Archiefbeheer Op basis van vijftien jaar ervaring en luisteren naar de wensen van gebruikers heeft Atlantis de module Archiefbeheer ontwikkeld. Archivarissen en andere archiefbeheerders kunnen hiermee hun archieven en collecties flexibel, efficiënt en overzichtelijk opbouwen, beheren en beschikbaar stellen. De module werkt ‘webbased’, dus installeren van software op de eigen computer is niet nodig. Flexibel Wilt u uw archieven en collecties beheren volgens de ISAD(G) standaard? Wilt u uw archiefvormers registreren volgens de ISAAR(CPF) standaard? Wilt u dit combineren met het gebruik van de vertrouwde toegangen en ordeningen? Het kan met Atlantis Archiefbeheer. ‘Als we een aanwinst registreren, zien we in één oogopslag wie deze heeft ingevoerd.’ ( Theo Vermeer, Stadsarchief Rotterdam) Logisch/Fysiek model Stadsarchief Rotterdam • • • • • • • archieven, archiefvormers, bestanddelen, ordeningen en toegangen registreren; aanwinsten en verliezen registreren; inventariseren; bewerken; uitlenen en bruiklenen verwerken; aanvragen voor inzage; reproducties bestellen. Depot, kasten, planken, archiefblok, bestanddelen en context menu in boom Rechtenbeheer en beschikbaarheid Zijn stukken in quarantaine of in bewerking en daardoor niet aan te vragen voor inzage of reproductie? Zijn ze niet of beperkt openbaar? Mogen ze vanwege auteursrechten alleen op de studiezaal (digitaal) ter inzage worden gegeven? Zijn stukken aangemerkt als Voor Vernietiging Vatbaar? Zijn ze al aangevraagd voor een bepaalde dag of dagdeel? Zijn ze uitgeleend of in bruikleen gegeven? Atlantis Archiefbeheer houdt dit perfect bij. U behandelt de stukken op de juiste manier en bezoekers en medewerkers zijn direct op de hoogte van de geldende rechten en beperkingen. ‘Atlantis Archiefbeheer koppelt bezoekersregistratie met raadpleeghistorie. Zo kunnen we onze klanten nog beter van dienst zijn.’ ( Peter van Beek, gemeentearchivaris van Ede, Scherpenzeel en Barneveld) Archiefbeheer Atlantis Archiefbeheer biedt standaard diverse toepassingen. Daarnaast kunt u de module inrichten naar uw eigen manier van werken. Ook nieuwe processen kunt u ‘inpluggen’. Standaard kunt u bijvoorbeeld: Multimedia Binnen de module Archiefbeheer beschikt u over de volledige multimediale mogelijkheden van Atlantis. Zo kunt u afbeeldingen, audio en video, tekstbestanden en rekenbladen aan de module koppelen. Atlantis ondersteunt meer dan 150 bestandsformaten voor beeldmateriaal. Ook streamen van audio en video is geen probleem. Met de beeldviewer van Atlantis presenteert u uw beeldmateriaal op een ongeëvenaarde manier. De viewer werkt zonder plug-ins en gaat uit van standaard bestandsformaten, zodat al uw bezoekers de beelden kunnen raadplegen. Bovendien hebt u in vergelijking met andere systemen minder capaciteit nodig om uw (bewerkte) beelden op te slaan. ‘Atlantis Archiefbeheer is een integraal systeem, dat van de archieven niet alleen de toegangen met de digitale beschrijvingen presenteert, maar ook alle daarbij behorende metadata die het archiefbeheer betreffen.Toegankelijkheid en context worden zo in één oogopslag en in relatie tot elkaar getoond en dat is ideaal voor de gebruiker’ ( Wim Mastenbroek, archivaris Stadsarchief Breda) Depotbeheer Naast archief- en collectiebeheer is ook depotbeheer onderdeel van de module. Ook de depots kunt u flexibel inrichten. Zo kunt u blokken en stukken in het depot plaatsen en ziet u precies hoeveel ruimte per depot, stelling, kast of plank nog beschikbaar is. Navigeren en zoeken Archiefbeheer Atlantis Archiefbeheer bevat doeltreffende navigatie- en zoekfuncties. Ook binnen de complexe omgeving van metadata modellen vindt u snel en efficiënt uw weg naar het gewenste collectieonderdeel. Via een ‘kruimelpad’ kunt u binnen de website altijd Ondersteuning werkproces inventarisatie. Links de workflow, rechts de toegang de weg weer terugvinden. Contextinformatie maakt snel zichtbaar waar en binnen welke structuur een object zich bevindt.Van daaruit kunt u verder navigeren. Ook boompresentaties helpen u om bijvoorbeeld objecten toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. De module Archiefbeheer werkt feilloos samen met andere modules van Atlantis, zoals Akten en Registers, Beeldbank, Gedrukte Bronnen, Museale collecties, Bibliotheekcatalogi, etc. ‘Met Atlantis Archiefbeheer houden wij overzicht op archiefbestanddelen in hun context en kennen we de herkomst, locatie en bewerkingen. Onderzoekers kunnen op onderwerp door alle archieven zoeken en altijd naar de context terugschakelen.’ (Anette de Lange, gemeentearchivaris Gemert-Bakel) Efficiënte invoer Als archiefbeheerder beheert u misschien wel honderdduizenden objecten. Atlantis biedt u de mogelijkheid deze efficiënt en gebruikersvriendelijk in te voeren en te wijzigen. Zo kunt u informatie kopiëren naar een nieuw object, een formulier laden met vooraf ingestelde standaardwaarden en veranderingen doorvoeren op groepen van objecten door seriegewijs meerdere records tegelijk te beschrijven. XLForms en XLGrids voegen daar nog nieuwe mogelijkheden aan toe: XLForms Met XLForms werkt u bij het invoeren en wijzigen van formulieren veel met het toetsenbord. Dit beperkt het aantal muiskliks en verhoogt de efficiëntie. XLGrid Vanuit een zoekresultaat of lijst van beschrijvingen maakt u een selectie.Vervolgens kunt u de beschrijvingen in een tabel laten weergeven en daarna zeer efficiënt bewerken. Ook kunt u nieuwe beschrijvingen invoeren en kopieën van beschrijvingen of standaardwaarden laden. U bewaart het geheel met één actie. Werken met XLGrid kunt u vergelijken met werken in MS-Excel, maar dan met alle voorzieningen en ingebouwde controles die binnen Atlantis beschikbaar zijn. XLGrid met vier bestanddelen ‘Atlantis Archiefbeheer is een op maat gemaakte oplossing voor ons archiefbeheer. Hiermee leggen we ook eenvoudig verbindingen naar onze andere modules.’ (Freek Huitink, Regionaal Archief Nijmegen) Altijd en overal toegankelijk Via de Publiekstoegang hebben uw bezoekers altijd en overal toegang tot archieven en collecties via de webbrowser op hun computer en apps op tablets en telefoons. Alle functies zijn direct en zonder ingewikkelde installaties voor iedereen beschikbaar, zoals: • navigeren door het archievenoverzicht; • zoeken op archiefbestanddelen; • aanvragen van bestanddelen voor inzage op de studiezaal. U kunt de Publiekstoegang naar eigen smaak en huisstijl aanpassen en als zoek- en navigatiefunctie op de eigen website aanbieden. Bovendien is de archiefinformatie samen met andere collecties in Atlantis te doorzoeken, te presenteren en te raadplegen. ‘De uitgebreide zoekfuncties van Atlantis bieden veel mogelijkheden om de juiste informatie terug te vinden en te sorteren.’ (Ronald Rommelse, Stadsarchief Rotterdam) Bezoeken- en Gebruikersregistratie U kunt de module Archiefbeheer uitbreiden met de module Bezoekenregistratie. Deze module registreert het fysieke bezoek aan de studiezaal. Daarnaast heeft Atlantis een gebruikersregistratie om gebruikers die via de beheer- of publieksomgeving toegang hebben, te registreren en rechten toe te wijzen. Met deze module koppelt u bezoekers met gebruikers en maakt u fysieke en virtuele bezoeken inzichtelijk. Open architectuur Handelsmerk van Atlantis is de open architectuur. De koppelingsmogelijkheden vanuit en naar Atlantis zijn vrijwel onbegrensd. Voor de module Archiefbeheer betekent dit bijvoorbeeld dat: • u deze via een API (Application Programming Interface) verregaand kunt integreren in de eigen website of kunt koppelen met eigen applicaties en softwareomgevingen; • u bestanden direct aan kunt leveren aan Europeana, Archives Portal Europe (APEX) en Archieven.nl; Publiekspresentatie van archief, toegang en bestanddelen • koppelingen mogelijk zijn met: • E-Depots van het Nationaal Archief, Stadsarchief Amsterdam en andere partijen; • de zoekmachine Delpher, de krantensite van de Koninklijke Bibliotheek (KB); • internationale bibliotheekportalen en –systemen; • Google Search en Google Maps; • u koppelingen kunt maken via OAI-PMH (harvesting) en SRU (federated search) met Atlantis als client of server. ‘Als Regionaal Historisch Centrum ondersteunen wij ons collectiebeheer en die van de regionale partners. Deze schat aan informatie willen we aan iedereen in de gewenste vorm beschikbaar stellen. Daar zijn softwareoplossingen van de hoogste kwaliteit voor nodig. Atlantis vervult daarin een sleutelrol. Daarom kiezen wij voor een strategische samenwerking met DEVENTit.’ ( Bert de Vries, directeur Historisch Centrum Overijssel) Ondersteuning kerntaak De module Archiefbeheer van Atlantis biedt een uitgebreide ondersteuning van de kerntaak van archiefinstellingen volgens de geldende wet- en regelgeving. Daarnaast neemt het een centrale plaats in binnen het collectiebeheer en de beschikbaarstelling omdat vrijwel iedere collectie van een archiefinstelling hierop terug te voeren is. Atlantis weerspiegelt dit door de mogelijkheid om collecties van binnen en buiten Atlantis aan elkaar en aan het archiefbeheer te koppelen, integraal te doorzoeken en navigeerbaar te maken. Archiefbeheer is een product van DEVENTit BV, een innovatief softwarehuis voor multimediale en webbased informatiesystemen en portalen. @AtlantisTweets Energieweg 11a Postbus 60 3750 GB Bunschoten Tel: (+31) 33 - 2992277 Fax: (+31) 33 - 2992270 E-mail: [email protected] Web: www.deventit.nl @AtlantisFramework
© Copyright 2024 ExpyDoc
