Memo De werkkostenregeling 2014 Inleiding 1. Alles wat de

BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V.
Adviesgroep Loon- & Premieheffing
Memo De werkkostenregeling 2014
Inleiding
Onder de werkkostenregeling veranderen de fiscale regels met betrekking tot vergoedingen en
verstrekkingen die aan het personeel worden gegeven totaal. Dit memo beschrijft de regelgeving van
de werkkostenregeling zoals die luidt op 1 januari 2014. In de bijlage “Op weg naar een nieuwe WKR”
worden de mogelijke wijzigingen besproken die gaan gelden als de werkkostenregeling voor iedere
werkgever verplicht wordt (1 januari 2015).
1. Alles wat de werknemer van de werkgever krijgt is loon!
In het kader van de werkkostenregeling is het loonbegrip ingrijpend veranderd. De nieuwe
definitie luidt: “Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere
dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het
kader van de dienstbetrekking”. De verandering zit hem in de toevoeging na de komma.
Daarmee wordt beoogd dat in beginsel alles (!) wat een werkgever aan een werknemer verstrekt of
vergoedt (in eerste instantie) loon vormt.
Ook vergoedingen en verstrekkingen die in het geheel geen beloningselementen bevatten of de
werknemer geen voordeel opleveren, behoren in beginsel tot het loon.
De oprekking van het loonbegrip is ingrijpend voor de praktijk. In principe zou bijvoorbeeld ook de
vergoeding van vakliteratuur daar onder kunnen vallen, de laptop die een werknemer ter beschikking
heeft gekregen enz. Om dergelijke zaken buiten de loonbelasting te laten, dienen ze afzonderlijk te
worden vrijgesteld. Verderop in dit memo zal blijken dat een aantal zaken ook inderdaad zijn
vrijgesteld. Dit geldt echter niet voor alle arbeidsvoorwaarden die in de praktijk vaak voorkomen.
Een beetje cryptisch (maar wel begrijpelijk) is de opmerking van de staatssecretaris van Financiën dat
zaken waar de werknemer geen privé voordeel van heeft, geen loon vormen. Hier besteden wij
verderop in dit memo nog aandacht aan.
Op de regel dat alles loon vormt, bestaan een aantal uitzonderingen:
‐ 1,5% van de loonsom kan de werkgever naar eigen inzicht belastingvrij besteden aan zijn
personeel. Deze extra 1,5% vrijstelling komt in de plaats van een aantal vrijstellingen die
verdwijnen1;
‐ Een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen wordt op nihil gewaardeerd;
‐ Een zestal kostensoorten zijn ook nog naast de 1,5% algemene vrijstelling belastingvrij te
vergoeden;
1
Deze forfaitaire ruimte zou met ingang van 2013 worden verhoogd van 1,4% naar 1,6%. Echter in het kader van de
bezuinigen is de verhoging beperkt gebleven tot 1,5%. Deze verhoging vloeit voort uit de Wet Uniformering
Loonbegrip die tot gevolg heeft dat (macro) het fiscale loon daalt.
Disclaimer; Dit document wordt u aangeboden door de Adviesgroep Loon- & Premieheffing (ALP), de specialisten
op beloningsgebied binnen BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. en is bedoeld om algemene informatie te
verschaffen. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor onjuiste of onvolledige informatie.
BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V.
Adviesgroep Loon- & Premieheffing
‐
Intermediaire kosten zijn eveneens nog naast de 1,5% algemene vrijstelling belastingvrij te
vergoeden.
Verstrekkingen die een werkgever vanuit een andere hoedanigheid zou doen dan als werkgever zijn ook
vrijgesteld. Medeleven of een persoonlijke relatie met de werknemer staan dan voorop. Hierbij zijn als
voorbeelden genoemd de fruitmand bij ziekte van de werknemer of een rouwkrans bij overlijden.
Inmiddels is duidelijk geworden dat onder deze verstrekkingen worden verstaan geschenken in natura,
dat wil zeggen geen geld en geen cadeaubonnen, mits de factuurwaarde van het geschenk, inclusief
BTW, maximaal € 25 bedraagt. Bovendien moet het geschenk worden gegeven bij een gelegenheid
waarbij de werknemer ook van derden geschenken ontvangt. Te denken valt hierbij aan een
verjaardag, huwelijk, geboorte van een kind.
Alle andere vergoedingen en verstrekkingen zijn belast. Voor een aantal vormen van loon in natura
geldt dat deze op een lagere, forfaitaire waarde mogen worden gewaardeerd.
