Voorstel tot het vaststellen van de uitgangspunten voor de

RAADSVOORSTEL
Raadsvergadering: 30 oktober 2014
Behandelend medewerker: Dhr. P. Franken
Afdeling: DIR
Datum voorstel: 16 september 2014
Besluitvormend / Meningsvormend
Raadsvoorstel nr.: 08-11-14
Portefeuillehouder: Wethouder Van Dijk
Voorstel tot het vaststellen van de uitgangspunten voor de huisvesting van de ambtelijke
fusieorganisatie ABG
1. Samenvatting
Aanleiding:
De gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen hebben besloten hun
ambtelijke organisaties te fuseren, en zo te komen tot een nieuwe organisatie (ABG) per 1
januari 2016. De gemeenten blijven wel bestuurlijk zelfstandig. Uitgangspunt is dat de
ambtelijke organisatie groter wordt (per gemeente bezien), zodat de gemeenten aandacht
kunnen blijven houden voor het ‘kleine’. De nieuwe organisatie zal dicht bij bestuur, de
inwoners, bedrijven, stichtingen, verenigingen en netwerkpartners opereren.
Het huisvestingsplan richt zich op de totale huisvestingsvraag van de nieuwe organisatie, met
uitzondering van de gemeentewerven. Hieromtrent wordt een apart advies voorbereid. Het
plan van aanpak kent een korte en een lange termijncomponent. Per 1 januari 2016 wordt het
niet haalbaar geacht om de nieuwe organisatie gecentraliseerd te huisvesten, als het al
wenselijk wordt geacht. Allereerst moet blijken of dit kostentechnisch de beste optie is. De
huisvestingsvraag moet sowieso vanuit breder perspectief worden beoordeeld. Tot slot moet
de organisatie er ook technisch klaar voor zijn om vanuit een centrale locatie de drie
gemeentebesturen en de burgers te bedienen. Neemt niet weg dat het plan van aanpak zich
ook richt op de vraagstelling of (meer) centrale huisvesting op termijn een alternatief biedt.
De verwachting is dat dit laatste bijdraagt aan een meer efficiënte organisatie. Dit laat
onverlet de bestuurlijke ambitie om de dienstverlening dicht bij de burger, mogelijk tot in alle
kernen, te willen organiseren.
Gevraagde beslissing:
Drie uitgangspunten voor de huisvesting van de ambtelijke fusieorganisatie ABG vast te
stellen.
Beoogd effect:
Op basis van de door de drie gemeenteraden van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en
Rijen vastgestelde uitgangspunten voor de huisvesting kan de projectgroep, die per 1 januari
2016 de ambtelijke fusieorganisatie ABG voorbereidt, door de werkgroep huisvesting een
passend huisvestingsplan laten formuleren.
2. Onderbouwing
De kernvraag ter bepaling van de huisvestingsvisie en –strategie is of de huisvestingsvisie
aansluit bij de organisatievisie, het dienstverlenings- en het bedrijfsvoeringsconcept. De
gewenste nabijheid van de medewerkers van de fusieorganisatie geldt vooral voor die
activiteiten die rechtstreeks ondersteunen aan de besturen en burgers. Dit wordt op korte
termijn het meest praktisch georganiseerd door deze activiteiten in de drie gemeenten vanuit
de bestaande gebouwen te laten verrichten. Indien in de toekomst wordt gekozen voor meer
gecentraliseerde huisvesting dan wordt overwogen om deze activiteiten vanuit andere ruimten
in de gemeenten te laten verrichten.
Centrale huisvesting van de gefuseerde ambtelijke organisatie lijkt vanuit oogpunt van
efficiency de beste strategie. Het voorstel is evenwel voor de korte termijn om de bestaande
ruimten/gebouwen te blijven gebruiken. Dit wordt vanuit oogpunt van efficiency vooralsnog
gezien als ‘second best’ huisvestingsstrategie. Daarentegen geniet centrale huisvesting slechts
de voorkeur als dit kostentechnisch gunstiger is en het risico op meerjarige leegstand van niet
meer gebruikte ruimten/gebouwen, en de daarmee gepaard gaande frictielasten, acceptabel
wordt geacht. En dit de effectiviteit niet nadelig beïnvloedt. Daarbij moet de nieuwe
organisatie ook technisch in staat zijn vanuit een centrale locatie de drie gemeentebesturen te
bedienen. Dit is een ontwikkeling naar volledig digitaal werken waarin de eerstkomende jaren
flink moet worden geïnvesteerd.
