Verdeling projectkosten Formatie Percentage Bedrag 2012 Bedrag 2013 TOTAAL ODRU gemeenten 130,22 51% € 7.871 € 107.660 € 115.531 RUD gemeenten + prov. 124,88 49% € 7.563 € 103.438 € 111.001 255,1 100% € 15.434 € 211.098 € 226.532 TOTAAL Omschrijving Provincie PK 2013: ODRU PK2013: provincie € € € 160.900 50.198 PK 2012: ODRU TOTAAL ODRU 50.198 TOTAAL € 160.900 € 50.198 € 15.434 € 15.434 € 176.334 € 226.532 Overzicht besteding uren 'Om niet' ten behoeve van RUD Utrecht ODRU (niet actuele cijfers) Provincie Utrecht Projectleiding P&O Medezeggenschap/OR Inhoud Opdachtgeverschap Financien Mobiliteit Huisvesting ICT Communicatie en Cultuur Totaal per organisatie Begroot SBG 46 520 778 1.014 8 137 332 212 108 760 114 44 93 284 100 80 411 232 184 3.153 41% 4.685 1.897 25% 5.515 1.554 20% 5.555 502 80 133 434 Gemeente Utrecht Ijsselstein Houten Nieuwegein 600 121 86 196 80 1.083 14% 3.105 140 240 Lopik Totaal per werkgroep 0 1.486 653 1.835 1.100 398 592 656 760 208 0 7.686 100% 0 19.240 MEMO Aan Martin Gravelotte en Richard Andringa Van Jan Houtenbos en Norbert de Blaay Datum: 8 maart 2014 Onderwerp Financiële afwikkeling RUD vorming (versie 2) Eind 2013 is gesproken over de financiële afwikkeling rondom de RUD vorming. Naar aanleiding van dat overleg is door de heren Gravelotte en Andringa de opdracht aan de controllers gegeven om een voorstel te doen omtrent de afwikkeling van deze RUD vorming. In deze notitie worden eerst de verschillende vraagstukken beschreven, daarna worden de resultaten van het verdiepende onderzoek door de controllers gepresenteerd. Op de eerste versie van dit memo is een reactie gekomen van Richard Andringa. De opmerkingen zijn in deze tweede versie verwerkt. Vraagstuk Het vraagstuk bestaat uit drie delen. Hieronder worden deze vraagstukken kort toegelicht. De totale gezamenlijke kosten ten laste van de projectbegroting 2013 voor de RUD vorming bedroeg volgens opgave € 211.118,--. Een deel van dat bedrag, namelijk € 156.980,-- is door de OdrU uitgegeven. Het overige gedeelte is, namelijk € 50.198,-- door de provincie uitgegeven. Er ligt nog een uitzoekpunt voor het verschil, het betreft € 3.940,-- van de werkgroep ICT. De directeuren hebben gevraagd omdat uitzoekpunt te onderbouwen (vraagstuk 1). De OdrU heeft aangegeven naast de bovenstaande kosten ten laste van de projectbegroting 2013 nog meer kosten te hebben gemaakt. Het betreft kosten in het 2de halfjaar van 2012, welke niet ten laste van de projectbegroting konden worden gebracht. In totaal gaat het om € 573.188,--. De directeuren hebben gevraagd om het bedrag met feiten te onderbouwen (vraagstuk 2). De OdrU heeft, naast de bovenstaande kosten ten laste van de projectbegroting 2013, nog meer kosten in het 1ste halfjaar van 2013 gemaakt. In totaal gaat het om € 378.235,90--. De directeuren hebben gevraagd om het bedrag met feiten te onderbouwen (vraagstuk 3). Hieronder worden de drie vraagstukken kort behandeld. Resultaat Vraagstuk 1: Uit de administratie van de OdrU blijkt, ten aanzien van vraagstuk 1, dat de totale kosten € 160.900,-bedragen. Het uitzoekpunt is opgelost. De totale kosten ten laste van de projectbegroting 2013 zijn op € € 211.098,-- berekend. Het betreft € 160.900,-- welke door de OdrU en € 50.198,-- welke door de provincie zijn voorgeschoten. Het was de bedoeling dat deze kosten uit de reguliere bedrijfsvoering van de nieuwe organisatie zouden worden terugverdiend. Er ligt nog geen voorstel voor de verdeling van deze projectkosten 2013. Dat is wel nodig omdat de kosten niet kunnen worden terugverdiend, zoals bedoeld in het Koersdocument. De OdrU heeft van de provincie € 150.000 als voorfinanciering voor de projectkosten 2013 ontvangen. Over de verrekening moeten nog afspraken worden gemaakt. De RUD Utrecht is in het bedrijfsplan RUD Utrecht 2.0 ervan uitgegaan dat de totale projectkosten 2013 (€ 211.098,--) voor de eerdere vorming van de RUD naar rato van de formatie in het Koersdocument worden verdeeld. Daarover is nog geen bestuurlijke overeenstemming. Vraagstuk 2: In 2012 was het niet mogelijk om kosten ten laste van de RUD vorming te brengen. De projectbegroting liep van januari tot december 2013. Voor dit vraagstuk zijn desondanks facturen en opdrachtbrieven beoordeeld. Dat is in twee stappen gedaan. Als eerste is een overzicht van uit het grootboek van de OdrU welke