Daarnaast zijn van het loonbegrip uitgezonderd de vergoedingen en verstrekkingen die betrekking
hebben op zogeheten intermediaire kosten.
Intermediaire kosten
Bij intermediaire kosten doet een werknemer uitgaven in opdracht en voor rekening van zijn
werkgever. Het initiatief tot het maken van de kosten ligt bij de werkgever. Van intermediaire kosten
is sprake bij:
‐ de aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren;
‐ kosten die gemaakt worden voor zaken die behoren tot het vermogen van de werkgever (en die aan
de werknemer ter beschikking zijn gesteld);
‐ kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en dus niet specifiek met het
functioneren van de werknemer).”
Bij intermediaire kosten kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de situatie dat een werknemer met de
ter beschikking gestelde bedrijfsauto tankt, zelf afrekent en vervolgens de benzine declareert. Andere
voorbeelden zijn de werknemer die viltstiften voor het beschrijven van een whiteboard bij een
vergadering voorschiet, of de werknemer die namens de werkgever op een beurs staat en aldaar kosten
voorschiet. Ook de kosten voor zover die betrekking hebben op de relatie bij een zakelijk etentje zijn
intermediaire kosten.
2. Vrije vergoedingen en verstrekkingen
Gerichte vrijstellingen
Binnen het nieuwe systeem van vergoedingen en verstrekkingen, zullen naast de intermediaire kosten
ook nog een aantal specifieke vergoedingen en verstrekkingen onbelast zijn. Deze worden de gerichte
vrijstellingen genoemd.
De volgende kosten zijn onder de werkkostenregeling gericht vrijgesteld:
 Reiskosten (tot maximaal € 0,19 per kilometer);
Disclaimer; Dit document wordt u aangeboden door de Adviesgroep Loon- & Premieheffing (ALP), de specialisten
op beloningsgebied binnen BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. en is bedoeld om algemene informatie te
verschaffen. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor onjuiste of onvolledige informatie.
BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V.
Adviesgroep Loon- & Premieheffing





Tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen, waaronder maaltijden bij overwerk,
maaltijden tijdens dienstreizen, maaltijden met zakelijke relaties (voor zover de kosten zien
op de werknemer) etc.)2;
Kosten van cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en
outplacement, beroepsorganisaties en vakliteratuur;
Studiekosten, daaronder mede begrepen het volgen van een procedure erkenning verworven
competenties;
Extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst in het kader van de
dienstbetrekking (extraterritoriale kosten);
Zakelijke verhuiskosten.
Vaste vergoedingen
De voorwaarden die gelden voor het onbelast mogen vergoeden of verstrekken van deze kostensoorten
veranderen niet ten opzichte van de huidige regels. Indien de werkgever echter een vaste
kostenvergoeding wil geven voor (bepaalde) van de genoemde kostensoorten, dan is hij onder de
werkkostenregeling verplicht vooraf een steekproefsgewijs onderzoek te houden onder de werknemers
ter onderbouwing van die vergoeding. Voldoet een werkgever niet aan deze voorwaarde, of hij geeft
bijvoorbeeld een bovenmatige vergoeding (€ 0,24 per kilometer voor reiskosten) dan valt (het
bovenmatige gedeelte van) de vergoeding binnen het forfait van 1,5% van de loonsom (dit wordt hierna
onder „De werkkostenregeling‟ besproken).
Ook intermediaire kosten kunnen (uiteindelijk) via een vaste vergoeding worden vergoed.
De belastingdienst heeft het standpunt ingenomen dat de vereiste steekproef
achterwege mag blijven als de betreffende vaste kostenvergoedingen in het verleden al zijn
onderbouwd door middel van een steekproef danwel door de belastingdienst zijn goedgekeurd.
Wij adviseren werkgevers overigens wel altijd het achterwege mogen laten van de steekproef af te
stemmen met de belastingdienst.
Werkplek gerelateerde voorzieningen
Dan is er nog een categorie voorzieningen die weliswaar binnen het forfait van 1,5% van de loonsom
valt, doch hierbij op nihil of een laag bedrag wordt gewaardeerd. Het gevolg is derhalve dat deze
voorzieningen, het gaat dan om aan de werkplek gerelateerde voorzieningen, toch geheel of
gedeeltelijk onbelast aan de werknemer kunnen worden gegeven.
