is2 - Gemeente Noordwijkerhout

T
Archiefzorg en –beheer 2013/2014
Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording
van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven
conform de Archiefwet 1995
Inhoudsopgave
1.
2.
3.
4.
5.
Inleiding
Conclusies en aanbevelingen
Wettelijk kader
Archieven
Beantwoording van de KPI-vragen (samenvatting)
3
4
4
5
5
Pagina 2 van 8
1. Inleiding
Bij archiefbeheer gaat het tegenwoordig niet meer alleen om papieren dossiers en met de
toenemende digitalisering is het ook voor de gemeente Noordwijkerhout van groot belang
om de informatiehuishouding goed op orde te hebben en over het functioneren daarvan
helder te communiceren. Het ordenen, archiveren en beheren van informatie is een
wettelijke plicht (Archiefwet 1995). Ook van belang hierbij is nu de Wet Revitalisering
Generiek Toezicht, die op 1 oktober 2012 in werking is getreden. Door deze wet heeft de
gemeente meer eigen verantwoordelijkheid gekregen voor het toezicht op het
informatiebeheer.
De diverse wettelijke verplichtingen die voor de gemeente gelden op het gebied van
archieven zijn door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) samengevat in tien
Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Via het beantwoorden van de daarbij behorende
vragen kan beoordeeld worden of de gemeente al dan niet aan de eisen voldoet.
De KPI’s bevatten de volgende te toetsen elementen.
1. Lokale regelingen;
2 Interne kwaliteitszorg en toezicht;
3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en
digitale archiefbescheiden;
4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden;
5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden;
6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;
7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots;
8. Terbeschikkingstelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte
archiefbescheiden;
9. Rampen, calamiteiten en veiligheid;
10. Middelen en mensen.
Pagina 3 van 8
2. Conclusies en aanbevelingen
Uit de beantwoording van de KPI-vragen blijkt dat de gemeente Noordwijkerhout niet
geheel voldoet aan de wettelijke verplichtingen. Bij vier van de tien onderdelen komt
daarbij taakverwaarlozing aan de orde. Het betreft met name de kwaliteitszorg en er is
sprake van een grote kwetsbaarheid.
Om te komen tot een adequate invulling van de taken wordt voorgesteld te komen tot een
projectmatige aanpak waarbij (in overleg met het interbestuurlijk toezicht archieven van de
provincie) een plan van aanpak wordt opgesteld en in het bijzonder aandacht wordt
besteed aan:
a. Organisatie en personele capaciteit;
b. Kwetsbaarheid en mogelijke samenwerking als dit punt aan de orde is; in dit kader
is relevant dat op het moment drie van de vijf bollengemeenten (Hillegom,
Noordwijk en Teylingen) reeds een beroep doen op het Regionaal archief Leiden
(thans genaamd Erfgoed Leiden en omstreken) zowel voor toegankelijkheid en
beheer van het oud archief als voor aanlevering van expertise;
c. Te nemen maatregelen om op termijn te komen tot een situatie zonder structurele
achterstanden bij het archiefbeheer.
3. Wettelijk kader
De Archiefwet 1995, artikel 3, schrijft voor dat de overheidsorganen verplicht zijn de onder
hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen
en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in
aanmerking komende archiefbescheiden.
In artikel 30 is verder bepaald dat Burgemeester en wethouders, overeenkomstig een door
de gemeenteraad vast te stellen verordening, zorg dragen voor de gemeentelijke
archiefbescheiden.
De gemeente Noordwijkerhout is niet aangesloten bij het regionaal archief te Leiden (nu
Erfgoed Leiden en Omstreken geheten) en beschikt niet over een archivaris.
De gemeentesecretaris, drs. T. Fabel, is verantwoordelijk voor het beheer van het archief
en het beheer van de archiefbewaarplaats.
De dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden op het gebied van het archiefbeheer
wordt verricht door de eenheid Archief, onderdeel van het team Informatievoorziening van
de afdeling Bedrijfsvoering.
Op grond van de Archiefverordening 2006 van Noordwijkerhout, artikel 8, doen
burgemeester en wethouders tenminste éénmaal per twee jaar verslag aan de raad van
wat zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet.
