ç-e est & r'\ ( Waterschap Reest en Wieden t.a.v. de heer mr. A.K. Schuttinga Postbus 120 7940 AC MEPPEL Waterschap Groot Salland t.a.v. mevrouw ir. E. de Kruijk Postbus 60 SOOO AB Ã/VOLLE Meppel - Zwolle, 19 november 2014 Ondenrerp: advies fusiebesluit Geachte mevrouw De Kruijk en heer Schuttinga, Op 12 respectievel|k 18 november 2014heeft de Ondernemingsraad (OR) van waterschap Reest en Wieden en waterschap Groot Salland uw adviesaanvraag ontvangen. Daarin vraagt u om op grond van artikel 25 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) advies te geven over: 1. een fusie tussen de waterschappen Reest & Wieden en Groot Salland; 2. de datum van de fusie te bepalen op 1 januari 2016; 3. het grootschalig regisseren-kleinschalig uitvoeren als leidend principe te hanteren voor de inrichting van de werkwijze van de nieuwe organisatie. Hierbijtreft u het gezamenlijke advies van de ondernemingsraden aan. Het advies is gebaseerd op de beide genoemde adviesaanvragen en de eindrapportage "Verdiepend onderzoek: Zelfstandig blijven of fuseren?", versie 1.0, d.d. 1 november 2014. De gezamenlijke Ondernemingsraden (hierna te noemen: OR) staan positief tegenover het voorgenomen besluit tot fusie tussen de waterschappen Reest & Wieden en Groot Salland Het lijkt een logische stap en de organisatie(s) z¡n er vanuit een toekomstperspectief met het oog op een toekomstbestendig waterschap aan toe. De OR adviseert een besluit over fusie niet over te laten aan een toekomstig bestuur. Met dit laatste worden de dagelijkse gang van zaken en de toekomstige ontwikkelingen op slot gezet. Beide organisaties houden al enige tijd rekening met een fusie, houden bepaalde besluiten met effect op de toekomst aan en zijn terughoudend met het aannemen van werknemers. Uitstel van een besluit tot fusie betekent ons inziens dat beide organisaties de komende jaren moeten investeren in een zelfstandige toekomst. Het (voorgenomen) fusietraject kan leiden tot een onrustige en onzekere periode. De OR hecht eraan om, zonder te kort te doen aan zorgvuldig en kwalitatief handelen, te streven naar een fusie per 1 januari 2016, zodat voor alle betrokkenen op relatief korte termijn helderheid is over ieders toekomst. Verderop in dit document volgen enkele aandachtspunten en aanbevelingen over de voorgestelde "routekaart" tot 1-1-2016. Verder ondersteunt de OR het voornemen om bij positieve besluitvorming parallel twee sporen op te starten, te weten het formele spoor en het voorbereiden van de bestuurlijke en organ isatorische vormgeving. De OR hecht er voorts aan dat, ondanks de verschillen in schaalgrootte en omvang, de beide waterschappen als gelijkwaardige (gespreks)partners worden beschouwd en er als zodanig wordt gehandeld. Naast bovengenoemd advies vraagt de OR u, vanuit een betrokken houding, alvast vooruitlopend op positieve besluitvorming door het bestuur en het daarmee samenhangende vervolgtraject, uw aandacht voor de volgende aandachtspunten en aanbevelingen: Betreffende het personeel : Formatie Voor de huidige organisaties gelden inkrimpingsdoelen met een daaraan gekoppelde formatietaakstelling. De fusieorganisatie heeft een inkrimping met circa 30 fte als doelstelling, die, zoals blijkt uit de eindrapportage, via natuurlijk verloop wordt bereikt. Het is de OR duidelijk dat een fusieorganisatie op een meer efficiënte wijze meer taken kan uitvoeren met een beperktere personele omvang. De OR hecht er aan dat in de nieuwe fusieorganisatie met één taakstelling voor de totale personeelsomvang wordt gewerkt, en waarin de huidige taakstelling van de waterschappen niet wordt gestapeld. Plaatsingsprocedure De OR heeft samen met u de intentie om alle medewerkers van de beide waterschappen in de fusieorganisatie te plaatsen. De doelstellingen op het gebied van efficiency en de formatietaakstelling voor de fusieorganisatie kunnen vervolgens in de komende jaren worden behaald op basis van een daartoe samengesteld pakket van maatregelen. Voor de plaatsingsprocedure adviseren wij u om, indien meerdere medewerkers dezelfde functie ambiëren, te selecteren op basis van kwalitatieve geschiktheid en competenties, en hiervoor een onafhankelijke plaatsingscommissie in te stellen. Hiermee kan ook een kwaliteitsimpuls