Nihilwaardering
Voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek (niet zijnde de woning, schip e.d. van de
werknemer) worden gebruikt of verbruikt:
 Voorzieningen waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken of verbruiken
(bureaustoel, toiletvoorziening, kopieerapparaat enz.). Hieronder vallen ook voorzieningen als
een fitnessruimte en een zwembad
 Arbo voorzieningen op de werkplek (en thuis zie hierna)
 Consumpties op de werkplek
2
Voor maaltijden op de werkplek waaraan men zich niet kan onttrekken (aan boord van zeeschepen bijvoorbeeld)
geldt dat deze vanwege het meer dan bijkomstig zakelijk karakter gericht zijn vrijgesteld.
Disclaimer; Dit document wordt u aangeboden door de Adviesgroep Loon- & Premieheffing (ALP), de specialisten
op beloningsgebied binnen BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. en is bedoeld om algemene informatie te
verschaffen. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor onjuiste of onvolledige informatie.
BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V.
Adviesgroep Loon- & Premieheffing







Ter beschikking gestelde mobiele telefoon (mits meer dan 10% zakelijk gebruikt)
Ter beschikking gestelde apparatuur, gereedschap en computers (mits zakelijk gebruik 90% of
meer en gebruikt op een werkplek niet zijnde in de woning van de werknemer)
Ter beschikking gestelde kleding die nagenoeg uitsluitend geschikt is om in te werken
Overige ter beschikking gestelde kleding die op de werkplek achterblijft3
Ter beschikking gestelde OV-jaarkaart of kortingskaart indien de kaart mede zakelijk wordt
gebruikt
Rentevoordeel van hypothecaire leningen, of renteloze personeelsleningen als de werknemers
daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter kopen (ook binnen
cafetariaregelingen)
De waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) op
de werkplek voor de vervulling van de dienstbetrekking, als de werknemer normaliter niet op
de werkplek woont en hij door de reisafstand redelijkerwijs wel gebruik moet maken van deze
voorziening.
Onder werkplek wordt verstaan elke werkplek waar de werkgever uit hoofde van de
Arbeidsomstandighedenwet er zorg voor moet dragen dat de werknemer veilig werkt. Het café waar de
werknemer “even” werkt valt daar volgens de toelichting niet onder. Een auto of een ander
vervoermiddel kan een werkplek zijn, als een werknemer daarin op verzoek van de werkgever arbeid
verricht en als de werkgever ARBO-verantwoordelijk is voor dat vervoermiddel.
Dat kan bijvoorbeeld de vrachtwagen zijn waar de chauffeur in rijdt, maar ook de eigen auto van de
werknemer als zijn werkgever afspreekt dat hij zijn auto gebruikt voor een dienstreis.
De werkplek mag overigens niet in de woning van de werknemer zijn gelegen, wil de vrijstelling van
toepassing zijn.
De vrijstelling voor Arbo voorzieningen is uitgebreid tot Arbo voorzieningen op de werkplek thuis indien
en voor zover deze rechtstreeks voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet 1998.
Lage waardering
 Maaltijden in bedrijfsrestaurants (€ 3,05 per maaltijd, bedrag 2013)
 Huisvesting of inwoning op de werkplek (€ 5,25 per dag, bedrag 2013)
 Kinderopvang op de werkplek
Wordt een verstrekking op meer dan nihil gewaardeerd, dan zal die tot dat bedrag vallen onder de
hierna te bespreken “werkkostenregeling”, het 1,5%-forfait.
Belangrijk voor de praktijk is dat deze bijzondere waarderingsregels alleen zullen gaan gelden voor ter
beschikking stellingen en niet voor verstrekkingen (een enkele uitzondering daargelaten, bijvoorbeeld
maaltijden en Arbo voorzieningen) en nooit voor vergoedingen.
Vergoedingen en de andere verstrekkingen zullen derhalve voor het volledige bedrag moeten worden
meegenomen in het 1,5%- forfait danwel integraal worden belast (voor zover het 1,5%-forfait van de
hierna te bespreken werkkostenregeling wordt overschreden).
3
Kleding met een logo van tenminste 70 cm2 per kledingstuk die dienstbaar is aan de uitoefening van het beroep
kwalificeert toch weer per definitie als werkkleding.
Disclaimer; Dit document wordt u aangeboden door de Adviesgroep Loon- & Premieheffing (ALP), de specialisten
op beloningsgebied binnen BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. en is bedoeld om algemene informatie te
verschaffen. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor onjuiste of onvolledige informatie.
BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V.
Adviesgroep Loon- & Premieheffing
Een duidelijk voorbeeld is de mobiele telefoon die voor meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt.
