支払準備と情報フロー田宮治雄支払準備購買計画業者の選定発注入荷・検収支払準備支払支払準備業務(1) • 買い手としての義務を果たすための準備 • • • • • 請求書と支払予定額との照合購買予算の確認資金繰りの確認支払調整支払の承認支払準備業務(2) • 請求書の受入と照合 • 締日後、業者からの請求書を受け入れる – 内部牽制のため購買担当以外の部門が受け入れる • 検収報告(または受入納品書)との照合 • 一致しない業者については、原因を調査し、対応を決定する支払準備業務(3) • 支払の妥当性の確認 • 支払予定の内訳の吟味 – 取引に問題があれば、支払延期などの処置を行なう • 購買予算を超えている予算単位 – 翌月支払予算を繰り上げるなど、対処を決定する • 資金繰りに問題が発生しそうな場合 – 支払方法の変更や支払の延期を要請する支払準備業務(4) • 支払の承認 • 支払に責任を持つ役職者の承認 – 内部牽制目的 • 不正発生防止のため、セキュリティーに配慮 • 支払期間の変化に注意 • 承認後、支払手段準備支払準備と情報システム(1) • 請求書の受入 – EDIの利用も可能 • 検収実績との照合 – 一致しない業者だけをリストする例外報告 – EDIを利用して受け入れた電子データは、照合作業の自動化に貢献する • 不一致の原因追求には、取引経過にかかる検索画面が有効支払準備と情報システム(2) • 支払内容の確認 – 支払予定シミュレーションで全体を把握し、 – 未検収取引の一覧と検索画面で個別検討 • 購買予算の確認 – 予算単位別購買予算実績対比で確認 • 資金繰りの確認 – 支払手段別期日別支払予定と資金繰り表を照合 • 支払調整の入力 – 調整の理由もデータとして登録支払準備と情報システム(3) • 支払承認手続 – 役職者による承認登録 – セキュリティーに対する配慮が必要 • 支払手段の準備作業 – 振込依頼データの作成 – 手形などの準備に必要な情報の提供支払購買計画業者の選定発注入荷・検収支払準備支払支払業務(1) • 購買サイクルの締めくくり • 支払時期 – 支払日における一括支払(ゴトウ日） – 必要に応じて行なう随時支払 • 支払手段別に対応 • 正確性の確保が重要支払業務(2) • 銀行振込による支払 • 銀行との契約に基き、支払日前に依頼手続を完了していなければならない • 預金残高が支払額以上であることを口座別に確認 • 振込後、支払の事実を確認 – 振込ができなかった支払先がないことを確認する – 自動引き落としによる支払も対象とする支払業務(3) • 手形(小切手)による支払 • あらかじめ用意しておいた手形(小切手)を領収書と引き換えに渡す – 代表者の捺印だけは渡す寸前に行なう企業が多い • • • • 手形による支払は減少する傾向電子記録債権（電子手形）が広まり始めるアメリカでは小切手による支払が一般的領収書の適切な管理が必要支払と情報システム(1) • ファームバンキング利用による支払業務のオンライン化 • 振込依頼 • 支払確認 • 銀行口座別預金残高の確認 • 振込予定データが支払承認を受けたデータと少しでも異なる場合には、直ちに手続を停止する支払と情報システム(2) • 手形(小切手)による支払 • わが国では、手形や小切手の自動作成はあまり一般化していない • アメリカでは購買情報システムに小切手自動作成機能が備えられている • 支払後、支払実績を情報システムに登録する