie gegevens 01/01/2014 t.e.m. 31/12/2014 (CL 2014)
Indien u vragen of opmerkingen hebt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
Alvast hartelijk dank voor uw medewerking.
3

Download Report