Staat het abonnement op naam van de werkgever, dan wordt de ter beschikking stelling op nihil
gewaardeerd en is deze volledig vrij. Vergoedt de werkgever daarentegen de kosten van deze telefoon
aan de werknemer, dan dient het gehele bedrag van de vergoeding te worden meegenomen in de
forfaitaire regeling van 1,5% van de loonsom.
Ook voorzieningen buiten de werkplek zoals internet thuis zullen als zodanig worden belast en
derhalve voor de volledige waarde vallen onder de regeling van het 1,5%-forfait.
3. De werkkostenregeling
Voor alle vergoedingen en verstrekkingen, die niet:
‐ onder het begrip intermediaire kosten vallen, en / of
‐ niet onder de gerichte vrijstellingen vallen, en / of
‐ niet op nihil worden gewaardeerd,
geldt dat deze in beginsel aan de heffing van de loonbelasting/premie volksverzekeringen zijn
onderworpen.
Geen privé voordeel, geen loon
Zoals gezegd heeft de staatssecretaris van Financiën gemeld dat iets geen loon is als de werknemer er
geen privé voordeel van heeft. Uiteraard onderschrijven wij dit gaarne. Het verklaart echter niet
waarom werkplek gerelateerde voorzieningen als de vloerbedekking op het werk en vakliteratuur
afzonderlijk moesten worden vrijgesteld. Op welke wijze dit begrip wordt ingevuld zal de tijd leren.
Voor al deze vergoedingen en verstrekkingen gaat echter op werkgeversniveau wel een algemene
vrijstelling gelden. Deze vrijstelling bedraagt 1,5% van de loonsom van de werkgever. De werkgever
kan deze vrijstelling zelf invullen. Dat kan bijvoorbeeld zijn met een kerstpakket, een personeelsreis of
een fiets van de zaak, maar ook bijvoorbeeld met aandelen in het bedrijf van de werkgever. De
werkgever hoeft daarbij niet te kijken of (bij een specifieke werknemer) aan bepaalde voorwaarden is
voldaan. Al zal misbruik (als bijvoorbeeld de directeur groot- aandeelhouder het 1,5%-forfait alleen
voor zichzelf benut) worden bestreden.
Onder andere de volgende vergoedingen en verstrekkingen zullen voor de volledige waarde vallen
onder het 1,5%-forfait:
 fiets van de zaak
 kerstpakketten
 internet thuis
 rechtsbijstand werknemer bij ontslagprocedure
 producten uit eigen bedrijf
 personeelsfeesten en -reizen4
4
Consumpties en snacks en een personeelsfeest op de werkplek zijn wel belastingvrij (nihilwaardering )
Disclaimer; Dit document wordt u aangeboden door de Adviesgroep Loon- & Premieheffing (ALP), de specialisten
op beloningsgebied binnen BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. en is bedoeld om algemene informatie te
verschaffen. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor onjuiste of onvolledige informatie.
BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V.
Adviesgroep Loon- & Premieheffing
Vergoedingen (en verstrekkingen) van geldboeten opgelegd door een Nederlandse strafrechter en
geldsommen betaald aan de Staat ter voorkoming van strafvervolging in Nederland, wapens en
munitie, gevaarlijke dieren etc., die nu ook niet belastingvrij zijn, vallen niet onder de
werkkostenregeling. Dergelijke vergoedingen en verstrekkingen zullen sowieso volledig belast blijven.
Hierop mag ook niet de eindheffing worden toegepast.
Dit geldt ook voor de ter beschikking gestelde auto en woning (tenzij er sprake is van dubbele
huisvesting buiten de woonplaats).
Waardebepaling verstrekkingen
Verstrekt de werkgever bepaalde zaken (in natura) dan zullen deze verstrekkingen gewaardeerd
moeten worden, waarna de „gemeten‟ waarde in het 1,5%-forfait valt. Als waardering geldt de prijs die
de werkgever heeft betaald voor de goederen of diensten ( inclusief BTW) of anders de waarde in het
economische verkeer.
Voor producten uit het eigen bedrijf wordt de waarde altijd gesteld op “de consumentenprijs”.
Een belastingvrije korting geven is (buiten het 1,5% forfait) in principe niet meer mogelijk.
Vallen de verstrekkingen echter onder één van de hiervoor besproken “lage” waarderingsregels voor
werkplek gerelateerde voorzieningen, dan geldt die (doorgaans ook lagere) waarde.
Eindheffing over meerdere
Vergoedt of verstrekt de werkgever meer dan 1,5% van de loonsom, dan is de werkgever over dat
meerdere een eindheffing van 80% verschuldigd. Deze eindheffing is niet verplicht. De werkgever
kan er aan ontkomen door vooraf met de werknemer af te spreken dat een bepaalde vergoeding of
verstrekking door hen beiden als loon wordt aangemerkt.
