平成２８年８月３日神奈川労働局平塚労働基準監督署における文書の紛失について神奈川労働局（局長藤永芳樹）は、平塚労働基準監督署（以下「平塚署」という。）において発生した個人情報を含む文書の紛失について、下記のとおりその事実を確認の上、必要な措置を講じましたので、概要をお知らせします。記１概要平塚署において、Ａ事業場が提出した、事業譲渡に伴うＡ事業場及びＢ事業場の労働保険料申告書（以下「申告書」という。）２通を紛失するという事案が発生した。紛失した申告書には、事業場の所在地、代表者氏名等が記載されていた。２事実経過（１）平成２８年７月２２日、神奈川労働局総務部労働保険徴収課(以下「徴収課」という。)において、申告書の提出がない事業場に対し、督促状を発出した。（２）同月２５日、平塚署にＡ事業場から、「Ａ事業場及びＢ事業場の申告書が未提出であるとの督促状が届いたが、既に平塚署に提出した。」との電話連絡があった。（３）同月２６日、平塚署の職員が申告書の事業主控の写しをＡ事業場から送付してもらったところ、６月１３日付けの平塚署の受付印が押印されていることが確認できたことから、この時点で申告書の紛失が発覚した。（４）平塚署では、６月１３日以降に神奈川労働局（以下「神奈川局」という。）に送付した全ての関係書類の送付状を確認したが、当該申告書を送付した形跡はなく、署内を隈なく捜索したが発見できなかった。 (５) ７月２７日、平塚署の職員が、Ａ事業場及び B 事業場に電話で事案の顛末を説明した上で謝罪したところ、了承を得た。なお、訪問しての謝罪は不要とのことであった。３発生原因廃棄処分する書類等を一時的に保管するためのボックスに、当該申告書を誤って入れ、再確認しないままシュレッダー処理してしまった可能性が高い。４再発防止対策 (１) 平塚署では、署長から非常勤職員を含む全職員に対して、事案の概要と原因について説明し、注意喚起を行うとともに以下のとおり再発防止策に取り組むこととした。 ① 申告書等の受付時に、受付けした職員が専用の受付記録簿に労働保険番号を記載し、労働局へ送付する際に送付状と突合するとともに、送付を受けた神奈川局においても送付状と実際に送付された書類を突合することとした。 ② ①の突合が終了するまでは、シュレッダー処分は行わず、処分する場合には、管理者を含む複数名で廃棄対象ではない書類が紛れていないか一枚ずつ確認することとした。 (２) 神奈川労働局総務部長から管内全労働基準監督署長に対して、事案の概要を説明し注意喚起を行った。また、神奈川労働局労働保険徴収課長は、申告書等の受付、保管から労働局への送付状況について、管内全署に赴き点検を行うこととする。