aan de nieuwe fusieorganisatie worden gegeven. Deze plaatsingscommissie is in de visie van de OR samengesteld uit ten minste een externe voorzitter, een extern lid, en bij voorkeur de toekomstige leidinggevende. De plaatsingscommissie adviseert de (beoogd) secretaris-directeur over de plaatsingsbesluiten. BGO en sociaal plan De OR kan de resultaten van een voorgenomen fusie op dit moment niet afwegen tegen de sociale gevolgen en de maatregelen die de organisatie gaat nemen om die sociale gevolgen op te vangen. De OR wenst daarom het sociaal plan, zoals dat in overleg met het BGO wordt opgesteld, te ontvangen om deze vervolgens te kunnen betrekken bij de advisering rondom de plaatsing en plaatsingsprocedure. Rekening houden met de personele druk tijdens een fusieperiode. Bij een positief besluit van het bestuur zal de voorbereiding van de fusie een impuls krijgen. Dit leidt, zeker bij de projectorganisatie en voorbereidingscommissie, maar ook voor alle betrokken medewerkers tot extra werkzaamheden. De OR vindt de directe betrokkenheid en inzet van medewerkers een voonruaarde voor het slagen van het (voorgenomen) fusieproces, mear vraagt u daarbij wel aandacht te hebben voor zowel de lopende werkzaamheden, de opgaves met een resultaatsverplichting en extra werkzaamheden zoals bijvoorbeeld Waterkracht. Niet alle activiteiten kunnen volop en evenredig prioriteit krijgen. De OR vezoekt u daarom om zoveel als mogelijk richting en focus te geven aan zowel leidinggevenden als medewerkers voor de prioritering van werkzaamheden en tijdsbesteding in de komende periode. Betreffende de h uisvestin g : Voor een soepele start van een fusiewaterschap en om het gevoel van partnerschap en samenwerking te versterken geniet het de voorkeur van de OR om zo mogelijk per 1 januari 2016 te starten in een nieuw of vernieuwd - dat wil zeggen een tot nu toe niet door één van de beide fusiepartners gebruikt - kantoorgebouw. Omdat de vestigingsplaats van een eventuele fusieorganisatie nog niet bekend is adviseert de OR u om, voor zover dit nog niet is gedaan, de diverse mogelijkheden en keuzes voor de vestigingsplaats voor het hoofdkantoor te onderzoeken en uit te diepen in business cases aan de hand van objectieve criteria. U kunt hierbij onder andere denken aan de criteria bereikbaarheid per OV en per auto, en voldoende parkeergelegenheid. Hierdoor zal een objectief vergelijkbaar beeld gaan ontstaan welke gedeeld kan worden met de organisatie en kan het besluit rondom de vestigingsplaats herleidbaar en overwogen worden genomen. Naast een adequaat ingericht hoofdkantoor ingericht op een modern en flexibelwerkconcept, en werksteunpunten voor materieel, vragen wij ook uw aandacht voor het faciliteren van decentrale werkplekken in de regio waardoor regionale betrokkenheid gewaarborgd blijft. Hierbij kunt u denken aan kantoor-, vergader- en trainingsruimte bij de zuiveringslocaties en werksteunpunten. Betreffende de routekaart: Stappen en activiteiten De fusiedatum van 1-1-2016 is ambitieus en daarmee ook de bijbehorende routekaart. Er is een risico dat niet alle stappen gehaald worden. De OR is van mening dat niet alles noodzakelijker- wijs op of voor de fusiedatum af hoeft te zijn. Een deel van de activiteiten kan ook na de fusiedatum opgepakt worden. Het lijkt de OR realistischer om in de planning onderscheid te maken tussen activiteiten die noodzakelijk zijn voor het slagen van de fusie en de activiteiten die na de fusie afgehandeld kunnen worden. Benoeming management i.r.t. sociaal plan Volgens de routekaart is de voorgenomen benoeming van het management eind maart voozien. Voor deze stap is een sociaal plan nodig. De OR vraagt zich in dit geval af of de planning van de routekaart realistisch is. De OR adviseert u om het sociaal plan vastgesteld te hebben voorafgaand aan de benoeming van het management. Vestigingsplaats De OR hecht eraan om de medewerkers zo snel als mogelijk uitsluitsel te kunnen geven over de vestigingsplaats van de fusieorganisatie. Belangrijk is om zo spoedig als mogelijk, maar zeker voorafgaand aan de plaatsingsprocedure de vestigingsplaats van de fusieorganisatie bekend te maken aan de medewerkers. Als laatste stap in de routekaart is de verhuizing opgenomen. Vanwege de