Alle andere huidige eindheffingsregelingen komen te vervallen, behalve die voor ontslaguitkeringen,
spaarloon en de bestelauto met doorlopend afwisselend gebruik.
Werknemersverzekeringen en Zorgverzekeringswet
Vergoedingen en verstrekkingen die onder de werkkostenregeling vallen, zijn niet onderworpen aan de
premieheffing werknemersverzekeringen. Niet voor zover ze binnen de 1,5%-norm vallen en ook niet
voor het meerdere voor zover ze met de eindheffing zijn belast. Ze maken ook geen deel uit van de
grondslag voor de heffing van de zorgverzekeringsbijdragen.
4. Ingangsdatum en overgangsregeling
De werkkostenregeling is per 1 januari 2011 in werking getreden. Werkgevers kunnen echter nog
gebruik maken van een overgangsregeling. Tot 2015 hebben ze de keus: per jaar mogen ze kiezen voor
de nieuwe regels (de werkkostenregeling), of voor de wettelijke regelingen zoals die per 31 december
2010 van kracht waren.
Kiest men voor de laatstgenoemde regels dan geldt wel een beperking voor personeelsreizen en –
festiviteiten; dergelijke activiteiten zijn dan namelijk niet meer voor het volledige bedrag maar
slechts tot een bedrag van € 454 per werknemer per jaar onbelast.
Disclaimer; Dit document wordt u aangeboden door de Adviesgroep Loon- & Premieheffing (ALP), de specialisten
op beloningsgebied binnen BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. en is bedoeld om algemene informatie te
verschaffen. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor onjuiste of onvolledige informatie.
BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V.
Adviesgroep Loon- & Premieheffing
Hoewel werkgevers de keus hebben om de regels nog niet te gaan toepassen, is die
keus niet altijd (financieel) verstandig. Bovendien is kennis van de regels en de gevolgen ook nu al
belangrijk omdat er mogelijk het nodige zal moeten worden gedaan door de werkgever en werknemer.
Per 2015 vervalt de overgangsregeling en zal iedere werkgever de werkkostenregeling moeten
toepassen.
Dat zal zo goed als zeker gepaard gaan met een aantal wijzigingen.
Hiervoor verwijzen wij naar de bijlage “Op weg naar een nieuwe WKR”.
Disclaimer; Dit document wordt u aangeboden door de Adviesgroep Loon- & Premieheffing (ALP), de specialisten
op beloningsgebied binnen BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. en is bedoeld om algemene informatie te
verschaffen. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor onjuiste of onvolledige informatie.
BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V.
Adviesgroep Loon- & Premieheffing
BIJLAGE: OP WEG NAAR EEN NIEUWE WKR
Inleiding
De Staatssecretaris van Financiën heeft op 21 maart 2013 zijn visie op de toekomst van de
werkkostenregeling kenbaar gemaakt in zijn verkenning „Aan het werk met de
werkkostenregeling‟. De verplichte invoeringsdatum is uitgesteld tot 1 januari 2015.
In augustus 2012 is een evaluatie afgerond naar de ervaringen met de werkkostenregeling tot
dan toe. Deze evaluatie geeft geen aanleiding om ten principale terug te komen op de
ingeslagen weg. Wel heeft deze evaluatie geleid tot een verkenning naar maatregelen, zowel
binnen als buiten de werkkostenregeling, die ertoe kunnen bijdragen dat de
werkkostenregeling verbetert en tegelijkertijd het draagvlak daarvoor vergroot.
In de verkenning wordt daarom de problematiek van de complexiteit van de vergoedingen en
verstrekkingen in relatie tot de werkkostenregeling langs twee mogelijk oplossingsrichtingen
benaderd. Ten eerste wordt gekeken naar een systematische aanpassing van het loonbegrip
(het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium) en daarna wordt gekeken naar een
oplossingsrichting waarbij in de praktijk ervaren knelpunten zoveel als mogelijk kunnen
worden weggenomen. De gevolgen van een begrijpelijker invulling van het loonbegrip moeten
echter macro budgettair neutraal op te vangen zijn. De vrije ruimte (nu 1,5%) zou hierdoor
dus wel kunnen worden verkleind.
Medio april is een consultatie gestart waarin “het bedrijfsleven” is gevraagd welke
voorkeur(en) zij heeft met betrekking tot mogelijke aanpassingen van de werkkostenregeling.