opgeteld uitkomt op de € 573.188,-- besproken. Alle facturen waarbij mogelijk een relatie lag met de RUD vorming, in omschrijving en/of de werkzaamheden zijn vervolgens opgevraagd, inclusief de opdrachtbrief. Het betrof een bedrag van € 318.570 dat aan facturen is geanalyseerd. De OdrU heeft alle facturen opgezocht inclusief opdrachtbrief. Deze facturen zijn in een tweede ronde beoordeeld. Het resultaat van deze tweede beoordelingsronde is hieronder opgenomen. Omschrijving 04 25 01 04 30 01 04 29 01 04 28 01 04 27 01 04 26 01 04 24 01 04 23 01 Bedrag € 1.560,00 € 9.100,00 € 32.486,00 € 2.360,00 € 31.342,05 € 2.087,25 € 21.742,00 € 171.493,00 04 22 01 04 21 01 04 20 01 04 31 01 04 32 01 € € € € € TOTAAL € 318.570,30 € 150.347,70 € 11.900,00 16.200,00 4.800,00 12.000,00 1.500,00 ODRU € 1.560,00 € 9.100,00 € 32.486,00 € 2.360,00 € 20.894,70 € € € 21.742,00 € 24.533,00 € 5.567,00 € 11.900,00 € 14.800,00 € € 4.800,00 € 605,00 € RUD 10.447,35 2.087,25 1.400,00 1.500,00 Opmerking Doornemen en advisering koersdocument, voor OR ODRU Implementatie SQUIT XO/ Decos, voor de ODRU Opdrachtbevestiging ICT ondersteuning maximaal/ rekening voor ICT ondersteuning en beheer zie 04 23 01 Helpdesk Bedrijfsjuridisch advies Halewijn voor ODRU uitbreiding/ ontwikkeling/ en RUD (inschatting 33%) Controller/ werkzaamheden voor RUD gespecificeerd Implementatie SQUIT XO/ Decos, voor de ODRU Opdrachtbevestiging voor 1 en 2de kwartaal 2013/ ICT ondersteuning en beheer Project SQUIT XO/ Decos, voor de ODRU Ijsselstein en Implementatie SQUIT XO/ Decos, voor de ODRU Implementatie SQUIT XO/ Decos, RUD ICT Procesbeschrijvingen tbv squit XO Externe deskundige implementatie SQUIT en Decos / specifiek applicatie Ijsselstein Inhuur artist voor bijeenkomst RUD 6 december 15.434,60 exclusief BTW Op basis van de bovenstaande toedeling komt een bedrag van € 15.434,60 toe aan de gezamenlijke RUD vorming. Hiervoor dient een verdeelsleutel te worden afgesproken. Vraagstuk 3: Dit vraagstuk bestaat, volgens de brief van 7 augustus 20131, uit: Besteding van uren RUD 2013 tot 1 juni 2013 Implementatie Squit XO/ Decos Aandeel investeringen externe kosten Squit XO Aandeel lasten OdrU Extra kosten dienstreizen Hieronder worden de bovenstaande kosten kort toegelicht. Het betreft ongeveer 4.000 uren welke door medewerkers van de OdrU voor de RUD vorming zijn geregistreerd. Het betreft meer dan 60 medewerkers welke uren op de RUD vorming hebben geschreven. Het betreft een bedrag van € 235.440,--. Afspraak was dat deze uren, conform het Koersdocument, niet zouden worden verrekend tussen de deelnemers. Tussen de verschillende deelnemers was er onduidelijkheid over de besteding van uren, en dan met name of elk van de deelnemers daar wel evenwichtig aan zouden bijdragen. In juli is door KokxDeVoogd aangetoond dat elk van de deelnemers naar verhouding een evenredig aantal uren had geleverd. Dan wel dat het uren zijn welke expliciet voor rekening zouden komen van de OdrU, namelijk kwartiermaker. Er zijn geen andere aanvullende argumenten gevonden voor het verrekenen van uren. Ten aanzien van de implementatie van Squit XO en Decos bedraagt het bedrag € 49.050,--. Het betreft, volgens de brief van 7 augustus, een 25% aandeel voor de RUD vorming. In de onderbouwing van de uren wordt door ongeveer 40 medewerkers (in totaal 3.270 uren) tijd geschreven op Squit XO en Decos. Een relatie met de RUD vorming is niet gevonden, verder zijn er geen afspraken over het verrekenen van deze kosten gevonden. Ten aanzien van het aandeel in de investering externe kosten voor Squit XO is, in de brief van 7 augustus, 25% aan de RUD vorming toegerekend. Het betreft een bedrag van ongeveer € 40.983,--. Hiervoor zijn de grootboekrekeningen onderzocht. Geconstateerd is dat de grootboekrekeningen geen verdere relatie met de RUD vorming laten zien. Wel met de reguliere bedrijfsvoering, de vorming van de OdrU dan wel de uitbreiding van de OdrU met IJsselstein. De overige bedragen (€ 52.762,--) zijn doorbelastingen van een deel van de totale kosten op onderdelen gemaakt. Het betreft kosten voor een aandeel lasten OdrU en extra kosten dienstreizen. Het betreft kosten zonder verdere onderbouwing. Op basis van de bovenstaande analyse komen er ten aanzien van de kosten voor 2013 geen aanvullende kosten toe aan de gezamenlijke RUD vorming.
© Copyright 2024 ExpyDoc
