Memo Aan: Dagelijks Bestuur RUD Utrecht Van: Norbert de Blaay Datum: 6 oktober 2014 Onderwerp: ICT kosten SB|G Met de brief van 12 juni jl. heeft het SB|G bezwaar gemaakt tegen de ‘dubbele kosten’ van de verlengde kabels, waarmee de RUD Utrecht werkt. Het Algemeen Bestuur heeft eind juni in een reactie op de brief voorgesteld om de periode van ‘dubbele kosten’ zo kort mogelijk te maken, door het SB|G, net zoals dat voor enkele andere gemeenten is gedaan, naar het provinciale systeem te migreren. Ondanks dat het bestuurlijke gebaar van de RUD om SB|G eerder te migreren is gewaardeerd, blijft er discussie over deze ‘dubbele kosten’ in de tussenliggende periode. Aan KokxDeVoogd is gevraagd om een reflectie op deze discussie te geven. In deze memo staan deze opgenomen. Achtergronden In het bedrijfsplan RUD Utrecht 2.0 is ervoor gekozen om te werken met verlengde kabels. Dit was noodzakelijk omdat het niet mogelijk was om voor de gewenste operationele startdatum (1 juli 2014) een aanbestedings- en implementatietraject voor het vergunningverlenings- en handhavingssysteem af te ronden. Alle deelnemers aan de RUD hebben hiermee ingestemd, maar niet de SB|G-organisatie. Het werken met verlengde kabels heeft ertoe geleid dat alle deelnemers in principe met ‘dubbele kosten’ worden geconfronteerd. Deelnemers brengen namelijk het integrale budget voor de uitvoering van de taken in, dus inclusief de ICT kosten voor een VTH systeem en andere automatiseringssystemen. Daarnaast blijft elke deelnemer in principe ook betalen voor het gebruik van het eigen VTH systeem. Het betreft daarmee ‘dubbele kosten’ voor elke deelnemer. In de begroting van de RUD is geen rekening gehouden met een vergoeding voor deze ‘dubbele kosten’ aan de betreffende partijen. Voor 3 gemeenten (Houten, Lopik, Nieuwegein) was dit de reden om al voor 1/7/14 te migreren naar het systeem van de provincie dat de RUD gebruikt. De periode van ‘dubbele kosten’ wordt zo kort mogelijk gehouden. Het inbestedingstraject voor de nieuwe ICT-infrastructuur loopt nu, en de verwachting is dat voor 1 juli 2015 het VTH systeem van de RUD Utrecht operationeel is. Conclusie 1: De verlengde kabels brengen voor de partijen die nog niet gemigreerd zijn naar het provinciale systeem ‘dubbele kosten’ met zich mee. De RUD heeft op zich genomen de periode zo kort mogelijk te houden. De afspraak is echter ook dat deze kosten niet gedekt worden door het project, en dus door de betreffende organisaties gedragen moet worden. Dat geldt ook voor het SB|G. Reflectie Het effect op de deelnemers van de RUD is niet gelijk. Voor gemeenten met een eigen VTH systeem (zoals de gemeente Utrecht, Amersfoort en Baarn) blijven de kosten doorlopen, veelal zal dat ook in de toekomst zo zijn. Het systeem wordt namelijk ook voor de andere WABO taken gebruikt, welke niet bij de RUD zijn ingebracht. De financiële consequenties, en de desinvestering zijn voor die partijen daardoor gering. Bij de SB|G-gemeenten is sprake van een bijzondere situatie, en wel om de volgende redenen:  Het SB|G is ambtelijk betrokken bij de totstandkoming van de RUD, maar heeft bestuurlijk niet over het bedrijfsplan RUD 2.0 besloten. Het waren de toekomstige deelnemers (de bij het SB|G aangesloten gemeenten) die over het bedrijfsplan hebben besloten, als de toetreders naar de nieuwe organisatie.  Elke gemeente heeft het eigen budget bij de RUD ingebracht, waardoor de bijdrage aan het SB|G is beëindigd. Hierdoor heeft het SB|G geen dekking meer voor de kosten voor het in de lucht houden van het VTH systeem. De ‘dubbele kosten’ van ongeveer van € 48.000 zijn voor een organisatie als het SB|G echter niet buitensporig hoog.  Het SB|G is (wel) nauw betrokken geweest bij het opstellen van de notitie desintegratiekosten. De conclusie van deze notitie is dat het SB|G met relatief hoge desintegratiekosten wordt geconfronteerd. Het SB|G-onderdeel van de desintegratiekosten voor de ICT welke op € 155.920 zijn geraamd. De ‘dubbele kosten’ van de verlengde kabels vallen daar nog ruim binnen.  Als gevolg van deze ingeschatte hoge desintegratiekosten (o.a. als gevolg van ICT) heeft SB|G een bijzondere voorkeurspositie gekregen bij de plaatsing van stafmedewerkers. Dit was bestuurlijk een belangrijke voorwaarde voor de beheersing en de acceptatie rondom de desintegratiekosten. Er is bestuurlijk ingespeeld en reeds een uitzonderingspositie voor de SB|G gecreëerd. De RUD komt de bestuurlijke afspraken over de plaatsing van medewerkers naar verwachting na.  De resterende desintegratiekosten komen niet ten laste van de RUD, maar blijven de verantwoordelijkheid voor de latende organisaties. De deelnemers van het SB|G zullen voor financiering moeten gaan zorgen (exploitatie of reserves SB|G of aanvullende bijdrage deelnemers).  In april heeft het SB|G besloten tot ontmanteling van de organisatie. De eventuele kosten van deze keuze dienen te worden verrekend met de deelnemers van de regeling tenzij het kosten betreft die een gevolg zijn van de vorming van de RUD, en niet eerder zijn onderkend. De ‘dubbele kosten’ voor de verlengde kabels zijn dat niet. De RUD heeft de ‘dubbele kosten’ niet begroot, omdat de organisatie er vanuit is gegaan dat de deelnemers deze zouden dekken. Dus een ander besluit leidt ertoe dat de kosten van de RUD stijgen, en daardoor mogelijk de projectkosten niet tijdig kunnen worden terugbetaald. Verder leidt het toekennen van een vergoeding mogelijk tot een precedent naar andere deelnemers. Het is nog onduidelijk wat het financieel resultaat van de RUD is. Mocht de RUD aan het einde van het jaar afsluiten met een positief resultaat, nadat de geraamde terugbetaling van de projectkosten heeft plaatsgevonden, dan wordt de surplus aan het weerstandsvermogen toe gevoegd. E.e.a. is afgesproken in de financiële bijdrage verordening. Bij de jaarrekening besluiten de deelnemers over de bestemming van het resultaat. Conclusie 2: Op basis van het bovenstaande zijn er voor een vergoeding van de ‘dubbele kosten’ geen zwaar wegende argumenten, of bijzondere situaties te onderkennen waarmee bij de vorming van de RUD geen rekening is gehouden. Verder constateren wij dat als gevolg van de voorziene hoge desintegratiekosten het SB|G een prioritaire positie bij de plaatsing van stafmedewerkers heeft gekregen. Omdat aan deze bestuurlijke voorwaarde wordt voldaan, is er geen aanleiding daartoe te komen tot een aanvullende vergoeding. De enige mogelijke rechtvaardiging voor een financiële tegemoetkoming vanuit de RUD richting het SB|G ligt in het feit dat het SB|G, als enige partij, genoodzaakt is om voor de RUD-medewerkers een werkplek in stand te houden, terwijl de organisatie ontmanteld wordt.