De documentatie set die behoort bij de workshops met betrekking tot de werkkostenregeling
beschrijft de werkkostenregeling zoals die er nu uitziet.
De presentatie bevat verwijzingen naar de nieuwe werkkostenregeling.
Onderstaand volgen de hooflijnen van de verkenning en de oplossingsrichtingen. De teksten
zijn geschreven vanuit de invalshoek van de schrijvers van de Verkenning.
Noodzakelijkheidscriterium (versus werkplekcriterium)
Het noodzakelijkheidscriterium gaat uit van de gedachte dat het verstrekken, vergoeden of
ter beschikking stellen van zaken waarvan de werkgever het nodig en noodzakelijk vindt dat
zijn werknemers die in hun werk gebruiken, geheel buiten het loonbegrip blijven.
Daarmee wordt de huidige systematiek, waarbinnen alle vergoedingen en verstrekkingen in
eerste instantie tot het loon worden gerekend terwijl vervolgens wordt bezien of daarover
ook belasting verschuldigd is, deels verlaten. Het feit dat bijvoorbeeld een noodzakelijke
verstrekking ook privé wordt, of kan worden gebruikt, speelt geen rol meer.
Met het noodzakelijkheidscriterium wordt ook het aantal gerichte vrijstellingen en werkplek
gerelateerde nihil waarderingen tot een uiterst minimum beperkt. Vakliteratuur en
gereedschappen, mobiele telefoons en dergelijke kunnen dan op grond van de nieuwe
definitie van het loon al onbelast zijn.
Om aan te sluiten bij de maatschappelijke opvattingen van wat loon is, zal veel meer de
achtergrond van de voorziening een rol moeten spelen. Heeft de voorziening vooral een
zakelijke achtergrond en kan de werkgever in redelijkheid menen dat dit nodig is voor de
uitoefening van de dienstbetrekking, dan kan het eventuele privévoordeel van die voorziening
buiten beschouwing blijven als het gaat om de vaststelling van loon. Andersom kan dit ook;
is een voorziening gericht op het belonen van een werknemer, maar kan deze voorziening ook
bijdragen aan de uitoefening van de dienstbetrekking, dan is deze toch volledig belast.
Het op deze wijze loslaten van het privévoordeel en de introductie van een open norm
betekent niet dat in het geheel geen aanvullende regels zullen zijn. Zo zal de auto van de
zaak, ook als is deze nodig, worden belast als deze ook privé wordt gebruikt.
Disclaimer; Dit document wordt u aangeboden door de Adviesgroep Loon- & Premieheffing (ALP), de specialisten
op beloningsgebied binnen BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. en is bedoeld om algemene informatie te
verschaffen. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor onjuiste of onvolledige informatie.
BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V.
Adviesgroep Loon- & Premieheffing
Beperkingen bij de toepassing van het noodzakelijkheidscriterium:
Redelijkheidstoets (in samenhang met de bestaande gebruikelijkheidstoets).
Door uit te gaan van een redelijk handelende werkgever wordt een objectivering van
de toepassing van het noodzakelijkheidscriterium opgenomen. Van een werkgever
mag immers verwacht worden dat hij opereert als een ondernemer die streeft naar
een zo hoog mogelijke winst. Voorzieningen die geen bijdrage leveren aan het
bedrijfsproces zal een redelijke werkgever daarom zoveel mogelijk achterwege laten.
Mocht er toch sprake zijn van twijfel over bedrijfsmatige afwegingen dan ligt het
vervolgens op de weg van de inspecteur om te bewijzen dat de voorziening (primair)
met een oogmerk van bevoordeling/beloning van de werknemer is gegeven. Het ligt
volgens de Verkenning voor de hand dat dit vooral zal spelen in gevallen waarin de
relatie tussen werkgever en werknemer een minder zakelijk karakter kan hebben,
zoals bij directeur-grootaandeelhouders en in familieverhoudingen;
Feitelijk gebruik.
Verder is het zo dat de voorziening feitelijk en daadwerkelijk bij de uitoefening van
de dienstbetrekking moet worden gebruikt. De omvang of de intensiteit van dat
gebruik is indicatief, maar op zichzelf beschouwd niet doorslaggevend;
Financiële last bij werkgever.
