HANDLEIDING ANTICORRUPTIE WETGEVING OP NAAR COMPLIANCE MET INTERNATIONALE REGELGEVING In de FCPA staat een dergelijke bepaling niet expliciet opgenomen, maar wordt impliciet melding gemaakt van de effectiviteit van compliance programma’s bij het bepalen van de hoogte van straffen die worden opgelegd aan ondernemingen. Diverse landen voeren steeds striktere wetgeving in om fraude en corruptie tegen te gaan. Twee daarvan, de Bribery Act 2010 (UK) en de The Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) of 1977 (USA), nemen ook Nederlandse organisaties die internationaal opereren in het vizier. Uit recent onderzoek van BDO en TNS/Nipo blijkt dat 6 van de 10 Nederlandse bedrijven hier niet van op de hoogte zijn. Deze handleiding geeft inzicht in de procedures die u, volgens bovengenoemde wetgeving, dient te implementeren. Engelse wetgeving meest recent In de toelichtingen van beide wetten wordt melding gemaakt van beginselen waar organisaties zich aan kunnen houden. Bij deze handleiding zijn we uitgegaan van de toelichting van de Britse overheid om de UK Bribery Act te verduidelijken, omdat dit de meest recente toelichting is en de beginselen van de FCPA tevens dekt. In dit document wordt ingegaan op een zestal beginselen, de zogenaamde ‘adequate procedures’, die de organisatie kan verwerken in haar bedrijfsprocessen om (in het geval van corruptie of omkoping) aan te tonen dat de organisatie voldoende inspanningen heeft verricht om omkoping te voorkomen. Dit zestal beginselen is niet normatief en in de praktijk kan het op verschillende manieren in een juiste en adequate toepassing uitgewerkt worden, afhankelijk van bijvoorbeeld de grootte van de organisatie. Volgens de UK Bribery Act, kunnen de medewerkers die betrokken zijn bij de fraude waarvan uw bedrijf wordt verdacht, strafrechtelijk worden vervolgd door de autoriteiten in de UK. En - ter illustratie - alleen al met Engelse afnemers zakendoen, kan maken dat de eisen binnen de wetgeving ook voor uw organisatie gelden. Het hebben van procedures vermindert eventuele strafmaat In de UK Bribery Act 2010 is expliciet opgenomen dat organisaties die er niet in slagen om de aan hen gelieerde personen te weerhouden van omkoping, hiervoor strafbaar kunnen worden gesteld. Wanneer een organisatie echter kan aantonen dat ondanks dat er een geval van omkoping heeft plaatsgevonden zij voldoende procedures in haar bedrijfsprocessen heeft opgenomen om dergelijke situaties te voorkomen, kan dit effectief aangevoerd worden ter verdediging. Waar ligt de verantwoordelijkheid voor anticorruptie procedures? De verantwoordelijkheid voor het implementeren van de ‘adequate procedures’ ligt bij het bestuur van een organisatie maar kan zij delegeren naar medewerkers of een afdeling die zich inhoudelijk met het thema bezighoudt. Het is hierbij van belang dat de implementatie van de ‘adequate procedures’ geen eenmalige exercitie is maar een continu proces van monitoren, beoordelen en desgewenst aanpassen van de procedures. Stappenplan internationale anticorruptie wetgeving Deze handleiding geeft inzicht in het zestal ‘adequate procedures’ dat volgens internationale anticorruptie wetgeving geïmplementeerd dient te zijn in de organisatie. In de tabel worden enkele handvatten geboden om ieder beginsel te integreren in de bestaande bedrijfsprocessen van uw organisatie. Het betreft een algemene aanpak gebaseerd op de toelichting van de buitenlandse autoriteiten, waarbij de toelichting van de UK Bribery Act leidend is. Deze handleiding is niet gespecificeerd op de kenmerken van uw organisatie (zoals bedrijfsomvang en branche), maar helpt u op weg in de te nemen stappen en volgorde daarvan. Beginsel Welke stappen vallen onder dit beginsel? 1Proportionele procedures Inventariseren van bestaande procedures ter preventie van corruptie. In kaart brengen welke procedures ontbreken of aangescherpt dienen te worden, rekening houdend met de specifieke corruptierisico’s die uw organisatie loopt. Integreren van de procedures ter preventie van corruptie in uw bestaande procedures. De richtlijn geeft aan dat procedures helder, praktisch, toegankelijk en effectief geïmplementeerd dienen te zijn en dienen te worden gehandhaafd. Elementen die opgenomen kunnen worden in de beschrijving van deze procedures zijn de betrokkenheid bij preventie van corruptie, de algemene aanpak van mitigeren van corruptierisico’s