Politiearchieven - Vereniging van Nederlandse Gemeenten

De algemene rijksarchivaris
Dhr. mr. M.J. Berendse
Postbus 90520
2509 LM 'S-GRAVENHAGE
doorkiesnummer
uw kenmerk
bijlage(n)
betreft
ons kenmerk
datum
Politiearchieven
ECSD/U201400755
2 april 2014
(070) 373 8835
Geachte heer Berendse,
Naar aanleiding van uw brieven van 6 november (kenmerk 12.289) en 11 december 2013
(NA/2013/13095), waarin u uw definitieve standpunt ten aanzien van de bestemming van de archieven
van de politie gevormd na 1993 heeft medegedeeld, vragen wij uw aandacht voor knelpunten die
gemeenten ervaren bij de uitvoering van dit beleid. Dit aansluitend op het constructieve overleg dat wij
hierover met uw medewerkers mochten voeren op 3 maart jongstleden.
Inleiding
In uw brieven gaf u aan dat de dossiers van de Nationale Politie gevormd na 1 januari 2013 bij 10
archiefbewaarplaatsen worden ondergebracht, waaronder enkele gemeentelijke. De regionale
politiedossiers uit het tijdvak 1994-2012 zullen voor archiefbeheer (vervroegd) worden overgebracht
naar de 25 gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van de gemeenten waar voorheen de regionale
politiekorpsen waren gevestigd. Daarmee rekening houdend met oude afspraken en regelingen van
de Politiewet 1993. Vanuit cultuurhistorisch oogpunt waarderen de betrokken gemeentelijke
archiefbewaarplaatsen dat de laatstgenoemde archieven beschikbaar blijven in de regio waar zij
betrekking op hebben. Aan dit beleid is echter ook een aantal vraagstukken verbonden die eerst
opgelost moet worden, voordat tot uitvoering kan worden overgegaan. Deze vraagstukken hangen
samen met de:

Juridische status van de archieven

Beheerskosten van zowel oude als nieuwe archieven
 Overbrenging van archieven
De toelichting hierop is het volgende:
Juridische status
Bij de Invoering- en aanpassingswet Politiewet 2012 zijn in artikel 4 de lopende en afgesloten
archiefbescheiden van de regionale politiekorpsen overgedragen aan de Nationale Politie. Het
VNG Postbus 30435, 2500 GK Den Haag Tel 070-373 83 93 www.vng.nl
01
zorgdragerschap en de daarbij horende verplichtingen zijn daarmee overgegaan naar de Nationale
Politie. Als u de bestuurlijke verantwoordelijkheid en het archiefbeheer over deze politiedossiers
(permanent) wilt terugleggen bij de gemeenten, moeten deze archieven worden vervreemd. Een
verzoek daartoe kan direct, door de Nationale Politie gebeuren; of indirect, via het Nationaal Archief.
Een gemeente kan echter niet verplicht worden het archiefbeheer (om niet) te aanvaarden. Een
andere mogelijkheid is om de archieven (tijdelijk) in depot te geven, waarbij het zorgdragerschap bij
de Nationale Politie blijft maar het archiefbeheer wordt overgedragen aan de gemeentelijke
archiefbewaarplaatsen; over de voorwaarden moeten dan wel duidelijke afspraken worden gemaakt.
Beheerskosten
In uw brief stelt u geen vergoeding voor het archiefbeheer van de oude politiedossiers in het
vooruitzicht. Voor veel gemeentelijke archiefbewaarplaatsen is het financieel risico dat zij hiermee
lopen onaanvaardbaar. Tot de invoering van de Politiewet 2012 werden de kosten gedragen door de
regionale politiekorpsen op basis van artikel 18, lid 3 van het Besluit beheer regionale politiekorpsen
1994. Daarin stond dat "de kosten van bewaring van archiefbescheiden van de regio in een
archiefbewaarplaats en de kosten van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de
regio, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, ten laste komen van de
regio."
Nog merkwaardiger is dat u geen vergoeding beschikbaar stelt voor het beheer van de nieuwe, na 1
januari 2013 gevormde archieven. Ook dit is onacceptabel. U heeft bovendien in de eerdergenoemde
brief van november 2013 aangegeven dat u binnenkort een mededeling gaat doen over de verdeling
van archieven van andere rijksinstellingen zoals het Kadaster en de Kamers van Koophandel.
Wij wensen graag heldere afspraken over een vergoeding voor het archiefbeheer van de
politiedossiers en andere rijksarchieven met u te maken.
Overbrenging
In uw brieven stelt u dat de archiefbescheiden uit de periode 1994-2003 (verplicht) vervroegd zullen
worden overgebracht. Volgens artikel 13 lid 1 van de Archiefwet 1995 kan alleen sprake zijn van
vervroegde overbrenging als er naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats
voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen.
Een voorwaarde daartoe is dat helder moet zijn welke instantie de kosten van de noodzakelijke
archiefbewerking zal dragen. Uit een Quick scan onderzoek dat in 2012 door de Kwartiermaker
Nationale Politie is uitgevoerd naar de toestand van de fysieke, papieren archieven van de regionale
politiekorpsen blijkt dat de kosten circa € 8 miljoen bedragen.1 Kunnen wij ervan uitgaan dat deze
kosten door de Nationale Politie worden gedragen?
Hiernaast is onduidelijk welke instantie verantwoordelijk is voor de zogenoemde begeleiding (het
nakijken van de inventaris en de advisering inzake eventueel te stellen openbaarheidbeperkingen) van
de overbrengingen. Voor de na 1 januari 2013 te vormen politiedossiers geldt dat de 10 regionale
archiefbewaarplaatsen archieven overkrijgen waar zij niet eerder het archieftoezicht op uitgeoefend
hebben. Dat is immers een taak van de Erfgoedinspectie. Wij vernemen graag welke afspraken
daarover zijn gemaakt of te maken zijn.
1
Brief d.d. 8 mei 2012 van de deelkwartiermaker Facility Management aan de kwartiermaker KNP ter
zake Resultaten Quick scan archieven politie Nederland.
VNG Postbus 30435, 2500 GK Den Haag Tel 070-373 83 93 www.vng.nl
02
Conclusie en oplossingsrichting
Wij waarderen dat u aansluitend op de historie het archiefbeheer van oude en/of nieuwe
politiedossiers bij gemeentelijke archiefbewaarplaatsen wilt leggen, en niet automatisch bij de 12
Regionale Historische Centra, die mede door het Rijk worden bestuurd. Als u dit wilt regelen, moeten
echter de voorgeschreven juridische procedures gevolgd worden, afspraken over de begeleiding en
archiefbewerking worden gemaakt en een vergoeding worden beschikbaar gesteld. Ons inziens zou
aan de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen voorgelegd moeten worden of zij willen meewerken aan
de uitvoering van uw plan en dienen over de voorwaarden afspraken te worden gemaakt. In een
overeenkomst tussen de zorgdrager en de archiefbewaarplaats kunnen de wederzijdse
verantwoordelijkheden en financiële afspraken worden vastgelegd.
Overleg
Wij vragen u om in overleg tot een oplossing van de bovengeschetste problematiek te komen. Gelet
op de verantwoordelijkheid van het ministerie van Veiligheid en Justitie (VenJ) dient dit departement
bij dit overleg betrokken te worden. Een kopie van deze brief zenden wij daarom aan de minister van
VenJ toe.
Hoogachtend,
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
J. Kriens
Voorzitter directieraad
VNG Postbus 30435, 2500 GK Den Haag Tel 070-373 83 93 www.vng.nl
03

Download Report