Op grond van het voorgaande wordt de drie gemeenteraden voorgesteld om de volgende drie
uitgangspunten voor de huisvesting vast te stellen:
1. Alle drie gemeentelocaties behouden tenminste de eigen gemeenteraad (met griffie), het
college van B&W (met secretariële ondersteuning) en een front office met publieksbalie.
2. Vooralsnog blijft de ambtelijke fusieorganisatie de drie bestaande gemeentekantoren
gebruiken.
3. Het toekomstig bestuur van de nieuwe ABG-organisatie herijkt het huisvestingsvraagstuk
uiterlijk per 1 januari 2019 teneinde in de toekomst de kansen te benutten om tot een meer
efficiënte huisvestingssituatie te komen.
Alternatieven:
N.v.t.
3. Lasten, Baten en Dekking
Investering:
n.v.t.
Eenmalige kosten:
Voor verhuizing en kleine aanvullende inrichting per 1 januari 2016 is een totaalbudget
geraamd ad € 100.000,00.
Structurele kosten:
n.v.t.
Dekking:
Genoemde eenmalige kosten worden gedekt uit het raadskrediet ten behoeve van de realisatie
van de ambtelijke fusieorganisatie groot totaal € 2 miljoen.
2/4
4. Vervolg
Planning:
Nadat de drie gemeenteraden eind oktober/begin november 2014 de uitgangspunten voor de
huisvesting hebben vastgesteld, zullen de drie colleges van B&W medio november een
voorgenomen besluit over de te gebruiken ruimten/gebouwen nemen. Het streven is, na
advisering door de ondernemingsraden, dat de drie colleges hieromtrent medio januari 2015
definitief besluiten.
Communicatie:
De projectgroep informeren omtrent de uitkomst van de bestuurlijke besluitvorming.
BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN ALPHEN-CHAAM
mr. M.M. Hendrickx
secretaris
drs. H.W.S.M. Nuijten
burgemeester
Bijlage: Huisvestingsplan voor de ambtelijke fusieorganisatie ABG - Plan van Aanpak
3/4
De raad van de gemeente Alphen-Chaam;
gelezen het voorstel van het College van Burgemeester en Wethouders d.d. 07 oktober 2014,
afdeling DIR, nr. 08-11-14;
overwegende dat
• de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen hebben besloten hun
ambtelijke organisaties per 1 januari 2016 te fuseren;
• het doel van de huisvestingsstrategie is het organiseren van een effectieve en
efficiënte werkomgeving;
• de nieuwe werkomgeving moet aansluiten bij de behoefte van de nieuwe
fusieorganisatie en moet bijdragen aan het goed presteren daarvan;
gelet op
• de visie van de nieuwe organisatie volgens welke de medewerkers van de nieuwe
organisatie samen staan voor het geheel;
• het dienstverleningsconcept met als uitgangspunten innovatieve dienstverlening,
kleinschalig, ‘kern’gericht en niet locatiegebonden;
• het bedrijfsvoeringsconcept, waarin huisvesting een bijdrage levert aan de integraliteit
van werken, een eenduidige cultuur en de vermindering van kwetsbaarheid
BESLUIT:
vast te stellen de volgende drie uitgangspunten voor de huisvesting van de ambtelijke
fusieorganisatie ABG:
1. alle drie gemeentelocaties behouden tenminste de eigen gemeenteraad (met griffie), het
college van B&W (met secretariële ondersteuning) en een front office met publieksbalie;
2. vooralsnog blijft de ambtelijke fusieorganisatie de drie bestaande gemeentekantoren
gebruiken;
3. het toekomstig bestuur van de nieuwe ABG-organisatie herijkt het huisvestingsvraagstuk
uiterlijk per 1 januari 2019 teneinde in de toekomst de kansen te benutten om tot een meer
efficiënte huisvestingssituatie te komen.
Aldus besloten in de openbare vergadering van
de raad van de gemeente Alphen-Chaam op 30 oktober 2014.
, voorzitter
, griffier
4/4

Download Report