en de strategische visie hoe het preventiebeleid te implementeren in de organisatie. In kaart brengen van organisatiecultuur en de wijze waarop zogenaamde soft controls daarop van invloed zijn. Het management van de organisatie is betrokken bij het anticorruptie beleid. Van belang is dat onder leiding van het management een cultuur wordt gecreëerd waarin corruptie niet wordt getolereerd. Actief uitdragen van anticorruptie houding en juist voorbeeldgedrag door management. Uitvoeren risicoanalyse om inzicht te krijgen in de risico’s die uw organisatie loopt op het gebied van corruptie door inventarisatie van de aard en omvang van potentiële corruptierisico’s door risico-identificatie en -prioritering. Dit betreffen risico’s op verschillende niveaus, zowel intern als extern (land, sector, transactie, project en samenwerking met derden). In kaart brengen van bestaande maatregelen en effecten op deze risico’s en waar nodig aanvullende maatregelen creëren. Periodiek, onderlegd en vastgelegd beoordelen van deze corruptierisico’s. Inrichten van procedures aangaande de omgang met derde partijen en het aannemen van een kritische houding bij het aangaan van relaties met derden. Onderdeel van het onderzoek (due diligence) naar de derde partijen dient het risico op corruptie te zijn. Implementeren van communicatie en training van de anticorruptie procedures in het algehele preventiebeleid. Het beginsel geeft aan dat training de bewustwording van medewerkers omtrent corruptie vergroot. Selecteren en inzetten van eventuele andere toepasselijke communicatiematerialen en -middelen binnen uw organisatie. Toegankelijk maken van informatie omtrent corruptie om mogelijk preventieve procedures te monitoren, evalueren en aanpassen. Opzetten van een monitoring- en reviewcyclus om periodiek de ingestelde procedures te monitoren en beoordelen. Actualiseren of verbeteren van de ingestelde procedures (indien nodig). 2Betrokkenheid van het management 3 Risico assessment 4 Due diligence 5Communicatie (training) 6Monitoring en review MEER INFORMATIE Wilt u weten of de steeds strengere internationale anticorruptie wetgeving ook op uw bedrijf en uw mensen van toepassing is? Op www.bdo.nl/ anticorruptie bieden wij daarvoor een handige online checklist. Heeft u andere vragen over de anticorruptie wetgeving en wat BDO hierin voor u kan betekenen? Mail of bel dan naar Martijn Hin, hij helpt u graag verder. Martijn Hin partner Risk & Compliance Telefoon +31(0)30 284 98 00 E-mail [email protected] www.bdo.nl/anticorruptie Colofon Deze publicatie is zorgvuldig voorbereid, maar is in algemene bewoordingen gesteld en bevat alleen informatie van algemene aard. Deze publicatie bevat geen advies voor concrete situaties, zodat uitdrukkelijk wordt aangeraden niet zonder advies van een deskundige op basis van de informatie in deze publicatie te handelen of een besluit te nemen. Voor het verkrijgen van een advies dat is toegesneden op uw concrete situatie kunt u zich wenden tot BDO Accountants & Adviseurs of een van haar adviseurs. BDO Accountants & Adviseurs en haar adviseurs aanvaarden geen aansprakelijkheid voor schade die het gevolg is van handelen of het nemen van besluiten op basis van de informatie in deze publicatie. BDO is een op naam van Stichting BDO te Amsterdam geregistreerd merk. In deze publicatie wordt BDO gebruikt ter aanduiding van de organisatie die onder de merknaam ‘BDO’ actief is op het gebied van de professionele dienstverlening (accountancy, belastingadvies en consultancy). BDO Accountants & Adviseurs is een op naam van BDO Holding B.V. te Eindhoven geregistreerde handelsnaam en wordt gebruikt ter aanduiding van een aantal met elkaar in een groep verbonden rechtspersonen, die ieder afzonderlijk onder de merknaam ‘BDO’ actief zijn op een bepaald terrein van de professionele dienstverlening (accountancy, belastingadvies en consultancy). BDO Holding B.V. is lid van BDO International Ltd, een rechtspersoon naar Engels recht met beperkte aansprakelijkheid, en maakt deel uit van het wereldwijde netwerk van juridisch zelfstandige organisaties die onder de naam ‘BDO’ optreden. BDO is de merknaam die wordt gebruikt ter aanduiding van het BDO-netwerk en van elk van de BDO Member Firms. Wilt u meer informatie over bovenstaande beginselen en hoe u deze in uw organisatie kunt implementeren? Neem contact op met Martijn Hin. 08/2014 – FA1428