Daarnaast is nog van belang de financiële verantwoordelijkheid; is het de werkgever
die betaalt en bepaalt? Voor een noodzakelijke voorziening ligt deze
verantwoordelijkheid ten principale bij de werkgever. In het algemeen ligt ook het
initiatief bij hem. Dat staat overigens niet in de weg van vaste kostenvergoedingen
voor door de werknemer aangeschafte en betaalde voorzieningen, zolang de
werkgever maar expliciet bepaalt, welke voorzieningen uit de vergoeding bekostigd
moeten worden. Dat de werkgever moet bepalen welke voorziening noodzakelijk is,
betekent overigens niet dat de werknemer geen keuze mag hebben in de vorm van de
voorziening. Het uitgangspunt dat, om als noodzakelijke voorziening te gelden, de
werkgever moet bepalen en betalen, heeft tot gevolg dat van cafetariaregelingen,
waar in het algemeen de werknemers zelf mag bepalen of hij van een voorziening
gebruik maakt, minder aantrekkelijk worden;
Eerste levensbehoeften versus noodzakelijkheid.
Bij de toepassing van het noodzakelijkheidscriterium zal bij sommige voorzieningen
niet altijd duidelijk zijn of de voorziening slechts bijdraagt aan de uitoefening van de
dienstbetrekking (en dus zakelijk is maar niet noodzakelijk) en wanneer die
voorziening daadwerkelijk noodzakelijk is.
Als uitgangspunt voor noodzakelijke voorzieningen in de sfeer van eerste
levensbehoefte geldt dat voorzieningen waar de werknemer zich in redelijkheid niet
aan kan onttrekken als noodzakelijk worden beschouwd. Ook andere voorzieningen in
de sfeer van eerste levensbehoeften zijn in het verleden niet tot het loon gerekend.
Daarom ligt het volgens de Verkenning voor de hand bij toepassing van het
noodzakelijkheidscriterium in het verlengde van de bestaande regels rond kleding,
maaltijden en verblijfkosten elders, aansluiting te zoeken bij de in het verleden
ontwikkelde inzichten;
Disclaimer; Dit document wordt u aangeboden door de Adviesgroep Loon- & Premieheffing (ALP), de specialisten
op beloningsgebied binnen BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. en is bedoeld om algemene informatie te
verschaffen. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor onjuiste of onvolledige informatie.
BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V.
Adviesgroep Loon- & Premieheffing
Niet buiten beschouwing te laten privévoordeel.
Tevens zijn er situaties te onderkennen waarin het ook naar maatschappelijke
opvattingen en uit overwegingen van draagkracht en gelijke behandeling niet gewenst
is om een voorziening buiten beschouwing te laten. Als privégebruik van een
noodzakelijke voorziening leidt tot een absoluut en relatief omvangrijke
beloningscomponent, ligt een uitzondering op de hoofdregel dat eventuele
privévoordelen van een op zich noodzakelijke voorziening geen loon vormen volgens
de Verkenning voor de hand. Een limitatieve opsomming van dergelijke
voorzieningen, die overigens tot het minimum beperkt moet worden, geeft
duidelijkheid en zekerheid en geniet daarom volgens de Verkenning de voorkeur. Dit
betreft het privégebruik van de auto van de zaak en de ter beschikking gestelde
woning. De bestaande waarderingsregels voor de auto en de woning van de zaak
kunnen daarom bij toepassing van het noodzakelijkheidscriterium in stand blijven.
Gerichte vrijstellingen en het noodzakelijkheidscriterium
Het noodzakelijkheidscriterium valt in principe samen met de uitgangspunten van
verschillende huidige gerichte vrijstellingen. Toch kunnen zij niet zonder meer vervallen.
Het sprekende voorbeeld zijn de reiskosten. Het onderscheid tussen zakelijke reizen en de
daarmee wettelijk gelijkgestelde reizen, en reiskosten woning-werk is moeilijk te maken.
De huidige regeling werkt volgens de Verkenning goed en het laten vervallen van deze
gerichte vrijstelling zou ertoe leiden dat voor (noodzakelijke) zakelijke reizen de werkelijke
kosten belastingvrij kunnen worden vergoed in plaats van tot maximaal € 0,19 per kilometer.
Ook de gerichte vrijstelling voor scholing en de gerichte vrijstelling voor onderhoud en
verbetering van kennis en vaardigheden liggen dicht tegen elkaar. Ook op dit punt is het niet
wenselijk deze faciliteiten te splitsen in een deel dat gericht is op de vervulling van de
dienstbetrekking, en dus noodzakelijk, en een gedeelte dat dat niet is.