onduidelijkheid rondom de toekomstige kantoorgebouw stelt de OR voor om de stap van verhuizing in de routekaart op te nemen als er ook daadwerkelijk een concreet uitzicht is op een kantoorgebouw en een verhuisdatum. lmplementatieplan De voorgenomen fusie wordt verschillend beleefd door de medewerkers. Een fusie biedt wat de OR betreft ook kansen. De OR vindt het belangrijk dat medewerkers de ruimte hebben en voelen om, afhankelijk van het fusiebesluit, hun eigen plan kunnen trekken. lmmers, bij het onverhoopt uitblijven van een fusie zal er ook sprake zijn van veranderingen bij beide organisaties. Het is voor medewerkers belangrijk dat zij zich kunnen voorbereiden op een veranderende situatie, met daarbij naast aanpassing ook kansen. ln februari verschijnt er een implementatieplan. De OR veruvacht dat dit plan inzicht geeft in alle stappen van het fusieproces, wanneer welke keuzes worden gemaakt, en een planning met mijlpalen. Dit implementatieplan stelt medewerkers in staat om tijdig plannen te maken, zelf initiatief te ondernemen voor kansen die zij zien en zich voor te bereiden op de nieuwe situatie. De OR ziet dit implementatieplan als essentiële stap om met de medewerkers in gesprek te komen over hun bijdrage aan de fusieorganisatie. Herziene routekaa¡t De herziene routekaart van spoor 2 (in 2015) ziet er, met inbegrip van bovenstaande aandachtspunten en aanbevelingen, volgens de OR dan als volgt uit: Tijd Stap Opstellen projectplan, detailplanning en spelregels fusie Besluitvorming : projectplan, aanwijzen kwartiermaker/opdrachtgevend dec-14 orgaan, regelen mandaat en budget lnstellen BOR en BGO Jan jan Strategische aspecten, w.o. missie/visie, naamgeving, maatregelen gebiedsoriëntatie jan-feb Organisatieaspecten, w.o. directie-, sturings- en organisatiemodel jan-feb Bestuurlijke aspecten, w.o. kostentoedeling, beleidsharmonisatie profiel en procedure sleutelfuncties jan-feb lmplementatieplan bekend gemaakt feb Vaststellen sociaal plan (BGO) maart Vestigingsplaats fusieorganisatie bekend maken maart Voorgenomen benoeming management eind mrt Personele aspecten, w.o. functieboek apr-jul Plaatsing personeel aug-okt Financiële aspecten, w.o. begroting, mjr., tarieven apr-okt Taakuitvoering, verordeningen, interne regelgeving mei-okt lnrichten werkprocessen en huisvesting juni-nov lnregelen systemen en processen sep-nov De OR voelt zich vanuit haar betrokken houding, graag betrokken bij alle in bovenstaande routekaart genoemde onderwerpen. De OR ontvangt voor die ondenruerpen, welke conform artikel 25 en 27 instemming of advies behoeven van de OR, daartoe een advies- danwel instemmingsaanvraag. Een aantal ondenruerpen zijn voor de vorming en totstandkoming van de nieuwe organisatie zo essentieel dat de OR een actieve bijdrage wil leveren aan het inhoudelijke proces voorafgaand aan de besluitvorming. Te denken valt bijvoorbeeld aan het deelnemen van OR-leden in werkgroepen, een bijdrage leveren aan documenten of aanwezigheid bij selectieprocedures. Het gaat de OR om de volgende ondenruerpen: het ontwerpen van de nieuwe organisatiestructuur en de organisatie-aspecten, waaronder directie-, sturings- en organisatiemodel; het opstellen van het nieuwe functieboek; het opstellen van het huisvestingsplan; het opstellen van de profielen van kwartiermaker en sleutelfunctionarissen; betrokkenheid bij de procedure en selectie van de kwartiermaker en sleutelf unctionarissen het opstellen van een HRM-beleid dat de kansen die de schaalgrootte van de nieuwe organisatie HR-beleid biedt, optimaal benut. - ; Communicatie De OR adviseert om voorafgaand, tijdens en na het fusietraject de medewerkers doelgericht mee te nemen in het nieuwe organisatiemodel en eventueel veranderende werkmethodieken. ln onze beleving kan een passende en (inter)actieve wijze van communicatie in het kader van zorgvuldig fuseren hierbij ondersteunen. De OR vertrouwd erop dat dit advies op een positieve wijze bijdraagt aan de besluitvorming en integraal wordt meegenomen daarbij. Mocht u nog vragen hebben over dit advies dan verneemt de OR dit graag van u. Met vriendelijke groet, de ondernemingsraad van Waterschap Reest en Wieden de ondernemirÍgsraad van Waterschap Groot Salland M.E. F voo J L. Kreunen secretaris