Daarnaast is dit verslag, door de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering Generiek
Toezicht op 1 oktober 2012, ook van belang geworden in het kader van het interbestuurlijk
archieftoezicht. Het specifieke toezicht door de provincies is vervangen door generiek
toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet. Het sturende
toezicht vooraf door de provincie is vervangen door een meer terughoudend toezicht
achteraf. Het college van B&W moet zich in de eerste plaats verantwoorden voor de
uitvoering van taken aan de gemeenteraad (‘horizontale verantwoording’) en dezelfde
informatie wordt gebruikt door de provincie bij de uitoefening van het toezicht. Daarom zal
Pagina 4 van 8
dit verslag na behandeling door de raad ook worden toegezonden aan het provinciaal
bestuur van Zuid-Holland.
4. Archieven
Vanaf april 2011 is de gemeentelijke organisatie structureel digitaal gaan werken met
gebruikmaking van het Documentair Management Systeem (DMS) van Decos.
Dit houdt in dat in principe alle door de gemeente ontvangen en opgemaakte stukken
worden geregistreerd en opgenomen in het DMS.
De inkomende en uitgaande poststukken worden geregistreerd door de eenheid
Registratie, die na de reorganisatie van begin 2013 is ondergebracht bij de afdeling
Samenleving.
Omdat er nog geen besluit is genomen tot substitutie (vervanging) van de gemeentelijke
dossiers door digitale exemplaren is het papieren archief nog steeds leidend. Daarom
worden van te bewaren stukken nog steeds analoge (papieren) dossiers aangelegd. Deze
worden geklasseerd en geordend met gebruikmaking van de Basisarchiefcode van de
VNG.
De hybride situatie (zowel analoog als digitaal archiveren) van te bewaren stukken zal
voortduren totdat door B&W een besluit tot substitutie genomen kan worden.
De archiefbewaarplaats (in het souterrain van het gemeentehuis) voldoet aan de wettelijke
kwaliteitseisen ten aanzien van bouw en inrichting.
Het voldoen aan de wettelijke eisen is alleen al noodzakelijk omdat ook het oude
gemeentelijk archief vanaf het jaar 1583 hier nog wordt bewaard.
Noordwijkerhout is daarmee een van de weinige gemeenten in Nederland die hun oudste
archieven nog zelf beheren.
Van de collecties foto’s, boeken en kaarten is nog niet alles geordend en geïnventariseerd.
5. Beantwoording van de KPI-vragen (samenvatting)
1. De gemeentelijke regelingen voldoen aan de wettelijke eisen en zijn nog actueel.
2. Voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden voldoet de gemeente niet aan
de eisen voor interne kwaliteitszorg en toezicht.
3. De gemeente beschikt niet over een actueel, compleet en logisch samenhangend
overzicht van te bewaren archiefbescheiden.
4. Inzake digitale archiefbescheiden voldoet de gemeente over het algemeen aan de
wettelijke voorschriften.
5. Ten aanzien van selectie en vernietiging van archiefbescheiden voldoet de
gemeente aan de eisen, zij het dat er een achterstand is van vier jaar bij de
vernietiging.
Pagina 5 van 8
6. Ten aanzien van de overbrenging van archiefbescheiden na 20 jaar voldoet de
gemeente niet geheel aan de eisen.
7. Archiefbewaarplaats en archiefruimten (bewaaromstandigheden) zijn in orde.
8. Over het algemeen voldoet de gemeente aan de openbaarheidseisen van de
Archiefwet.
9. Voor de archiefbescheiden is geen rampenplan of veiligheidsplan geregeld.
10. De beschikbaarstelling van middelen en mensen vormt een aandachtspunt.
De meer gedetailleerde beantwoording van de KPI-vragen is als bijlage 1 aan dit verslag
toegevoegd.
Het schematische overzicht van de archief-KPI’s met beantwoording in het kort is als
bijlage 2 toegevoegd.
Pagina 6 van 8
Pagina 7 van 8
Gemeente Noordwijkerhout
Herenweg 4
2211 CC Noordwijkerhout
Tel. 0252 343 737
[email protected]
www.noordwijkerhout.nl
Pagina 8 van 8

Download Report