Met betrekking tot verhuiskosten moet volgens de Verkenning geconstateerd worden dat deze
in het algemeen niet binnen het noodzakelijkheidscriterium vallen en dat er ook geen andere
objectieve reden is waarom voor verhuiskosten een uitzondering op de systematiek zou
moeten worden gemaakt. Dat kan anders zijn als het gaat om bedrijfsverplaatsingen of
verplaatsingen naar een andere vestiging van de werkgever.
Aansluiting salaris- en financiële administratie
Uit de evaluatie zijn ook knelpunten naar voren gekomen die minder ingrijpende oplossingen
vergen. Vooral op administratief terrein verloopt de aansluiting tussen salarisadministratie en
financiële administratie niet overal soepel. De loonheffingen, en daarmee ook de
werkkostenregeling, gaan uit van heffing en afdracht per tijdvak. De salarisadministratie
wordt daartoe periodiek afgesloten bij de uitbetaling van het tijdvakloon, terwijl de
financiële boekhouding - vaak voor kleinere ondernemingen in samenhang met de btwaangifte
- een andere sluitingsdatum kent. Om aan deze problematiek tegemoet te komen
wordt gedacht aan een voorlopige afrekening per kwartaal met een definitieve afrekening op
jaarbasis die plaatsvindt na sluiting van de verschillende administraties. Van een dergelijke
systematiek kunnen ook starters profijt hebben. De verbetering op deze specifieke
knelpunten is mogelijk ongeacht de invoering van een noodzakelijkheidscriterium.
Salderingsmogelijkheden
Het Nederlandse bedrijfsleven kent een aantal tienduizenden kleinere en grotere concerns,
waarbij de werknemers van de verschillende concernonderdelen regelmatig met elkaar
samenwerken en waarbij ook gezamenlijk voorzieningen worden vergoed, verstrekt of ter
beschikking worden gesteld. Voor degene die de loonadministratie moet doen binnen een
dergelijk concern of concernonderdeel is niet altijd eenvoudig na te gaan, in welke mate het
Disclaimer; Dit document wordt u aangeboden door de Adviesgroep Loon- & Premieheffing (ALP), de specialisten
op beloningsgebied binnen BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. en is bedoeld om algemene informatie te
verschaffen. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor onjuiste of onvolledige informatie.
BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V.
Adviesgroep Loon- & Premieheffing
gebruik en het voordeel van die voorzieningen bij de verschillende concernonderdelen neer
moet slaan. De werkkostenregeling vergt daarom bijkomende administratieve vastleggingen
om kosten en benutten van de vrije ruimte in overeenstemming met de inhoudingsplicht te
brengen. Dat staat volgens de Verkenning echter haaks op de gedachte achter de vrije ruimte
waarbij juist het bijhouden op persoonsniveau achterwege moest kunnen blijven.
In beginsel is het meest eenvoudige systeem om na afloop van het kalenderjaar alle vrije
ruimtes van de verschillende concernonderdelen met elkaar te salderen. Daarbij past dat het
boeken van een rekening voor een voorziening die ten bate komt aan de werknemers van
verschillende concernonderdelen, dan bij één van de concernonderdelen waarvan de
werknemers gebruik maken van de voorziening naar keuze plaats kan vinden. Via saldering na
afloop van het kalenderjaar vloeit alles immers samen in de gezamenlijke vrije ruimte. Een
eventuele naheffingsaanslag zou dan volgens de Verkenning aan het concernonderdeel dat de
saldering toepast moeten worden opgelegd.
Deeltijders met lage lonen / personeelskortingen
De systematiek van de werkkostenregeling kenmerkt zich door een generieke vrijstelling op
loonsomniveau. Naarmate een werkgever meer relatief laag betaald personeel heeft, is gemiddeld per werknemer gemeten - minder vrije ruimte beschikbaar. Dit effect wordt
versterkt in geval dit personeel ook nog eens relatief veel in deeltijd werkt. Het is in het
bijzonder de detailhandel die dit effect als sterk nadelig ervaart. In deze sector speelt de
fiscale faciliteit van de personeelskorting een rol, waarvan het beloningskarakter voorop
staat. Een specifieke vrijstelling voor producten uit eigen bedrijf op loonsomniveau kan een
alternatieve oplossing bieden. Een dergelijke maatregel kan genomen worden ongeacht de
invoering van het noodzakelijkheidscriterium, maar gaat – bij de eis van budgetneutraliteit ten koste van de sectoren zonder een dergelijke korting.
Disclaimer; Dit document wordt u aangeboden door de Adviesgroep Loon- & Premieheffing (ALP), de specialisten
op beloningsgebied binnen BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. en is bedoeld om algemene informatie te
verschaffen. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor onjuiste of onvolledige informatie.

Download Report