平成 28 年 10 月 21 日東京労働局東京労働局における個人情報を含む文書の紛失について東京労働局（局長渡延忠）は、八王子労働基準監督署（署長寺田満康、以下「八王子署」という。）において発生した個人情報を含む文書の紛失について、次のとおりその事実を確認の上、必要な措置を講じましたので、概要をお知らせします。１概要八王子署において、Ａさんから提出された労働基準法に基づく申告に関連する書類（労働時間記録の写し等）を紛失するという事案が発生した。紛失した書類には、Ａさんの氏名、給与支給額、労働時間等の個人情報が記載されていた。２事実経過（１）平成 28 年 10 月 12 日、Ａさんから東京労働局に対し、個人情報開示請求が行われた。（２）同年 10 月 13 日、Ａさんからの開示請求を受けて、八王子署の職員が申告を処理するために作成した処理台帳（以下「申告処理台帳」という。）に編綴された書類を確認したところ、Ａさんが提出した同書類の一部が編綴されていないことが判明した。（３）直ちに八王子署内の捜索を開始し、10 月 14 日も引き続き八王子署の職員及び東京労働局の職員で八王子署内を捜索したが書類の発見に至らなかった。（４） 10 月 17 日、八王子署の管理者がＡさんに連絡し、同日に面談の上、謝罪し、了承を得た。３発生原因（１）申告の処理を担当した職員が、Ａさんから提出された書類を申告処理台帳と一綴りにせず、別に保管していたため、申告が完結した時に、同書類を申告処理台帳と一綴りにすることを失念し、同書類を他の廃棄書類と併せて廃棄した可能性が高いこと。（２）労使及びその他の関係者から受領した資料について、受領日、内容、数量等を明確にした上で管理するべきところ、一部の職員に対して徹底されていなかったこと。（３）机上及び机周りの整理整頓を怠っていたことから、書類が容易に紛れ込みやすい環境にあったこと。４再発防止対策（１）八王子署の再発防止対策平成 28 年 10 月 14 日、署長から関係する職員に対して、以下の斉一的な取扱いを行うよう指示した。ア申告に関する全ての書類について、クリアファイル等で別個に保存・管理することを禁じ、受領後は直ちにフラットファイルあるいはパイプファイルに編綴し、散逸を防ぐこと。イ編綴に当たっては、書類提出者を区分するための扉紙をつけることを再度徹底し、加えて受領日を記入することにより、受領の時系列的な記録を明確にすること。ウ日頃から机上及び机周りの整理整頓に努め、署幹部等は定期的に机周りの整理状況を確認し、適切な指導を行うこと。エ不要書類をシュレッダーで廃棄する際は、廃棄対象ではない文書が混入していないかを、複数名で一枚ずつ確認した上で廃棄すること。また、廃棄対象ではないと思われる文書を確認した場合は、必ず担当官に廃棄の可否を確認すること。併せて、10 月 18 日、署長から全職員（非常勤職員を含む）に対して、個人情報の適切な取扱いについて、更なる徹底を指示した。（２）東京労働局の再発防止対策労働基準部監督課から関係部署の職員に対し、以下のとおり指示及び指導を行った。ア 10 月 17 日、八王子署の再発防止対策の状況を確認し、同種漏えい事案の再発防止の徹底を指示した。イ 10 月 18 日、書類を紛失した申告の処理を担当した職員に対して、直接再発防止に係る指導を行った。ウ 10 月 21 日、管下の全ての労働基準監督署長に対して、個人情報の漏えい防止の徹底を指示した。【担当】東京労働局労働基準部監督課課長樋口雄一主任監察監督官中尾剛電話 03(3512)1612